La gestion des ressources humaines est sans conteste l’une des fonctions de l’entreprise qui traite le plus grand nombre de documents administratifs au quotidien, bien plus que la comptabilité. C’est d’ailleurs pour cette raison que la dématérialisation des processus RH se développe de plus en plus en entreprise. Quels sont les atouts de la dématérialisation RH ? Comment la mettre en place en entreprise ?
La dématérialisation consiste à remplacer les documents papier de l’entreprise par des supports numériques stockés sur des serveurs internes ou externes en ligne (sur le Cloud).
Il s'agit de numériser (scanner) ses documents papier pour les sauvegarder en fichier numérique (dématérialisation duplicative) ou, mieux encore, de préférer la dématérialisation native. Cette dernière consiste à créer, traiter, recevoir et archiver tous les nouveaux documents sous format numérique, ce qui constitue un véritable gain de temps.
Il faut dire que les pouvoirs publics mettent tout en œuvre pour inciter cette transformation des pratiques, et notamment dans le domaine RH (démarches administratives dématérialisées, signature électronique, déclarations sociales automatisées comme la DSN, etc.).
Les bonnes raisons de dématérialiser les processus RH
La dématérialisation des process RH favorise un réel gain de temps, car elle permet de simplifier et surtout d'automatiser les procédures administratives liées à la gestion des collaborateurs en entreprise. Les équipes RH n’ont plus à se préoccuper des tâches opérationnelles répétitives et sans réelle plus-value et peuvent se consacrer à des missions stratégiques pour l’entreprise, comme la gestion des recrutements, la GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) ou la QVT (Qualité de Vie au Travail).
Mais le gain de temps et l’amélioration de l’efficacité du service RH ne sont pas les seuls avantages.
Réduction des coûts
La dématérialisation des processus RH permet logiquement de moins recourir aux documents papier, si toutefois l’on a bien conscience du caractère contreproductif de vouloir tout imprimer pour un stockage physique.
Dès lors, l’entreprise réalise des économies significatives en réduisant les coûts liés à la gestion des documents au format papier (fournitures, affranchissement des envois postaux, matériel de bureau nécessaire, espace pour le stockage des archives, etc.).
Les entreprises entrent ainsi dans une démarche zéro papier, qui renvoi de surcroît une image moderne de l’entreprise.
Meilleure sécurité et conformité
Enfin, comme la dématérialisation facilite l’automatisation de tout ou partie des processus RH, elle favorise la sécurisation des échanges et l’archivage de données.
Le processus dématérialisé encourage en effet la sécurité : d'une part les informations numérisées ne sont pas accessibles aux personnes extérieures à l’entreprise ; d'autre part il est possible de paramétrer les droits et accès pour chaque collaborateur ou service afin de limiter l’accès aux informations sensibles et respecter la confidentialité des données et de la vie privée.
En outre, l’automatisation permet de respecter les obligations légales (documents obligatoires, délais des déclarations, etc.) et réduit le risque d’erreur de traitement.
Les processus RH à dématérialiser
Mais concrètement, quels sont les processus RH que l’on peut dématérialiser ?
Voici quelques exemples qui sont loin d’être exhaustifs.
- La signature électronique de documents et contrats est une pratique de plus en plus répandue que ce soit en interne (contrat de travail, accord de confidentialité, charte d'entreprise, etc.) ou en externe (déclarations sociales, formalités administratives, etc.).
- La gestion en ligne des dossiers des collaborateurs permet de centraliser et de consulter toutes les informations concernant les salariés pour un meilleur suivi des parcours professionnels (contrat de travail, date d’embauche, évolution du salaire, entretiens individuels ou professionnels, formations suivies, etc.).
- L’envoi électronique automatique de documents RH aux salariés se généralise : bulletins de paie, les relevés d’heures, note d’informations, convocation à une formation, plannings horaires, etc.
- La gestion de recrutement comporte un grand nombre de tâches chronophages qui peuvent aisément être automatisées avec un ATS : envoi des offres d’emploi aux jobboards, tri des candidatures selon des critères indispensables, réponses à chaque candidature reçue, etc.
Les étapes de dématérialisation des processus RH
Passer à une démarche proche du zéro papier peut sembler difficile pour la fonction RH, pourtant il s'agit d'une véritable tendance de fond. Certaines étapes sont toutefois à respecter afin d’assurer l’efficience d’une telle démarche.
- Déterminer les objectifs et les priorités qui poussent l’entreprise à vouloir entamer sa dématérialisation. Ils doivent être réalistes et simples à atteindre.
- Mener un état des lieux précis des besoins et des spécificités de chaque processus au regard de l’entreprise pour choisir la solution logicielles RH et les modules adaptés au fonctionnement du service RH et de l’entreprise.
- Intégrer le service informatique dans la mise en œuvre du projet qui sera force de conseil dans la sélection des fournisseurs et l’analyse des aspects techniques de chaque solution à l’étude.
Bien évidemment, une fois l’outil choisi et déployé, il convient de former les collaborateurs au logiciel pour sa bonne utilisation, mais également pour les rassurer face au changement vécu.
La dématérialisation apparait de plus en plus nécessaire pour les organisations dans un contexte de recherche d'efficacité et de rareté des talents. Notre solution logicielle RH Kelio peut vous apporter une réelle plus-value et nos équipes sauront vous accompagne dans la transition numérique de votre fonction RH. Demandez-nous conseil !
