Formation professionnelle : quels sont les documents obligatoires ?

En matière de gestion de la formation professionnelle, la mission du service des ressources humaines ne s’arrête pas à la simple réalisation du plan de développement des compétences. Au delà des formations obligatoires (sécurité, conduite d’engins par exemple), l’employeur doit garantir le maintien de l’employabilité de ses collaborateurs, c’est-à-dire leur proposer toute formation utile au maintien et au développement de leurs compétences.

Il doit également mettre en œuvre les actions recommandées, autrement dit, organiser les sessions de formation en partenariat avec le(s) centre(s) de formation retenu(s). Bien que ce dernier prenne en charge une grande partie des formalités réglementaires, l'entreprise n'est pas exempte de tâches administratives. En outre, il faut savoir qu’il existe des documents obligatoires dès lors que la formation fait l’objet d’un financement par un organisme, comme les OPCO (OPérateur de COmpétences).

Quels sont les documents indispensables ? À quoi servent-ils ? De qui relèvent-ils ? Nous répondons à toutes vos questions.

Le programme de formation

Le programme de formation est indispensable dans la mesure où il correspond, en quelque sorte, au cahier des charges. Ce document permet au service RH de s’assurer que la formation répond aux besoins recensés lors de la création du plan de formation.

Il doit contenir certaines mentions obligatoires :

• l’intitulé de la formation ;
• les objectifs pédagogiques ;
• le programme détaillé ;
• la durée de la formation en heures ;
• les prérequis pour suivre la formation ;
• les moyens pédagogiques et techniques d’encadrement mis en œuvre ;
• le public concerné (niveau et profil) ;
• les moyens d’évaluation des acquis.

Ce document est fourni par l’organisme de formation.Toutefois, l’utilisation d’un logiciel de gestion de la formation pourra permettre d’annexer le programme aux sessions de formation voire même dans un catalogue de formation disponible pour les collaborateurs.

La convention de formation professionnelle

La convention de formation professionnelle est le document qui officialise les relations entre l’entreprise et le centre de formation. Il s’agit d’une sorte de contrat de prestation de formation. Ce document est établi par l’organisme de formation. Le service RH doit en vérifier l’exactitude et s’assurer que le numéro de SIREN du centre formateur est bien indiqué.

La convention de formation professionnelle reprend les conditions négociées, dont :

• les informations sur le prestataire (dont le numéro de déclaration d’activité de l’organisme de formation) et l’entreprise ;
• les informations sur la prestation (titre de la formation, nature, lieu, durée, date d’exécution, effectifs à former) ;
• les modalités de déroulement et d’évaluation de la formation ;
• le prix et les modalités de règlement ;
• les modalités en cas de litige.

Ici aussi, la convention pourra être enregistrée au niveau de la session créée dans votre logiciel SIRH de gestion de la formation.

Le règlement intérieur

Comme son nom l’indique, le règlement intérieur informe les salariés apprenants du fonctionnement applicable dans l’établissement de formation, si la formation a lieu en présentiel au sein des locaux de l'organisme formateur :

• les mesures en matière de santé et de sécurité ;
• les règles applicables en matière de discipline ;
• les modalités de représentation des stagiaires (élection des délégués) dans le cadre d’une formation de plus de 500 heures.

Bien entendu, ce document est produit par le centre de formation.

La convocation de formation

Quelques jours avant le début de la formation, le service RH doit alors établir et envoyer une convocation de formation à tous les salariés concernés. Cette convocation doit contenir un ensemble d’informations nécessaires au bon déroulement de la formation, à savoir :

• les contacts sur place et le nom du formateur ;
• l’intitulé et les objectifs de la formation ;
• le lieu et les horaires ;
• le plan d’accès et autres infos pratiques et logistiques (comme l’hébergement ou les repas).

Sachez qu’il existe des outils (SIRH) pour convoquer facilement les collaborateurs (convocation personnalisée envoyée automatiquement et directement par mail). C'est le cas de notre SIRH Kelio. Le logiciel peut également permettre une gestion automatisée des frais liés à une formation et dus aux salariés, par exemple les frais de transports ou les repas pris dans le cadre de la formation. Dans ce cas, ces frais seront affectés au budget de formation de l'entreprise et non pas aux frais courants. 

À noter que la convocation n’est pas obligatoire, mais elle permet d’acter légalement le fait que le salarié a été informé de sa formation. Il ne pourra donc justifier son absence par une non-connaissance de l’information. A noter que les logiciels SIRH, tels que Kelio, peuvent aussi faciliter la gestion des plannings : un salarié en formation n'étant pas absent mais pour autant il n'est pas disponible sur la période pour assurer ses missions quotidiennes. Cette subtilité est facilement traitée par les logiciels RH de planification. 

La feuille d’émargement et l’attestation de présence

La feuille d’émargement et l’attestation de présence constituent la preuve juridique de la réalisation de l’action de formation. Elles doivent donc être transmises à l’OPCO en cas de prise en charge de la formation. Pour cela, la feuille d’émargement doit être signée par demi-journée par chaque salarié et par le formateur.

Ces documents sont fournis par l’organisme de formation qui les transmet ensuite à l’entreprise afin qu’elle puisse renseigner la présence ou l’absence de chaque inscrit dans son logiciel de gestion du plan de formation. Dans le cadre de formations internes, l’entreprise peut avoir besoin de produire ses propres feuilles d’émargement et, encore une fois, un logiciel RH de gestion de la formation peut être utile pour créer et affecter automatiquement ces documents. 

L’évaluation de satisfaction à chaud et à froid

À l’issue de la formation, le formateur procède à l’évaluation à chaud de la formation (questionnaire) puis, entre 1 et 3 mois après, les salariés devront réaliser une évaluation à froid émanant du centre de formation. Cela intervient dans le cadre d’une démarche de qualité.

Toutefois, le service RH peut également envoyer ses propres enquêtes de satisfaction sur les formations suivies pour faire son suivi interne et analyser la qualité des formations proposées. Là encore, un module logiciel SIRH dédié à la formation pourra automatiser l'envoi de ses questionnaires et vous garantir un suivi optimal de la qualité de votre plan de formation.

Les rapports légaux en lien avec la formation professionnelle

Une fois le plan de développement des compétences réalisé, un certain nombre de rapports doivent être produits par le service des Ressources Humaines afin de diffuser des statistiques relatives à la formation professionnelle. Parmi ces rapports, on retrouve :

• le bilan social, obligatoire chaque année pour les entreprises de plus de 300 salariés, est un document qui regroupe un grand nombre d’indicateurs autour de l’emploi, de la rémunération, des conditions de travail, de la sécurité, mais aussi de la formation (ex : part de la masse salariale allouée à la formation)
• la BDESE, obligatoire à partir de 50 salariés, permet de partager les données économiques, sociales et environnementales auprès des instances représentatives du personnel notamment. Ce rapport doit contenir toute une rubrique dédiée à la formation
• l’index égalité femmes/hommes, qui ne fait pas forcément mention de l’égalité en terme d’accès à la formation mais cette dernière peut être utilisée comme mesure de correction ou de progression de l’index.