L’employeur a le droit de surveiller l’activité des salariés à distance de la même manière que s’ils étaient sur site, étant donné que le télétravail est une modalité d'organisation du travail. Cependant, ce droit comporte des limites et certaines règles sont à respecter. Comment les services RH peuvent-ils aider et accompagner les managers dans la gestion et le contrôle à distance de leur équipe ?
Si les employeurs ont de plus en plus intégré ce type de management et de collaboration à distance, il existe cependant un certain nombre de contraintes notamment pour les managers. Ces derniers doivent s'adapter, en particulier dans leur facçon d'encadrer le travail réalisé. Voyons comment les managers peuvent suivre et contrôler le télétravail.
Comment contrôler le travail à distance ?
Une surveillance de l’activité des salariés autorisée, mais limitée
L’employeur a le droit de contrôler l’activité de ses salariés, mais doit toujours justifier que la mise en œuvre d’un dispositif de contrôle (art.L.1121-1 C.trav.) :
- est proportionnée à l’objectif poursuivi,
- ne porte pas atteinte au respect des droits et libertés des salariés (notamment de leur vie privée),
- fait l’objet d’une information préalable auprès des personnes concernées.
Afin de prévenir tout risque d’abus, la CNIL précise également que, sauf cas exceptionnels et strictement encadrés, l’employeur ne peut pas utiliser, de façon permanente, des outils de surveillance tels que vidéosurveillance, géolocalisation...
De la même manière, il est formellement interdit en France d’avoir recours à des stratagèmes visant à piéger un salarié, comme, par exemple, de mettre en œuvre un dispositif d’espionnage informatique qui enregistre les suites de touches tapées sur un clavier, ou encore de filmer les collaborateurs sur le lieu de travail à leur insu.
Afin de s’assurer d’utiliser des dispositifs de contrôle légaux, 3 étapes doivent être respectées avant de les mettre en place.
Les 3 étapes préalables et nécessaires à la mise en place d’un dispositif de contrôle
La consultation du CSE
En cas de mise en place de dispositifs de contrôle par l’employeur, le CSE doit être informé et consulté (art. L.2312-37 et L.2312-38 C.trav.) et dispose d’un mois pour rendre son avis.
La consultation du CSE s’impose, par exemple, en cas de mise en œuvre d’un dispositif de traitement automatisé de gestion du personnel (suivi du temps de travail et des activités, plannings et demandes de congés…) ou de contrôle de l’activité des salariés (système auto-déclaratif, badgeuse…).
À défaut de consultation du CSE, l’employeur commet un délit d’entrave et peut être condamné à 7 500 € d’amende.
L’information des salariés
Avant de mettre en place des dispositifs de contrôle de leur activité ou de leur temps de travail, l’employeur doit en informer, par tout moyen, l’ensemble de ses collaborateurs.
La déclaration des dispositifs utilisés auprès de la CNIL
L’installation de tout système permettant d’identifier et de surveiller à distance l’activité des télétravailleurs doit faire l’objet d’une déclaration préalable auprès de la CNIL (Loi « Informatique et libertés » de 1978).
À défaut, le dispositif de contrôle est considéré comme illicite.
Les pratiques de contrôle autorisées
Le contrôle des documents de travail
En tant que propriétaire du matériel informatique utilisé dans son entreprise, l’employeur peut, sauf si la mention « personnel » ou « privé » y est explicitement inscrite, librement consulter les fichiers présents sur le disque dur ou sur tout autre espace de stockage relié à l’ordinateur de bureau du salarié, que ce dernier soit en télétravail ou non.
La surveillance d’Internet
L’employeur peut contrôler et limiter l’utilisation d’Internet des collaborateurs, en installant par exemple, un dispositif de filtrage de sites pour restreindre la navigation ou accéder à l’historique ou aux favoris.
Le contrôle de la messagerie électronique
Tous les mails échangés sur la messagerie électronique de l’entreprise étant présumés à caractère professionnel, l’employeur est donc libre de les consulter sauf si l’objet porte la mention « personnel ».
La surveillance téléphonique
L’employeur peut contrôler le téléphone professionnel des collaborateurs à condition que le respect de la vie privée et des personnes sur leur lieu de travail soit garanti.
L’employeur ne peut donc pas consulter les applications installées sur le téléphone professionnel des salariés si elles sont utilisées exclusivement à titre privé et de manière raisonnable
La mise en place d’applications et de logiciels pour le suivi du temps de travail en télétravail
Tout employeur a l’obligation de suivre le temps de travail de ses salariés afin de garantir le respect des durées légales.
Cependant, lorsque les équipes travaillent à distance, et dans la mesure où le manager ne peut pas tout contrôler, il est recommandé de privilégier la mise en place de dispositif de contrôle, de type auto-déclaratif de son temps de travail par le salarié, ou de recourir à des systèmes de badgeuse virtuelle.
De plus, ce type de système de contrôle, qui repose sur la confiance, présente l’avantage de responsabiliser le salarié, de créer chez lui de l’implication, de la motivation et d’influer positivement sur sa performance.
Comment les services RH peuvent-ils aider les managers dans leur management à distance ?
Le management du travail à distance ne concerne pas que le manager.
En effet, le service RH est également concerné par ce nouveau mode de fonctionnement et a son rôle à jouer pour accompagner et soutenir le manager dans son quotidien rendu plus compliqué, puisqu’il n’est plus directement en contact avec ses équipes.
Pour apporter une aide concrète au manager, le service RH pourrait mettre en œuvre les mesures suivantes :
- Proposer des formations spécifiques sur le management à distance.
- Proposer l’accompagnement par un coach pour l’aider à prendre conscience de sa posture et de l’image qu’il renvoie afin de les adapter au nouveau mode de management qu’implique la gestion du travail à distance.
- Être disponible pour répondre à ses questions concernant le nombre de jours de télétravail, les lieux autorisés pour travailler, les horaires….
- Gérer les étapes de mise en place d’un dispositif de contrôle des salariés.
- Se doter d’outils et de logiciels pour améliorer l’accompagnement à distance du manager et des collaborateurs.
- Aider le manager et ses collaborateurs de façon plus matérielle en contribuant à allouer des crédits pour faciliter leur aménagement en télétravail et se doter d’équipements performants.
- Proposer un réseau social d’entreprise pour augmenter le sentiment d’appartenance à l’équipe et maintenir un lien entre les collaborateurs.
- Créer un baromètre employeur pour repérer les axes d’amélioration sur le management à distance.
Kelio peut vous aider dans la gestion et l'organisation du télétravail dans votre entreprise : respect des accords de télétravail, mesure de la charge d'activité des collaborateurs, suivi à distance du travail réalisé... On vous accompagne au quotidien pour vous faciliter la vie !
