Aujourd'hui, la plupart des sociétés reconnaissent la nécessité d'avoir une procédure d'intégration bien rodée, mais elles sont moins nombreuses à consacrer du temps et de l'intérêt à l'offboarding. Et pourtant, négliger cette étape cruciale de la vie du collaborateur est une erreur. Nous vous proposons de voir cela plus en détails dans cet article.
Vous connaissez l'onboarding ou, en français, le parcours d'intégration, mais savez-vous ce qu'est l'offboarding ? On se retrouve ici à l'autre bout de la chaîne, au moment où les salariés quittent l'entreprise.
L'offboarding, qu'est-ce que c'est ?
Cette notion, comme c'est souvent le cas avec le domaine du management et des Ressources Humaines, nous vient des entreprises anglo-saxonnes. Le terme est apparu il y a quelques années.
Définition
On peut décrire l'offboarding comme la procédure qui englobe toutes les étapes liées au départ d'un collaborateur, à partir du moment où la décision a été prise (peu importe la partie qui en est à l'initiative).
L'offboarding inclut bien sûr les aspects administratifs de la sortie des effectifs : la clôture en paye, les documents de solde de tout compte, la remise du matériel, mais il ne se limite pas qu'à ces procédures.
Le cycle de vie du salarié
Tout salarié expérimente un cycle de vie au sein de l'entreprise. Ce cycle se compose de plusieurs étapes et commence dès le premier entretien de recrutement (voire même au niveau de sa candidature). Il se poursuit avec la signature du contrat de travail, l'intégration (ou onboarding), les premiers projets, les évaluations de performance, les augmentations, les promotions, les changements de poste, les formations, le suivi de ses temps de travail ou et de ses congés… et s'achève lorsque le salarié quitte les effectifs de l'entreprise.
Chacune de ces étapes est l'occasion de marquer positivement ou négativement le salarié.
Mettre en place une véritable procédure d'offboarding peut permettre de diminuer la charge émotionnelle liée au départ de l'entreprise.
Pourquoi l'offboarding est-il si important aujourd'hui ?
En France, en 2022, il y a eu 2 142 129 démissions (un chiffre en augmentation par rapport à 2021) selon la DARES (Direction de l'Animation de la Recherche, des Études et des Statistiques). Et plus globalement, le nombre des départs d'entreprise augmente, tous motifs confondus.
L'ancienneté moyenne des salariés en entreprise a tendance, quant à elle, à diminuer. Ce qui laisse supposer que la mobilité des salariés va s'intensifier dans les prochaines années.
Il est ainsi important de prêter attention à la façon dont on traite les départs dans l'entreprise. Or on peut avoir tendance à négliger cet aspect, car les efforts sont généralement mis sur les nouveaux salariés et les collaborateurs actuels.
"Employee experience", Marque Employeur et "Employee advocacy"
Ces concepts dont on parle de plus en plus sont les nouveaux piliers du marketing RH.
L'"Employee experience" constitue l'ensemble des moments phares qui vont jalonner le cycle de vie du collaborateur dans l'entreprise. L'objectif est qu'elle soit la plus positive possible.
La Marque Employeur est l'image de l'entreprise en externe, et notamment auprès des candidats. C'est en partie cet élément différenciant qui rend l'entreprise plus ou moins attractive aux yeux des candidats et les encourage à postuler.
Enfin, l'"Employee advocacy" est la prise de parole (de préférence, valorisante) des salariés au sujet de leur entreprise sur les réseaux sociaux ou en externe.
Il est nécessaire de ménager ces trois piliers, car aujourd'hui tout se sait et tout se note ; les salariés n'hésitant pas à laisser des avis sur des sites tels que Glassdoor ou Indeed.
Un salarié dont le départ a été négligé ou mal géré pourra être tenté de partager sa mauvaise expérience. Et de plus en plus, les témoignages de collaborateurs (venant donc de l'intérieur) ont plus de poids que les communications officielles des entreprises. En effet, ils sont jugés plus spontanés et authentiques. Ce qui justifie de sécuriser au maximum les procédures d'offboarding.
Les meilleurs prescripteurs pour une entreprise sont ses salariés actuels, et encore plus, ceux qui ne travaillent plus pour elle, mais continuent d'en vanter les mérites.
On peut s'appuyer ici sur la technique du "Net Promoter score". Ce terme, lui aussi emprunté au jargon du marketing, est un indicateur qui permet de mesurer la satisfaction d’un consommateur relative à une marque ou à un produit. L'objectif est que, à la question "Recommanderiez-vous de travailler dans cette entreprise ?", le salarié réponde "oui".
Ainsi, selon une enquête menée par le cabinet Hays en 2019, auprès d'un panel de plus de 300 personnes, 85% des répondants seraient prêts à parler positivement de leur société autour d’eux si leur départ se passait bien.
Le phénomène des salariés "boomerangs"
Connaissez-vous les salariés "boomerangs" ? Ce sont les salariés qui reviennent travailler chez l'un de leurs employeurs précédents.
Et c'est assez courant !
Il est fréquent de voir partir des talents de l'entreprise. Malgré la perte à court terme que cela représente, préparer un offboarding digne de ce nom pour ces collaborateurs permettra de laisser une bonne impression et de garantir un départ en bons termes.
Ainsi, vous n'êtes pas à l'abri que cet ancien salarié revienne toquer à votre porte dans quelques années. Embaucher une personne qui connaît déjà la maison, qui y a vécu une expérience positive et qui est en adéquation avec la culture d'entreprise, diminue un peu l'incertitude liée au recrutement.
Les valeurs et l'impact du offboarding
Au-delà des aspects marketing et image externe, il est question ici de l'importance accordée aux valeurs de respect, de bienveillance et de bien-être au travail.
Montrer de manière transparente comment les salariés sont traités, y compris ceux qui partent, rassure sur la non toxicité de l'entreprise. Une entreprise qui se soucie réellement de ses salariés, de leur entrée dans l'entreprise à leur sortie sera toujours mieux vue que celles qui ne s'en préoccupent pas.
Comment mettre en place un process d'offboarding de qualité ?
Plusieurs étapes peuvent être définies pour une procédure d'offboarding de qualité.
Évidemment, cela passe d'abord par l'importance de remettre des documents de solde de tout compte qui soient corrects et à l'heure. Mais un offboarding réussi ne se limite pas qu'à cela.
Communication sur le départ d'un salarié
Il est important de communiquer sur le départ du salarié dès que possible, auprès des personnes concernées en interne, mais aussi en externe. Cela permet de faire en sorte que le salarié ne soit pas dans une situation d'inconfort trop longtemps. Et ainsi, l'équipe et les partenaires concernés seront capables de s'organiser plus rapidement.
À vous de voir, selon le contexte, la manière de gérer cette annonce (e-mail, réunion…) mais il sera important d'y associer le salarié. C'est aussi l'occasion de le remercier pour son engagement et ses réalisations au sein de l'entreprise. Cela est rendu possible évidemment lorsque le départ n'est pas conflictuel.
Continuité de l'activité
Il faut prévoir une procédure rodée de passation. En effet, l'entreprise doit limiter le risque que le collaborateur n'emporte avec lui les procédures ou les avancements de projet que lui seul connaît.
L'objectif d'une passation réussie est de transmettre les connaissances et états des lieux aux personnes qui reprendront ces sujets. Et si personne n'est encore identifié au moment du départ, le salarié doit préparer des documents de passation écrits. Il faudra que le manager facilite cette passation et tienne donc compte du temps nécessaire à cela dans l'organisation de son équipe jusqu'au départ du salarié.
Cela devrait d'ailleurs être fait pour tout process dans votre entreprise, indépendamment des risques de départ. Avoir des procédures documentées est d'autant plus utile lorsque le départ est plus conflictuel ou brutal et qu'une passation n'est pas possible.
Recueil du feedback
En cas de départ, il est intéressant que le salarié sortant remplisse un questionnaire lui permettant de partager son avis sur certains aspects d'organisation de l'entreprise, sur le management, sur l'ambiance de travail, sur la politique Ressources Humaines …
Et encore mieux, le collaborateur devrait pouvoir bénéficier d'un entretien au moment de son départ. À réaliser idéalement avec une personne des RH. C'est ainsi l'occasion de creuser sur la motivation du départ, mais aussi de recueillir des feedbacks précieux sur ce qui pourrait être amélioré dans l'entreprise. Il serait dommage de s'en priver.
C'est l'opportunité également de faire un retour au collaborateur sur sa performance et ce qu'il a apporté à l'entreprise.
Pour aller plus loin
Vous pouvez prévoir des packages particuliers dans le cas de certains départs involontaires. Par exemple, pour un salarié senior qui aura sans doute du mal à retrouver du travail, vous pouvez proposer un accompagnement de type outplacement. Cela a un coût certain, mais appuie la volonté de l'entreprise d'accompagner au maximum les salariés et confirme son engagement sociétal.
Vous pouvez aussi choisir de construire un véritable réseau d'ambassadeurs de l'entreprise : cela peut passer par l'animation d'associations d'alumni avec des évènements qui leur sont dédiés par exemple.
Un départ de salarié fait partie de la vie normale et courante de l'entreprise. Et ces départs sont de plus en plus fréquents. Même si cela semble représenter une perte de temps, car vous souhaitez mettre la priorité sur les nouveaux embauchés et les salariés actuels, soyez attentif à l'offboarding. Ne faites pas passer vos salariés de la case "prescripteurs" à la case "détracteurs" en négligeant vos procédures de départ.
Kelio vous accompagne dans la gestion de la vie de vos collaborateurs de A à Z. De son recrutement, à son départ en passant par son intégration, aucune étape du cycle de vie du collaborateur dans l'entreprise ne doit être négligée.
