Onboarding : 5 exemples originaux pour faciliter l’intégration d’un salarié

Bien trop souvent encore, l’intégration d'un nouveau collaborateur est négligée par la hiérarchie. Le recrutement a déjà été long et fastidieux, alors autant que la nouvelle recrue s’attelle directement à la tâche. Grossière erreur ! Une intégration réussie reste déterminante pour la suite. 

À travers cet article, retrouvez 5 idées qui sortent de l’ordinaire pour finaliser le processus de recrutement avec succès.

1. Intégrer des éléments de ludopédagogie : créer un escape game

La ludopédagogie désigne à la fois l’utilisation du jeu dans l’apprentissage, mais également une méthodologie d’apprentissage par le jeu. En partant de ce postulat, on comprend bien l’intérêt qu’elle présente pour accompagner les premiers pas d’un nouveau collaborateur. Finie la journée assommante où le manager délivre un flot descendant d’informations. Grâce au jeu, le collaborateur va découvrir et retenir davantage d’éléments, sans s’en rendre compte.

Bonus, pendant ces séquences ludiques, le manager pourra se libérer un peu de temps pour ne pas interrompre totalement ses activités quotidiennes !

La création d’un escape game d’onboarding demande, certes, un peu d’investissement en temps lors de sa création, mais c’est un support qui pourra être réutilisé au fil des arrivées.

Voici les étapes incontournables afin de vous lancer :

• Clarifier l’objectif : le collaborateur doit-il découvrir les valeurs de l’entreprise ? Faire connaissance avec son environnement de travail ? ….
• Contextualiser l’environnement de la mission que le collaborateur va devoir effectuer. À l’image du storytelling, il faut rendre l’expérience immersive pour la rendre plus engageante.
• Concevoir les éléments de jeu : escape game réel ou virtuel ? Quelle(s) forme(s) d’énigmes ? Quels indices intermédiaires ? ….
• Élaborer les règles : quelle durée est prévue ? Qui doit participer au jeu ? ….

Bien entendu, nous vous conseillons fortement de tester le jeu en interne avant son déploiement lors d’un onboarding.

N’hésitez pas à demander un retour d’expérience à l’issue du jeu pour vous permettre de faire évoluer l’escape game en fonction des retours obtenus (difficulté, durée…).

2. Jalonner le parcours du nouveau salarié : créer un passeport "nouveau collaborateur" 

Si le jeu n’est pas votre fort, vous pouvez imager l’onboarding comme un voyage. Les multiples escales représentant par exemple la découverte des différents services de l’entreprise. Ou bien encore la progression des apprentissages par le collaborateur avant la destination finale : la validation de la période d’essai.

L' onboarding sera ici plus étalé dans le temps, et s’adaptera aussi bien aux intégrations physiques qu’à distance.

Vous pouvez facilement trouver sur internet des modèles de carnets de voyage. À vous de le personnaliser au maximum pour chaque nouveau collaborateur. Ainsi, ce dernier se sentira déjà partie prenante de l’entreprise, car il saura qu’il n’est pas un numéro de dossier parmi d’autres.

Laissez-lui s’imprégner également de cet outil en le laissant créer son avatar numérique ou dessiner son portrait. Cela lui permettra de conserver la main sur la manière dont il se présentera aux différentes escales prévues.

Pour que l’expérience rencontre le succès escompté, il faudra obligatoirement que la communication soit en rapport. Ainsi, vous inviterez par exemple votre collaborateur à un événement par le biais d’un billet d’avion. Vous pourrez également le convier à un endroit grâce à des coordonnées GPS… Tout est une question de cohérence !

Nota : ce format de passeport peut se décliner en permis ou toute autre particularité de votre domaine d’activité.

3. Programmer une activité d’équipe dès le premier jour : une pause déjeuner "auberge espagnole"

On sacralise bien trop souvent le premier jour de travail d’un nouveau collaborateur. En effet, rien ne sert de le gaver d’informations multiples à propos de l’entreprise, son fonctionnement, ses missions.

Bien souvent, les attentes, de part et d’autre, vont se focaliser sur l’aspect relationnel. Vais-je plaire à mes nouveaux collègues ? Vont-ils m’apprécier ? Et inversement !

L’idée d’intégrer une activité commune très rapidement permet de briser la glace, de nouer de premiers contacts plus authentiques. De plus, cela évitera également les jugements hâtifs et les commérages.

Qui n’a jamais vécu le dilemme du premier repas dans une nouvelle entreprise ?! Puis-je ramener quelque chose ? Est-ce que mes nouveaux collègues seront disponibles pour m’introniser au restaurant d’entreprise ? Autant de questions primaires qui ne sont pas toujours clairement élucidées à l’avance.

L’idée ici est de proposer à tous les membres de l'équipe, y compris le nouveau venu, d'apporter une partie du déjeuner, et de le partager ensemble. Cela permet, dans un cadre temps défini, de faire se rencontrer tous les membres de l’équipe, le cadre convivial et moins formel en plus. 

Dans un premier temps, il est préférable de prévenir le nouveau collaborateur en amont pour ne pas transformer cet événement en contrainte. Laissez-le choisir s’il a une attirance pour le salé ou le sucré, afin qu’il vous fasse découvrir son plat signature.

Ensuite, répartissez, au sein de l’équipe, le reste du buffet, sans oublier les boissons. Vous prendrez garde, pour éviter tout incident, de vous inquiéter des éventuelles allergies et régimes alimentaires particuliers.

Nota : en distanciel, cela fonctionne aussi sous forme de goûter visio par exemple.

 

 

4. Personnaliser l’environnement de travail du nouveau collaborateur 

L’onboarding est l’occasion idéale pour créer un environnement de travail stimulant et épanouissant pour la nouvelle recrue. Tout d’abord, il va sans dire que le minimum attendu est d’avoir préparé l’ensemble du matériel nécessaire à la prise de fonction. Il peut s’agir d’un ordinateur et de ses codes d’accès ou encore des équipements de protection individuelle obligatoires (à la bonne taille !). Cette étape est loin d'être la plus facile car elle requiert l'intervention de différents services au sein de l'entreprise. Pour vous aider, des logiciels RH tels que Kelio proposent des processus dématérialisés de préparation de l'arrivée du nouveau collaborateur, pour orchestrer les tâches des différentes parties prenantes dans les délais impartis. 

Dans un second temps, pour confirmer à votre collaborateur qu’il était attendu dans l’entreprise, rien ne pourra remplacer une petite attention personnalisée (au-delà d'un éventuel welcome pack commun à tous les nouveaux arrivants). Un gage de convivialité, qui fait souvent mouche en termes de marque employeur.

Comment être sûr de ne pas se tromper dans la délicate attention ? C’est là que votre finesse de recruteur fera la différence ! Au préalable, l’étude attentive du CV de votre collaborateur et votre prise de notes pendant l’entretien vous permettront de cibler au plus juste.

Voici quelques idées :

• Fan de sport ? Décorez son bureau aux couleurs de son équipe préférée par exemple.
• Salarié itinérant ? Prévoyez une gourde isotherme marquée à son nom.
• Il/elle aime les voyages ? Pensez à une carte postale signée des membres de l'équipe.
• etc.

Il existe une multitude de possibilités en fonction de votre budget, de l’environnement de travail … Si vous avez peur d’être trop intrusif, contentez-vous d’une citation, d’un mail de bienvenue chaleureux.

Dans tous les cas, l’essentiel est que l’on ressente le plaisir et la sincérité que vous avez mis dedans.    

5. Regrouper les intégrations par promotion et désigner un parrain

Intégrer l’ensemble des nouveaux arrivants au même moment permet tout d’abord à l’entreprise de mutualiser ses efforts. Cela permet généralement de proposer un onboarding plus qualitatif et plus dynamique grâce à l’effet de groupe.

L’idée est de permettre aux nouveaux collaborateurs de se sentir part d’un collectif dès leur arrivée. Même si tous n’ont pas la même fonction, ils vont apprendre à connaître ensemble les subtilités de l’entreprise. De manière opérationnelle, cela permet aux différents intervenants de l’onboarding de se réserver une période de disponibilité fixe et plus restreinte. Dans les faits, il s'agit de planifier une plage récurrente fixe pour organiser les intégrations, afin de coordonner les différents agendas. On peut par exemple réserver le premier lundi de chaque mois à ces nouvelles arrivées. On pensera cet onboarding collectif comme un moyen de présenter les différents services de l’entreprise de manière générale. Il fera office d’introduction avant l’onboarding métier, au sein de l’équipe de destination.

Si l’effet de groupe fonctionne, cette promotion sera soudée et pourra améliorer les relations internes, grâce à ce sentiment d’appartenance.

Affecter un parrain permet à la promotion permet de donner un référent à consulter en cas de soucis au fil de l’intégration, afin de ne pas se sentir perdu et désorienté. Il est différent du manager pour dissocier l’intégration personnelle de l’intégration professionnelle. Le parrain attribué à chaque promotion sera une personne volontaire et motivée par la responsabilité que ce rôle implique. À chaque entreprise de définir le contour exact de ses attributions et des moyens dont il disposera pour cette mission transversale. Cela peut être l’occasion de valider certains profils évolutifs internes ou d’accompagner une montée en compétences managériales notamment.

Cet article vous aura proposé 5 idées nouvelles pour rendre votre onboarding collaborateur différenciant, motivant et engageant.

Bien entendu, chaque exemple sera à adapter en fonction du métier exercé (environnement de travail, présentiel ou distanciel…). Cependant, l’objectif attendu reste le même : un onboarding sera réussi si l’implication et l’empathie des parties prenantes sont à la hauteur des attentes exprimées. N’oubliez pas également de lui demander son retour d’expérience pour améliorer constamment cette expérience.