Savez-vous que près d’un salarié sur deux envisage de démissionner dans les six premiers mois de son contrat de travail ? C’est le résultat d’un sondage réalisé en partenariat entre Indeed et Opinion Way.
La mise en place d’un onboarding est indispensable pour éviter de faire fuir vos nouveaux collaborateurs dès leur premier jour. En tant qu’employeur, vous devez ancrer une dynamique positive favorisant l’intégration des candidats.
Vous ne savez pas par où commencer ? Ne vous inquiétez pas, nous avons préparé une check-list exhaustive de toutes les étapes à réaliser en amont, le jour J et dans les mois qui suivent l’intégration du nouveau salarié.
Laissez-vous guider pas à pas par notre rétroplanning et assurez-vous d’accueillir vos nouvelles recrues avec soin pour qu’elles trouvent rapidement et aisément leur place au sein de l’entreprise.
Pourquoi est-il important d’assurer un bon parcours d’onboarding ?
L’engagement d’un collaborateur se joue dès ses premiers pas dans l’entreprise. Pour être tout à fait honnête, il se dessine même au cours du processus de recrutement. Un candidat qui se sent chouchouté à chaque étape sera motivé avant même son intégration.
Si vous avez construit un parcours de recrutement aux petits oignons, il serait dommage de décevoir votre nouvelle recrue après les premiers jours.
La phase d’onboarding répond à plusieurs enjeux RH et managériaux, dont la fidélisation des talents, la marque employeur, la formation et la performance.
Imaginez un employé qui se retrouve livré à lui-même le premier jour, sans savoir quoi faire, où aller ou à qui parler. Ou un collaborateur qui arriverait dans une entreprise où on ne lui a préparé ni badge d’accès, ni ordinateur pour travailler.
Imaginez encore intégrer une équipe où personne n’a été prévenu de votre arrivée et ne sait sur quel poste vous avez été recruté.
L’objectif de réaliser un rétroplanning d’intégration est justement d’éviter ces situations désagréables pour tous. Vous avez peut-être eu des difficultés à attirer et convaincre ce talent de rejoindre votre entreprise. Ce n’est pas pour qu’il mette fin à sa période d’essai avant même de signer son contrat de travail.
Pensez à cette phase d’onboarding comme à une période où vous lui donnez toutes les clés pour qu’il s’adapte à son nouvel environnement, qu’il fasse connaissance avec ses collègues, qu’il se familiarise avec la culture et les codes de l’entreprise.
Tout l’enjeu est de lui créer les meilleures conditions pour qu’il soit le plus rapidement possible productif et efficace et qu’il se sente intégré à l’équipe ou à l’entreprise.
Les trois étapes d’un onboarding efficace
Un onboarding réussi, ce n’est pas juste apporter les croissants le premier jour. Ça nécessite d’avoir préparé les aspects logistiques en amont, d’avoir communiqué sur son recrutement, de l’accueillir comme il se doit le premier jour et également d’assurer un suivi de son intégration les premiers mois.
Le pré-onboarding : anticiper l’arrivée d’un nouvel employé
Il n’y a rien de plus décourageant pour un salarié que de se rendre compte que rien n’est prêt à sa prise de poste.
Et il ne s’agit pas de se réveiller le vendredi. Certaines choses nécessitent d’être anticipées, notamment toute la logistique :
- L’attribution d’un bureau, de mobilier, d’un ordinateur et d’un téléphone.
- Les identifiants et codes d’accès aux différents logiciels et interfaces.
- La création du badge d’accès.
- La livraison de vêtements de travail et d’équipements de sécurité (les EPI).
Préparez un kit de bienvenue si vous en avez un avec votre livret d’accueil, vos goodies (ex : tasse à l’effigie de l’entreprise), des accès aux plateformes d’e-learning.
D’un point de vue administratif, il est recommandé de faire signer le contrat de travail dès le début de la journée, si cela n’a pas été fait avant.
Enfin, communiquez largement sur l’arrivée de la nouvelle recrue : son nom, son poste, son rattachement hiérarchique, son équipe, ses missions. Assurez-vous que les services supports directement concernés soient informés :
- Le service RH & Paie : contrat, déclaration d’embauche, accès au SIRH, adhésion aux avantages salariés (mutuelle, prévoyance, etc).
- Le service informatique & technique : matériel, accès, etc.
- L’équipe d’accueil et le manager : intégration, planning, présentation.
- Le Comité Social et Économique pour accéder aux avantages.
Le Jour J : l’étape décisive dans la réussite du processus d’onboarding
Organisez le planning pour que le manager ou un collègue soit disponible toute la journée pour ne pas laisser seul le nouveau collaborateur.
Voici quelques actions que vous pouvez réaliser lors du premier jour :
- Faire le tour des locaux, des bureaux, de l’usine : services, salles de réunion, espaces détente, machine à café, imprimante.
- Organiser un (petit) déjeuner d’accueil au sein de l’équipe pour que chacun se présente – ou présente son voisin.
- Prendre le temps de rencontrer l’ensemble des services et des personnes avec lesquelles il sera amené à échanger.
- Réaliser une prise en main des outils et des logiciels de l’entreprise.
- Prévoir l’accueil sécurité et les formations obligatoires, s’il y en a.
La première journée est essentielle pour faire « bonne impression ». Le salarié doit se sentir accueilli, rassuré, en confiance au moment de la prise de poste.
Plus il se sentira à l’aise et entouré, plus son intégration sera facilitée, plus il va s’engager dans l’entreprise. L’intégration est une étape cruciale qui exige du temps et de l’investissement de la part de toute l’équipe, voire l’entreprise, mais qui est bénéfique pour tous à court, moyen et long terme.
Le post-onboarding : assurer un suivi de l’intégration
Au cours des premières semaines, beaucoup de choses sont à intégrer par le nouveau salarié : l’environnement, la culture d’entreprise, les méthodes de travail, les modes de communication.
Planifiez plusieurs rendez-vous réguliers, au cours des semaines et mois suivants, pour faire le point sur sa prise de fonction :
- Comment se sent-il dans l’équipe, dans l’entreprise ?
- Est-ce qu’il a tous les équipements nécessaires en termes d’informatique ou de matériel ?
- Est-ce qu’il sait ce qu’il doit faire et ce qu’on attend de lui ?
- Est-ce qu’il rencontre des difficultés dans l’exercice de ses missions ?
Assurer un suivi va permettre d’observer les points forts ainsi que les axes d’amélioration du salarié. Les entretiens de suivi démontrent du soutien de sa hiérarchie pour qu’il ne se sente pas seul face à ses difficultés.
Vous pouvez en profiter pour lui demander son feedback afin d’identifier les ajustements à réaliser dans votre processus d’onboarding.
La communication est le point clé de l’intégration. Si le manager n’est pas suffisamment disponible, vous pouvez mettre en place du mentorat. L’attribution d’un mentor valorise l’intégration sociale du nouveau collaborateur au sein de l’entreprise. Au-delà du transfert de compétences, le mentorat permet également de transmettre la culture et les codes de l’entreprise, et de partager les informations essentielles.
Faciliter le parcours d’onboarding grâce aux logiciels RH
Aujourd’hui, la digitalisation des entreprises permet de centraliser les informations dans un seul et même endroit accessible à tous, que ce soit la documentation de présentation, les livrets d’accueil du nouveau collaborateur ou les dossiers du personnel.
À titre d’exemple, Kelio propose un SIRH global, dont les fonctionnalités s’articulent autour de la gestion du cycle de vie du collaborateur.
Kelio intègre notamment un module entièrement dédié à l’onboarding, qui permet de planifier et de distribuer à chacun les tâches à réaliser, à partir du recrutement jusqu’à l’arrivée du candidat.
En orchestrant les différentes étapes, le progiciel facilite les processus internes et favorise la réussite de l’intégration. Il est notamment possible d’envoyer à un nouvel embauché toutes les informations importantes pour sa première journée de travail : plan d’accès, personne à contacter, planning de formation.
Grâce à ses fonctionnalités personnalisables, cette solution offre une gestion automatisée de processus RH tels que la réintégration d’un salarié après une longue absence (reboarding), le changement de poste au sein de la même entreprise (crossboarding) ou le départ des salariés qui quittent l’entreprise (offboarding).
Avec Kelio, vous assurez :
- Une intégration fluide et personnalisée de vos nouveaux collaborateurs, du preboarding au offboarding.
- Une meilleure productivité pour vos gestionnaires RH grâce à l'automatisation, à la délégation et au suivi facilité des tâches d'intégration.
- La réduction des erreurs et retards grâce à une planification précise des actions à réaliser.
- Une meilleure expérience pour les collaborateurs, qui se sentent pleinement intégrés avant même leur premier jour.
