Destinée à couvrir les frais de repas des salariés contraints de manger hors de leur domicile pour des raisons professionnelles, la prime de panier est encadrée par la législation concernant les règles d’assujettissement aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu. Malgré son appellation d’une autre époque, la prime de panier reste d'actualité dans de nombreuses conventions collectives et constitue un avantage non négligeable pour les salariés.
Mais qu’est-ce qu’une prime de panier ? Comment la calculer ? Quelles sont les limites d’exonérations ?
Dans cet article, nous vous proposons de faire le point sur le traitement en paie de la prime de panier.
Qu’est-ce qu’une prime de panier ?
La prime de panier, ou indemnité de repas, ou quelle que soit son appellation dans l’entreprise, représente un avantage significatif pour les salariés. Mais qu’entend-on exactement par prime de panier ? Quelles sont les conditions pour bénéficier des exonérations sociales et fiscales ?
La prime de panier, c’est quoi ?
La prime de panier est une allocation forfaitaire versée aux salariés pour compenser les frais de repas engagés en raison de leurs conditions de travail spécifiques. Elle est généralement octroyée dans les situations où les salariés ne peuvent pas prendre leur repas à domicile ou bénéficier d'une cantine d'entreprise, par exemple lorsqu'ils travaillent sur un chantier, lors de déplacements professionnels, ou en raison d'horaires atypiques qui ne leur permettent pas de rentrer chez eux pour le déjeuner.
Exonération des primes de panier : sous quelles conditions ?
Les primes de panier constituent un remboursement pour frais professionnels et peuvent ainsi bénéficier des exonérations sociales et fiscales en vigueur pour les frais de nourriture prévues par la réglementation, mais sous certaines conditions.
- Conditions spécifiques de travail : le salarié se trouve dans l’obligation de prendre son repas sur son lieu de travail en raison d’horaires atypiques ou de l’organisation de travail.
- Pas de restaurant d’entreprise : l’entreprise ne dispose pas d’un restaurant d’entreprise ou inter-entreprise ou le temps de pause alloué au repas se trouve en dehors des horaires d’ouverture du restaurant d’entreprise.
- Utilisation conforme à son objet : comme pour tout remboursement de frais professionnels, la prime de panier versée doit être strictement utilisée conformément à son objet c’est-à-dire dans le cas présent pour couvrir les frais de repas.
- Absence de déduction forfaitaire spécifique : l'employeur ne doit pas appliquer de déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels. Dans le cas contraire, le montant de la prime doit être réintégré dans la base de cotisations.
- Égalité de traitement : chaque salarié placé dans une situation identique doit percevoir le même montant, conformément aux dispositions conventionnelles ou de l’accord dans l’entreprise.
Quelques exemples de situations de travail permettant de bénéficier des exonérations :
- Un ouvrier du bâtiment travaille sur un chantier et n’a pas la possibilité de rejoindre son domicile.
- Une ingénieure informatique effectue une mission chez un client éloigné de son domicile.
- Un aide-soignant travaille de nuit et n’a pas la possibilité de se restaurer dans la cafétéria de l’hôpital dans lequel il travaille.
- Une ouvrière travaille en équipe 3X8 et dispose d’un temps de pause restreint pour se restaurer.
Les gérants de SARL, de SELARL, les présidents et directeurs généraux de SA, ainsi que les présidents et dirigeants de SAS, ne sont pas éligibles au système des allocations forfaitaires, à moins que ces allocations ne soient versées dans le cadre d'un contrat de travail distinct.
Quelques exemples de prime de panier conventionnelle
De nombreuses conventions collectives prévoient le versement d’une prime de panier. Voici quelques exemples de primes de panier conventionnelles.
Convention collective nationale des entreprises de prévention et de sécurité du 15 février 1985.
Article 6
« Une indemnité de panier est accordée au personnel effectuant une durée minimale de travail de 6 heures en continu. En cas de vacation de 12 heures, une seule indemnité de panier est due. Cette indemnité ne se cumule avec aucun autre avantage ou indemnité de même objet ou nature. »
Nouvelle convention collective nationale des ouvriers employés par les entreprises du bâtiment visées par le décret du 1er mars 1962.
Article 8-15
« L'indemnité de repas a pour objet d'indemniser le supplément de frais occasionné par la prise du déjeuner en dehors de la résidence habituelle de l'ouvrier.
L'indemnité de repas n'est pas due par l'employeur lorsque :
- l'ouvrier prend effectivement son repas à sa résidence habituelle ;
- un restaurant d'entreprise existe sur le chantier et le repas est fourni avec une participation financière de l'entreprise égale au montant de l'indemnité de repas ;
- le repas est fourni gratuitement ou avec une participation financière de l'entreprise égale au montant de l'indemnité de repas. »
Prime de panier : comment la traiter en paie ?
La prime de panier peut être prévue par des dispositions conventionnelles, un accord d’entreprise ou encore par décision unilatérale de l’employeur. Elle peut être exonérée de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu.
Une prime liée à l’activité
La prime de panier est un remboursement de frais engagés par le salarié dans le cadre de l’exécution de son travail. Dans les faits, il s’agit de rembourser les frais de restauration des salariés n’ayant pas la possibilité de rentrer à leur domicile pendant les horaires de repas. Ainsi, la prime de panier n’est due que lorsque le salarié travaille. Lorsque celui-ci est absent quel que soit le motif (maladie, congés payés, RTT, …), la prime n’est pas due.
Les limites d'exonérations
La réglementation fixe des plafonds spécifiques au-delà desquels les allocations forfaitaires de repas doivent être soumises à cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu. Ces limites d’exonérations sont revalorisées chaque année.
Voici les limites d’exonérations des primes de panier pour l’année 2024 :
- Restauration sur le lieu de travail : 7,30 euros par repas.
- Restauration hors des locaux de l’entreprise : 10,10 euros par repas.
Il arrive que des salariés se trouvent, au cours d'une même journée de travail, dans des situations leur ouvrant droit à différentes primes de panier, ou encore à une prime de panier et à des remboursements de frais de restaurant. Dans ce cas, seule l'indemnité la plus élevée est prise en compte pour l'exonération, soit 10,10 euros en 2024.
Réintégrer l'excédent dans la base de cotisations
Lorsque les conditions d’exonérations ne sont pas réunies, par exemple lorsque le salarié a la possibilité de se restaurer à son domicile, la prime de panier doit être intégrée dans la base de cotisations sociales ainsi que dans la base de calcul du prélèvement à la source. Il est en de même pour la fraction de la prime de panier dépassant la limite d’exonération.
La prime de panier soumise à cotisations sociales est également intégrée dans la base de congés payés à condition qu’elle soit versée en contrepartie du travail et qu’elle ne soit pas due lorsque le salarié est absent. Par exemple, une prime de panier forfaitaire dont le montant reste le même quelle que soit la situation du salarié n’entre pas dans la base de congés payés.
Bien comprendre les règles en matière de prime de panier, et notamment au regard de son traitement en paie, et connaître les modalités de calcul de la prime conformément aux dispositions conventionnelles ou internes à l’entreprise, est indispensable afin d’éviter tout litige avec les salariés ou redressement Urssaf.
Vous proposez des primes paniers dans votre entreprise et vous souhaitez en automatiser le traitement en paie ? La solution 123Paie est la solution pour simplifier votre gestion de paie !
