Les jours de carence : Comment les calculer et les traiter en paie ?

Indemnités journalières de la Sécurité Sociale (IJSS)

Ces indemnités sont versées par la Sécurité Sociale, sous certaines conditions. Elles sont calculées sur la base des salaires bruts rétablis précédant le début de l'arrêt de travail et peuvent être soumises à une période de carence (jours non indemnisés au début de l'arrêt).

Maintien de salaire par l'employeur

En fonction de la convention collective applicable et de l'ancienneté du salarié, l'employeur peut également être dans l'obligation de maintenir tout ou partie du salaire pendant une durée fixée par les textes.

En l'absence de dispositions conventionnelles plus favorables, la loi prévoit, sous certaines conditions, un maintien de salaire après un délai de carence de 7 jours. Après cette période, lorsque le maintien de salaire cesse, un organisme de prévoyance peut prendre le relais pour assurer une partie de l'indemnisation. 

La notion de jours de carence

Les jours de carence sont une période pendant laquelle aucune indemnisation n'est versée au salarié en cas d'arrêt de travail. Ainsi, l’indemnisation, qu’il s’agisse de celle de la Sécurité Sociale ou de l’employeur, débute après cette période de carence.

Jours de carence : Comment les calculer ?

Les jours de carence correspondent à une période non indemnisée en cas d'arrêt de travail, et leur calcul dépend du type d'arrêt et des dispositions légales ou conventionnelles en vigueur dans l'entreprise.

Les jours de carence des IJSS : Quelles sont les règles ?

Pour un arrêt de travail lié à une maladie non professionnelle, la Sécurité Sociale applique un délai de carence de 3 jours. Cela signifie que les trois premiers jours de l'arrêt ne sont pas indemnisés par la Sécurité Sociale, sauf dans certaines situations : 

• Affectation de longue durée (ALD) : la carence de 3 jours s’applique seulement au 1er arrêt au cours d’une même période de 3 ans.
• Décès d’un enfant : Lors d’un premier arrêt en cas de décès d’un enfant (ou personne à charge) de moins de 25 ans prescrit dans les 13 semaines suivant le décès.
• Temps partiel thérapeutique : En cas d’arrêt initial en temps partiel thérapeutique.
• Interruption spontanée de grossesse (fausse couche) : Lorsque l’arrêt de travail est dû à une fausse couche ayant eu lieu avant la 22ème semaine d’aménorrhée.
• Interruption médicale de grossesse : En cas d’arrêt maladie faisant suite à une interruption médicale de grossesse. 
• Victimes d’actes de terrorisme : Lorsque l’arrêt de travail est prescrit suite à un acte de terrorisme 

Par ailleurs, en cas d'accident du travail ou de maladie professionnelle, il n'y a pas de délai de carence, et l'indemnisation commence dès le premier jour d'arrêt, soit le lendemain de l’accident ou du dernier jour travaillé en cas de rechute.

Bien calculer les jours de carence du maintien employeur

Pour le maintien de salaire par l'employeur, le délai de carence est de 7 jours en l'absence de dispositions conventionnelles plus favorables. Cela signifie que l'employeur a l’obligation, si le salarié remplit les conditions, de maintenir la rémunération du salarié après le 8ème jour d’arrêt de travail. Cette règle vaut aussi bien pour les arrêts maladie « classiques » que pour les arrêts d’origine professionnelle. 

Indemnité de prévoyance : À partir de quelle date ?

Lorsque le maintien de salaire par l'employeur cesse ou à partir d’un nombre de jours de carence définit dans le contrat, un organisme de prévoyance peut verser une indemnité complémentaire aux IJSS au salarié. 

Un exemple concret pour bien comprendre

Un salarié est en arrêt de travail pour maladie du 15 au 31 octobre. Il peut prétendre aux IJSS et l’employeur maintient sa rémunération brute selon les dispositions légales. 

Il percevra donc des IJSS du 18 au 31 octobre et l’employeur complétera sa rémunération brute à hauteur de 90% du 22 au 31 octobre. 

La gestion en paie des jours de carence

Bien calculer les jours de carence est essentiel pour une bonne gestion des arrêts de travail. Ainsi, les IJSS doivent être intégrées correctement en paie afin de bien calculer l’indemnité complémentaire employeur.

Le traitement en paie des IJSS

Lorsqu'un salarié est en arrêt de travail et bénéficie d'un maintien de salaire de la part de son employeur, ce dernier calcule l'indemnité complémentaire en déduction des IJSS.

Voici le mécanisme en paie :

Salaire de base - Retenue maladie + Indemnité maladie - Retenue IJSS = Salaire brut du salarié 

Si l'employeur a demandé la subrogation dans la perception des IJSS, les IJSS nettes sont reversées au salarié après déduction des cotisations sociales. Par ailleurs, si le maintien de salaire est net, il est appliqué une retenue supplémentaire appelée généralement « garantie du net » ou « ajustement du net ».

Ainsi, l'importance de bien calculer les jours de carence prend tout son sens car l'indemnité complémentaire de l'employeur va dépendre directement du montant des IJSS passés en paie.

Régulariser les jours de carence des IJSS en paie

Dans certains cas, et notamment lorsque le traitement en paie de l'absence est opéré avant la réception des décomptes IJSS, le montant des IJSS est erroné car le délai de carence de 3 jours n'est pas applicable. C'est le cas par exemple lorsque l'arrêt de travail est dû à une ALD dans la mesure où l'employeur ne dispose pas des informations concernant la situation médicale du salarié. Dans ce cas, il est nécessaire de procéder à une régularisation sur la paie suivante.

Exemple :

Un salarié est en arrêt de travail du 8 au 14 janvier en raison d’une ALD, il n’y a donc pas de jours de carence. L’employeur n’avait pas cette information lors de la paie de janvier, il a ainsi appliqué 3 jours de carence. L’employeur maintient sa rémunération brute à 90% à compter du 1er jour d’arrêt conformément à des dispositions conventionnelles.

Paie de janvier : 

Paie de février :

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