Gérer le planning du personnel est très souvent un véritable « casse-tête » pour les employeurs. Une fois le temps de travail et ses modalités d’exécution définis, il va falloir jongler avec les congés annuels, les congés exceptionnels, les RTT, les éventuelles astreintes, sans parler des absences pour maladies !
Retrouvez dans cet article un rappel des principales règles légales liées à la gestion d'un planning du personnel et comment en optimiser la gestion.
Planning horaire : rappel des principales règles légales relatives au temps de travail et de repos en France
Le temps de repos
Tout salarié doit bénéficier d’une période de repos entre 2 journées de travail.
La durée légale de repos est d'au moins 11 heures consécutives. Cependant, des dérogations à cette durée peuvent être fixées par convention ou accord.
(Notez néanmoins, que les salariés de moins de 18 ans bénéficient d'une durée de repos plus élevée – 14 heures consécutives pour un salarié de moins de 16 ans et 12 heures consécutives pour un salarié dont l’âge est compris entre 16 et 18 ans.)
Des dérogations à cette durée légale sont toutefois prévues par le Code du travail, notamment dans les cas suivants :
- Activités spécifiques, à savoir par exemple : garde et surveillance de biens ou de personnes, activité nécessitant la continuité de services ou de production...
- Surcroît d’activité.
- Travaux urgents, tels que des mesures de sauvetage par exemple.
Dans ces cas, la durée minimale de repos consécutif sera abaissée à 9 heures.
Par ailleurs, durant les plages de travail, le salarié bénéficie de pauses régulières et la plupart rémunérées.
Enfin, tout salarié a droit chaque année à des congés payés, quelle que soit la nature de son contrat de travail, la durée de son temps de travail ou son ancienneté.
En effet, que le salarié travaille à temps plein ou à temps partiel, il acquiert 2,5 de congé par mois (jours ouvrables). Pour une année complète de travail, cela correspond à 30 jours ouvrables.
Le temps de travail
La durée légale du temps de travail est fixée depuis la loi Aubry à 35 heures par semaine, pour un salarié travaillant à temps complet. Ceci est valable pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.
Néanmoins, afin d’apporter un peu de souplesse dans la gestion du temps de travail, des heures supplémentaires peuvent être accomplies, et ce dans le respect des règles relatives au temps de repos évidemment.
La durée du travail s’apprécie par rapport au temps effectif de travail du salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Il ne faut pas confondre temps de travail effectif et temps de présence dans l’entreprise.
Le temps de travail effectif est le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles.
Ces dispositions sont d’ordre public et on ne peut y déroger.
Les temps de restauration et de pause, le temps nécessaire aux opérations d’habillage et de déshabillage, le temps de déplacement professionnel, pourront, s’ils répondent aux critères susmentionnés, être assimilés à du temps de travail effectif, une contrepartie financière pourra être prévue après consultation du CSE.
Enfin, certaines professions nécessitent la mise en place d’astreintes. De quoi s’agit-il ?
Les astreintes
Une période d’astreinte est une période pendant laquelle le salarié, sans être sur son lieu de travail et sans être à la disposition permanente et immédiate de l’employeur, doit être en mesure d’intervenir pour accomplir un travail au service de l’entreprise.
La durée de cette intervention est considérée comme un temps de travail effectif.
La période d’astreinte fait l’objet d’une contrepartie, soit sous forme financière, soit sous forme de repos.
Afin de respecter l’équilibre vie professionnelle et vie privée, ces périodes d’astreintes doivent être planifiées suffisamment à l’avance afin de permettre aux collaborateurs d’organiser leur vie personnelle.
La durée maximale du travail
Comme précédemment évoqué, la durée légale du travail peut être dépassée dans le cadre de la réglementation sur les heures supplémentaires. Il existe toutefois des durées maximales au-delà desquelles aucun travail effectif ne peut être demandé.
Il convient enfin de noter que dès que le temps de travail quotidien atteint 6 heures, le salarié bénéficie d’un temps de pause d’une durée minimale de 20 minutes consécutives. Il s’agit, là encore, d’une disposition d’ordre public. Un temps de pause supérieur peut être fixé par une convention ou un accord d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, une convention ou un accord de branche. Des modalités plus souples sont prévues pour les travailleurs de moins de 18 ans.
Ajoutons pour terminer que la durée quotidienne de travail effectif par salarié ne peut excéder 10 heures, sauf :
- En cas de dérogation accordée par l’inspecteur du travail.
- En cas d’urgence.
- Dans les cas prévus à l’article L. 3121-19 du Code du travail, c’est-à-dire lorsqu’une convention ou un accord d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, une convention ou un accord de branche prévoit ce dépassement, en cas d’activité accrue ou pour des motifs liés à l’organisation de l’entreprise, à condition que ce dépassement n’ait pas pour effet de porter cette durée à plus de 12 heures.
En ce qui concerne la durée hebdomadaire maximale :
Au cours d’une même semaine, la durée maximale hebdomadaire de travail est de 48 heures.
Cette durée maximale ne peut être dépassée qu’en cas de circonstances exceptionnelles entraînant temporairement un surcroît extraordinaire de travail, et pour la durée de celles-ci. Une autorisation du directeur régional de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) est nécessaire et le dépassement ne peut avoir pour effet de porter la durée du travail à plus de 60 heures par semaine.
Cette autorisation est accordée dans les conditions précisées par les articles R. 3121-8 et R. 3121-10 du Code du travail ; la décision précise l’ampleur de l’autorisation ainsi que sa durée. Le comité social et économique (CSE), donne son avis sur les demandes d’autorisation formulées à ce titre. Cet avis est transmis à l’agent de contrôle de l’inspection du travail.
Par ailleurs, la durée hebdomadaire de travail calculée sur une période quelconque de 12 semaines consécutives ne peut dépasser 44 heures.
Une fois ces règles rappelées et bien en tête, il va falloir pour l’employeur jongler avec les obligations légales et les contraintes d’entreprise, et notamment respecter les délais de prévenance.
Comment gérer le planning du personnel dans une entreprise ?
Comment être efficace dans la gestion de planning tout en respectant l’équité entre salariés ?
Une chose est certaine, investir dans un logiciel de gestion du temps et de planification paraît être la solution la plus simple pour ne pas commettre d’impair à la condition toutefois que celui-ci soit parfaitement paramétré.
Ainsi, une bonne gestion du planning des salariés permet d’accéder à un facteur de performance durable. Les employeurs doivent, pour entrer dans une démarche de QVT, à la fois répondre aux contraintes opérationnelles, mais également à celles des collaborateurs. Il faut donc satisfaire au mieux ses salariés tout en assurant une continuité d’activité, quelle que soit la période de l’année.
Il convient donc de répondre à quelques questions avant de se lancer dans la planification d’équipe. À titre d’exemple, il faudra prendre en compte les périodes de faible activité et celles qui répondent à des pics d’activité. On tiendra également compte de la répartition annuelle des demandes de congé des salariés, mais aussi de la situation des salariés absents (maladie, congé maternité ou paternité...).
L’anticipation permet une meilleure élaboration des plannings.
Une fois les réponses à ces questions obtenues, vous pourrez :
- Planifier les journées de travail et les horaires d’ouverture de votre entreprise (pour mémoire, les horaires de travail doivent être affichés au sein de votre entreprise).
- Planifier les congés de vos collaborateurs (suffisamment en amont afin de permettre à vos collaborateurs de s’organiser, vous éviterez ainsi les absences impromptues). Il convient de noter que la planification des congés est une des prérogatives de l’employeur au titre de son pouvoir de direction. Un conseil, essayez d’en parler et d’aborder le sujet lors du CSE du mois de février, si vous envisagez une fermeture annuelle en juillet ou en août.
Et le cas échéant :
- Planifier les astreintes.
Les salariés concernés par des périodes d’astreinte sont informés de leur programmation individuelle dans un délai raisonnable (ce délai est fixé dans les conditions précisées ci-dessous).
Exception faite de la durée d’intervention, la période d’astreinte est prise en compte pour le calcul de la durée minimale de repos quotidien et des durées de repos hebdomadaire (sur ces durées de repos, voir ci-dessous).
En règle générale, les astreintes sont mises en place par une convention ou un accord d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, une convention ou un accord de branche. Cette convention ou cet accord fixe :
- Le mode d’organisation des astreintes.
- Les modalités d’information et les délais de prévenance des salariés concernés.
- La compensation sous forme financière ou sous forme de repos.
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