Le suivi d'activité en entreprise, qui consiste à suivre et analyser le nombre d'heures travaillées par les collaborateurs ainsi que le contenu de ce travail, est un enjeu clé lié au suivi de la productivité ou à la fixation des prix de revient. Comment réaliser aujourd'hui ce suivi d'activité ? Quels sont les outils modernes à disposition des entreprises ? Tour d'horizon.
Un suivi d’activité, c’est quoi ?
En entreprise, le suivi d’activité consiste précisément à inscrire dans un tableau les heures de travail effectif effectuées par les collaborateurs, mais également le détail des tâches réalisées durant ces heures de travail.
En d’autres termes, le suivi d’activité est une pratique qui consiste à noter toutes les activités qui ont été entreprises par les employés afin d’obtenir un suivi de leurs activités.
Vous pouvez décider de mettre en place plusieurs indicateurs afin d’avoir une vision globale de votre entreprise.
Au titre de ces indicateurs peuvent être présents : le nombre d’heures travaillées, les tâches effectuées, le nom des clients pour lequel un projet a été livré, ….
Ce suivi d’activités peut être réalisé à titre individuel ou par équipes, ou bien les deux.
Il est à noter qu’un suivi individuel vous permettra, lors de vos entretiens annuels d’évaluation, d’échanger avec votre collaborateur de manière factuelle et objective sur ses axes d’amélioration. C’est donc un outil RH dont la portée n’est pas à négliger.
Une fois le but poursuivi défini, reste à mettre en place ce suivi au sein de l’entreprise.
Il faudra surmonter les réticences de certains collaborateurs qui voient en ce suivi d’activité un moyen de les contrôler sous couvert d’assurer une meilleure performance de l’entreprise.
Mettre en place le suivi d’activité : comment s’y prendre ?
Il faut garder à l’esprit que pour être efficace, compris et accepté de tous, le suivi d’activité mis en place devra être :
- Simple.
- Complet, afin de recueillir le maximum d’informations permettant l’amélioration continue.
- Actualisé régulièrement afin de coller au plus près de la réalité.
Dans la plupart des entreprises, le suivi de ces heures d’activités professionnelles se fait via des formulaires « maison » ou des tableurs Excel, qui sont ensuite validés par le supérieur hiérarchique avant d’être exploités.
On pourra ainsi recueillir des données que nous pourrions ventiler et qualifier comme suit :
- Données humaines : temps passé sur le projet, temps de travail global, jour de repos pris...
- Données quantitatives: quantités produites, jour/homme par activité.
- Données financières : coût par salarié, par activité.
L’analyse de ces données permettra à l’entreprise de mettre en exergue les axes d’amélioration, mais également de facturer les clients ou établir les fiches de salaire de ses collaborateurs (les éventuelles heures supplémentaires y apparaîtront).
De nos jours, il est également possible d’automatiser le suivi d’activités avec des logiciels de type « gestion des temps et activités » autrement appelés GTA.
Il faut noter que de nombreuses entreprises développant des logiciels SIRH proposent des solutions de GTA qui viennent en complément du logiciel SIRH existant, sous forme de module ou d’option.
Vous trouverez ci-dessous le détail des outils et solutions proposés :
- Paramétrage personnalisé en fonction du fonctionnement de l’entreprise.
- Feuilles de temps détaillées (plages horaires ou compteurs de jours par tâches, projets ou par clients).
- Notifications de validation pour les managers.
- Tableaux de bord et visualisation des données de temps et de budget avec filtres (salariés, projets, clients).
- Création de rapports personnalisés.
- Exportation des données.
Le suivi d’activité : le but poursuivi et les effets escomptés
L’un des principaux enjeux est bien évidemment d’améliorer la performance des équipes.
C’est aussi un excellent moyen de gérer ses projets, leur suivi et leur avancée.
L’utilisation de logiciels dédiés au suivi des activités présente de multiples avantages en termes de management, de gestion des ressources humaines, de tenue de la comptabilité et des finances.
Ces logiciels permettent ainsi de :
Réduire la charge administrative
Les collaborateurs renseignent eux-mêmes leur temps dans une application créée pour eux, simple et facile d’utilisation. Ils peuvent connaître facilement le cumul de leurs heures supplémentaires et le solde des heures à récupérer et ne plus solliciter chaque mois le service RH avec leurs demandes.
Par ailleurs, ces informations pourront être directement consultables par les managers pour la validation des feuilles de temps. Ces informations peuvent être exportées pour la facturation des clients et le montage des fiches de paie par les services comptabilité et ressources humaines. Finis les oublis et les doubles saisies !
On peut également imaginer que ces applications soient déployées sur ordinateur, tablette ou smartphone pour plus de proximité avec le collaborateur qui y aura accès en temps réel.
Maîtrise des coûts et du temps
Chaque manager peut afficher en temps réel les tâches exécutées et l’argent dépensé imputés à chaque activité. Cela peut lui servir à identifier les problèmes, à maîtriser et à affiner le pilotage de ses projets en redistribuant ses ressources.
Suivi des performances
L’analyse des données est un outil indispensable pour les services financiers, qui pourront calculer les coûts de revient, les marges et mesurer la rentabilité. Munie de ces informations en temps réel, l’entreprise pourra définir ou ajuster les objectifs ou les tarifs.
Fiabiliser les données et respecter la transparence des informations recueillies
Les logiciels sont paramétrés pour respecter le Code du travail et la convention collective à laquelle appartient votre entreprise. Vous pourrez évidemment adapter le logiciel à votre structure et demander à ce que cela s’adapte parfaitement à votre mode de fonctionnement.
Kelio, logiciel SIRH complet, propose des solutions simples de gestion des activités et des temps de travail adaptés à votre entreprise.
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