Pour l’exercice de leurs mandats, les représentants du personnel, qu’ils soient élus ou mandatés par les syndicats, bénéficient d’un nombre d’heures de délégation ou « crédit d’heures ». Retrouvez ici un point complet sur les heures de délégation : qui en bénéficie ? Combien d’heures de délégation disposent les membres élus du comité social et économique et les délégués syndicaux ? Est-ce qu’en tant qu’employeur vous pouvez contrôler ces heures ?
Les heures de délégation sont des heures pendant lesquelles les représentants du personnel vont s’absenter de leur poste de travail pour exercer leurs fonctions représentatives : rencontrer les salariés, mener des enquêtes en cas d’accident du travail non grave, aller à l’inspection du travail, mise en place des activités sociales et culturelles proposées par le Comité Social et Économique, etc.
A noter que le temps passé en réunion du comité social et économique ou en négociation collective n’est pas décompté des heures de délégation, tout en restant payé comme du temps de travail.
Qui bénéficie des heures de délégation ?
Ces heures sont accordées selon l’article L. 2315-7 du Code du travail :
- Aux seuls membres titulaires constituant la délégation du personnel du Comité Social et Économique ou CSE.
- Aux délégués syndicaux.
- Aux représentants syndicaux dans les entreprises d’au moins 501 salariés.
Sauf accord d’entreprise plus favorable, les membres suppléants n’ont pas de crédit d’heures au titre de leur mandat ainsi que les membres du Comité social économique (CSE) central.
Quelle est la durée du crédit d’heures ?
Le crédit d’heures varie selon le mandat et l’effectif de l’entreprise ou de l’établissement. Un accord collectif (accord de branche ou d’entreprise) ou les usages peuvent toutefois fixer un crédit d’heures plus favorable que le cadre légal ci-dessous.
Les membres titulaires du CSE bénéficient d’un crédit d’heures qui dépend de l’effectif de l’entreprise :
- de 11 à 49 salariés : 10h
- de 50 à 74 salariés : 18h
- de 75 à 99 salariés : 19h
- de 100 à 199 salariés : 21h
- de 200 à 499 salariés : 22h
- de 500 à 1499 salariés : 24h
- de 1500 à 3499 salariés : 26h
- de 3500 à 3999 salariés : 27h
- de 4000 à 4999 salariés : 28h
- de 5000 à 6749 salariés : 29h
- de 6750 à 7499 salariés : 30h
- de 7500 à 7749 salariés : 31h
- de 7750 à 9749 salariés : 32h
- de 9750 à 10 000 salariés : 34h
Ce crédit d’heures légal peut être augmenté en raison de circonstances exceptionnelles, tel qu’un projet de licenciement collectif.
Concernant les délégués syndicaux qui sont désignés par les organisations syndicales représentatives, ils bénéficient des heures suivantes :
- de 50 à 150 salariés : 12h
- de 151 à 499 salariés : 18h
- 500 salariés et plus : 24h
Dans les entreprises de 501 salariés et plus, le nombre d’heures de délégation des représentants syndicaux est fixé à 20 heures par mois, sauf circonstances exceptionnelles.
Les salariés à temps partiel disposent du même nombre d’heures de délégation que les salariés à temps plein sans toutefois que leur temps de travail ne puisse être réduit de plus d’un tiers par l’utilisation du crédit d’heures auquel ils peuvent prétendre.
Si le représentant du personnel est sous le régime du forfait annuel en jours, le crédit d’heures est décompté en demi-journée, soit l’équivalent de 4 heures de délégation.
En cas de cumul de mandats, il y a cumul des heures de délégation.
Ainsi, un membre élu du CSE peut cumuler son mandat avec celui de membre élu du CSE central, de délégué syndical, lorsque l’effectif de l’entreprise est d’au moins 300 salariés ou lorsqu’il est de moins de 50 salariés, auquel cas ce cumul est automatique, de représentant de la section syndicale ou de membre du comité de groupe, du comité d’entreprise européen ou du comité de la société européenne.
Dans ce cas, il bénéficiera d’un crédit d’heures affecté à chaque mandat.
Est-il possible de reporter les heures de délégation ?
La durée du crédit d’heures est indiquée mensuellement, mais il est possible de reporter les heures de délégation non utilisées, dans la limite de 12 mois.
Ainsi, le représentant du personnel peut reporter les heures de délégation non prises, sans pouvoir disposer dans le mois plus d’une fois et demie le crédit d’heures de délégation dont il bénéficie.
Par exemple, si un élu dispose de 10 heures par mois, il peut reporter ce crédit d’heures et le consommer dans un délai de 12 mois sans pouvoir dépasser un crédit d’heures mensuel de 15 heures. Il peut toutefois fractionner les heures reportées sur plusieurs mois.
Le représentant du personnel doit en informer l’employeur au plus tard 8 jours avant la date prévue de l’utilisation des heures de délégation reportées.
Est-il possible de transférer les heures de délégation ?
Les membres titulaires du CSE peuvent mutualiser les heures de délégation en se répartissant entre eux les heures de délégation :
- soit entre membres titulaires,
- soit au bénéfice des membres suppléants, qui ne bénéficient pas en principe de crédit d’heures.
Cette mutualisation doit être portée à la connaissance de l’employeur en précisant
- le nombre d’heures réparties au titre de chaque mois.
- l’identité des membres concernés.
Et ce au plus tard 8 jours avant la date prévue pour l’utilisation des heures de délégation.
Comment sont rémunérées les heures de délégation ?
Les heures de délégation sont considérées comme du temps de travail effectif et rentrent donc dans le calcul de la durée du travail des représentants du personnel. Elles sont rémunérées en tant que telles, à échéance normale (lors du règlement du salaire).
Pour le calcul de la rémunération des heures de délégation, le Code du travail pose comme principe que le salarié titulaire d’un mandat ne doit subir aucune perte de rémunération du fait de ses missions de représentation du personnel.
Le crédit d’heures de délégation peut être utilisé pendant le temps de travail, mais également en dehors du temps de travail, si l’exercice du mandat le nécessite. Dans ce dernier cas, ces heures de délégation sont rémunérées en heures supplémentaires avec droit à la contrepartie en repos.
Le représentant du personnel peut utiliser son crédit d’heures pendant un arrêt maladie sous réserve de l’autorisation de son médecin traitant à exercer son mandat. Dans ce cas, il y a cumul de l’indemnité maladie et du paiement des heures de délégation.
En revanche, si les heures de délégation sont utilisées pendant les congés payés, il n’y a pas cumul entre indemnité de congés payés et rémunération des heures de délégation.
Les heures de délégation doivent être payées à échéance normale, mais l’employeur ne doit pas les faire figurer sur le bulletin de paie (article R. 3243-4 du Code du travail). La nature et le paiement des heures de délégation sont mentionnés dans une fiche annexée au bulletin de paie.
Le non-paiement à échéance est considéré comme un délit d’entrave engageant la responsabilité pénale de l’employeur. Le représentant du personnel peut saisir le conseil des prud’hommes en paiement des heures de délégation qui lui sont dues par la voie du référé prud’homale et demander le paiement de dommages et intérêts.
Le refus de paiement des heures de délégation peut justifier une prise d’acte de la rupture du contrat de travail aux torts de l’employeur qui, si elle est considérée comme justifiée, aboutira à la requalification de la rupture du contrat en licenciement sans cause réelle avec paiement des indemnités afférentes.
Comment l’employeur peut-il suivre le décompte des heures de délégation ?
La question du suivi et du paiement de ces heures de délégation représente un enjeu fort pour les services RH et paie des entreprises.
Il est possible de mettre en place un contrôle de l’utilisation du crédit d’heures, en concertation avec les représentants du personnel.
Il ne peut s’agir en aucun cas d’un système d’autorisation préalable d’absence pour l’exercice des fonctions représentatives ou de contrôle a priori de l’utilisation des crédits d’heures de délégation. Un tel système constituerait un délit d’entrave.
En effet, les représentants du personnel n’ont pas à justifier de l’utilisation du crédit d’heures afin de réaliser leurs missions. Ces heures de délégation sont dédiées à l’exercice des fonctions représentatives uniquement et ne peuvent bien évidemment pas être utilisées à des fins personnelles.
Il existe une présomption de bonne utilisation de ces heures, l’employeur doit donc payer les heures de délégation déclarées et seulement après en réclamer le remboursement en rapportant la preuve d’une utilisation inadéquate, comme par exemple, le cas d’un élu qui assistait aux entraînements de foot de son fils en utilisant ses heures de délégation pour s’absenter de son poste (CA Caen 7 juillet 2022 n°21/00097).
Les représentants du personnel doivent toutefois informer l’employeur avant l’utilisation des crédits d’heure, en respectant un délai de prévenance qui variera en fonction du poste occupé.
Pour comptabiliser les heures de délégation, certaines entreprises ont mis en place les bons de délégation, à savoir un formulaire remis au supérieur hiérarchique où sont indiquées la nature du mandat, l’heure du départ et l’heure probable de retour. Là encore, il ne s’agit pas de contrôler l’opportunité de l’utilisation des heures, mais bien d’avoir un décompte du crédit.
Un tableau de suivi des heures de délégation est également nécessaire pour comptabiliser les heures affectées aux représentants du personnel et piloter les éventuels reports ou mutualisations entre les élus du CSE.
Pour simplifier et dématérialiser cette gestion fastidieuse, le logiciel SIRH Kelio propose une gestion complète des heures de délégation. Cette fonctionnalité permet de gérer les différents types de mandats, les transferts d'heures entre représentants, la pose de bons de délégation dématérialisés et/ou une déclaration a posteriori de leur utilisation. Kelio permet ainsi de faciliter la gestion des crédits d’heures des représentants du personnel (acquistion, reports, utilisation maximale, ...) de manière fiable et équitable, de gagner du temps sur les calculs des décomptes tout en garantissant la conformité réglementaire du paiement des heures de délégation.
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