La gestion des absences non rémunérées des salariés représente un poste très important et chronophage dans le quotidien des gestionnaires de paie. Comment calculer la retenue d’absences des salariés ? Quelles sont les différentes méthodes ? Quel est l’impact d’une absence non rémunérée sur les droits des salariés ? Comment gérer de manière efficiente l’absentéisme des salariés ?
L’absentéisme est un sujet central en gestion des Ressources Humaines. Sous effectifs, réorganisation de l’activité, recrutement de dernières minutes, l’absentéisme des salariés impacte fortement l’activité d’une entreprise, mais également la gestion des paies. Car selon les cas, la rémunération des absences diffère. Nous vous proposons dans cet article un éclairage sur la gestion en paie des absences non rémunérées.
Les absences du salarié : quelles absences ne sont pas indemnisées ?
Il existe une multitude d’absences dont la gestion en paie et l’impact diffèrent, d’où la complexité des services paie à gérer les absences des salariés. Mais quels sont les différents types d’absences ? Quelles sont celles qui sont indemnisées par l’employeur et celles qui ne le sont pas ?
Les absences autorisées et non autorisées
Maternité, maladie, congé sans solde, … Tout le long de sa vie professionnelle, le salarié a le droit de suspendre son contrat de travail pour différents motifs, il s’agit des absences autorisées prévues par la loi, la convention collective ou encore un accord d’entreprise. Ces absences sont :
- Soit indemnisées par l’employeur et/ou par la Sécurité Sociale.
- Soit non indemnisées par l’employeur, mais indemnisées par la Sécurité Sociale (ou autre organisme).
- Soit non indemnisées par l’employeur, le salarié ne perçoit alors aucune rémunération.
Lorsque le salarié s’absente sans transmettre aucun justificatif à son employeur, il s’agit d’une absence non autorisée qui n’est jamais maintenue par l’employeur.
Maintien de salaire ou non
Certaines absences sont maintenues par l’employeur, totalement ou partiellement. C’est la loi ou la convention collective ou encore l’accord d’entreprise si plus favorable qui détermine si la rémunération est maintenue ou non et le niveau d’indemnisation.
Quelques absences non indemnisées par l’employeur selon les dispositions du Code du travail :
- Le congé pour enfant malade.
- L’absence sans solde.
- L’absence maladie ou accident pour les salariés de moins d’un an d’ancienneté.
- La grève.
- Le congé pour création d’entreprise.
La retenue d’absence : comment la calculer ?
Il existe plusieurs méthodes pour calculer la retenue des absences non rémunérées :
- La durée mensuelle moyenne.
- La durée mensuelle réelle.
- La méthode en jours ouvrés.
- La méthode en jours ouvrables.
- La méthode en jours calendaires.
La méthode en durée mensuelle réelle
La méthode en durée mensuelle réelle est la seule méthode reconnue par la Cour de cassation. Si vous ne voulez pas prendre de risque et notamment pour des absences non rémunérées sujettes à contentieux, il est conseillé d’appliquer cette méthode.
Rémunération mensuelle / Nombre d’heures réelles du mois X Nombre d’heures d’absence
Exemple :
- Un salarié est absent 1 jour pour maladie enfant.
- Sa rémunération brute est de 2 500 euros pour 35H travaillées par semaine.
- Il travaille 7H par jour du lundi au vendredi.
- Le mois concerné par l’absence comporte 154 heures.
Retenue absence = 2500 / 154 X 7 = 113, 64 euros
La méthode en durée mensuelle moyenne
Une autre méthode pour calculer une retenue d’absence consiste à diviser le salaire mensuel par la durée mensuelle moyenne de travail soit 151,67 H pour un salarié à temps plein. Cette méthode simplifiée repose sur le postulat qu’un salarié effectue en moyenne 151,67 H par mois (35 X 52 /12).
Salaire mensuel / Nombre d’heures moyen de travail X Nombre d’heures d’absence.
Exemple :
- Un salarié à temps plein est absent 1 semaine pour congé sans solde soit 35H.
- Sa rémunération mensuelle est de 2 000 euros.
Retenue d’absence : 2000 / 151,67 X 35 = 461 ,53 euros
Cette méthode a toutefois ses limites et notamment lorsque le salarié est absent tout le mois et que le nombre d’heures d’absence réelles est supérieur au nombre d’heures moyen du mois.
La méthode en jours ouvrés
Dans cette méthode, nous ne parlons plus d’heures d’absences, mais de jours d’absences. Ainsi, elle ne permet pas de calculer de manière précise des absences qui seraient inférieures à une journée.
Toutefois, pour de nombreuses absences, appliquer cette méthode permet de simplifier le calcul et la lecture du bulletin de salaire.
On distingue deux sous-méthodes :
- La méthode en jours ouvrés réels.
- La méthode en jours ouvrés moyens.
Salaire mensuel / nombre de jours ouvrés du mois X nombre de jours ouvrés d’absence
Pour un calcul en jours ouvrés moyen, il convient de diviser le salaire par 21,67 jours pour un salarié à temps plein (5 X 52 /12).
Exemple :
- Un salarié prend 1 semaine de congé sans solde.
- Son salaire mensuel est de 2 000 euros brut.
- L’entreprise est ouverte du lundi au vendredi soit 5 jours par semaine.
- Il y a 22 jours ouvrés dans le mois.
Retenue absence en jours ouvrés réels : 2000 / 22 X 5 = 454,55 euros
Retenue absence en jours ouvrés moyens : 2000 / 21,67 X 5 = 461,47 euros
La méthode en jours ouvrables
La méthode en jours ouvrables fonctionne de la même manière que la méthode en jours ouvrés sauf qu’il faut décompter les jours ouvrables de l’entreprise soit du lundi au samedi. Le décompte peut se calculer en jours réels ou en jours moyens.
Salaire mensuel / nombre de jours ouvrables du mois X nombre de jours ouvrables d’absence
Pour la méthode en jours ouvrables moyens, on compte 26 jours ouvrables par mois (6 X 52 /12).
Exemple :
- Un salarié a 1 jour d’absence non rémunéré.
- Son salaire mensuel est de 2 000 euros brut.
- Il y a 27 jours ouvrables dans le mois.
Retenue absence en jours ouvrables réels : 2000 / 27 X 1 = 74,07 euros
Retenue absence en jours ouvrés moyens : 2000 / 21,67 X 5 = 76,92 euros
La méthode en jours calendaires
Cette méthode se calcule de la même manière que pour les deux précédentes méthodes, mais cette fois-ci il s’agit de décompter les jours en calendaire, c’est-à-dire du lundi au dimanche, y compris les jours fériés. Cette méthode est souvent utilisée pour décompter les absences indemnisées par la Sécurité Sociale, car les IJSS sont également versées en jours calendaires.
Salaire mensuel / nombre de jours calendaires du mois X nombre de jours calendaires d’absence
Exemple :
- Un salarié est absent pour maladie du 9 au 20 janvier soit 12 jours calendaires.
- Son salaire mensuel est de 3 000 euros brut.
Retenue absence en jours calendaires : 3000 / 31 X 12 = 1 161,29 euros
Absences non rémunérées : impact sur les droits des salariés
Une absence non rémunérée peut également impacter d’autres éléments de la paie. Les éléments impactés vont très largement dépendre du motif d’absence.
- Les droits à congés payés.
- L’ancienneté du salarié.
- Les primes contractuelles, conventionnelles ou instaurées par accord d’entreprise.
- La prime d’intéressement.
Afin de savoir quel est l’impact de chaque absence, il convient de se référer au texte qui réglemente celle-ci ou instaurant l’élément de paie. En cas d’absence de précision, il faut se référer aux dispositions du Code du travail.
Gestionnaire de paie : comment mieux gérer l’absentéisme ?
Récolte et saisie des absences, suivi des prolongations, contrôle de la paie, la gestion de l’absentéisme des salariés représente un poste très important dans la gestion quotidienne des services paies. Alors comment gérer les absences de manière plus efficiente ?
Nous partageons quelques pistes de réflexion visant à instaurer une gestion plus efficace de l’absentéisme de vos salariés :
- Décentraliser la saisie des absences auprès des salariés, grâce à un portail logiciel de gestion des absences, et faciliter la validation des congés par les managers.
- Définir un processus optimisé pour la transmission de l’information et des justificatifs au service paie. Là encore un logiciel de gestion RH dématérialisé permet des gains de temps considérables.
- Veiller à ce que le logiciel de paie soit correctement interfacé et paramétré tant pour la retenue de l’absence que pour son impact sur d’autres éléments de paie afin d’éviter un retraitement manuel.
- Mettre en place un contrôle croisé des absences en paie.
La gestion précise de l'absentéisme est indispensable à la régularisation des salaires. Kelio vous accompagne dans la gestion de l'absentéisme et des impacts qui peuvent en découler en paie, avec ses logiciels Kelio et 123Paie.
