Le suivi du temps de travail est une obligation légale pesant sur l’employeur qui doit contrôler et suivre l’activité de ses salariés. Pour cela, de nombreuses entreprises installent et utilisent des systèmes de pointage à l’aide d’une badgeuse afin de réaliser ce suivi. Ces systèmes permettent de tracer les horaires d’entrée et de sortie et de calculer automatiquement le nombre d’heures travaillées, de façon simplifiée et efficace. Un gain de temps pour l’employeur et ses salariés.
Quelles sont les obligations légales en matière de suivi du temps de travail ? L’employeur est-il dans l’obligation d’utiliser un système de pointeuse afin de se conformer à ces obligations ? Existe-t-il d’autres moyens pour répondre à cette obligation de suivi ?
Les obligations légales concernant le suivi du temps de travail
Le suivi du temps de travail en cas d’horaires individualisés
Lorsque le temps de travail des salariés est organisé sous la forme d’horaires individualisés, l’employeur doit assurer le suivi du temps de travail des salariés de façon très précise.
Plusieurs obligations lui sont imposées par le Code du travail. En effet, l’article D. 3171-8 prévoit que si les salariés d’un service ou d’une équipe ne travaillent pas selon le même horaire collectif de travail, la durée du travail de chacun de ses membres doit être comptabilisée. L’employeur doit enregistrer quotidiennement, par tout moyen, les heures de début et de fin de chaque période de travail ou relever le nombre d’heures de travail réalisées par le salarié. Chaque semaine, il doit en outre réaliser un récapitulatif des heures accomplies.
Les décomptes doivent faire apparaître les pauses et les coupures réalisées, ce qui demande un suivi précis des horaires de travail.
Le suivi du temps de travail en cas d’horaires collectifs
Lorsque le temps de travail est organisé de façon collective au sein de l’entreprise, tous les salariés sont soumis aux mêmes horaires collectifs de travail. L’employeur n’est pas exempt de toute démarche concernant le suivi du temps de travail, puisqu’il doit réaliser un décompte des heures travaillées par chaque salarié, et notamment des heures supplémentaires ou complémentaires, ainsi que des congés.
La preuve du temps de travail
L’employeur peut être amené à se justifier concernant les horaires de travail réellement réalisés par le salarié. Les règles concernant la preuve sont différentes en fonction du litige.
Le décompte des heures supplémentaires, complémentaires et des forfaits jours
Une répartition de la charge de la preuve
L’article L. 3171-4 prévoit qu’« en cas de litige relatif à l'existence ou au nombre d'heures de travail accomplies, l'employeur fournit au juge les éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés par le salarié. Au vu de ces éléments et de ceux fournis par le salarié à l'appui de sa demande, le juge forme sa conviction après avoir ordonné, en cas de besoin, toutes les mesures d'instruction qu'il estime utiles. »
La charge de la preuve repose donc à la fois sur l’employeur et sur le salarié.
La présentation d’éléments à l’appui de la demande du salarié
Le salarié ne doit pas justifier de la réalisation des heures qu’il considère comme travaillées et dont il réclame la rémunération, mais il doit présenter des éléments suffisamment précis à l’appui de sa demande. Ces éléments doivent permettre à l’employeur de fournir des éléments de réponse.
La fourniture par l’employeur d’éléments permettant de justifier les heures réalisées par le salarié
L’employeur doit ensuite fournir des éléments permettant, devant le juge, de justifier les heures effectivement réalisées par le salarié. Il doit ainsi démontrer, éléments probants à l’appui, la réalité des heures de travail. C’est ensuite le juge qui apprécie la réalité des heures sur la base des éléments présentés à la fois par le salarié et par l’employeur.
Le respect de la durée légale du travail
L’employeur est soumis à une réglementation stricte concernant la durée du travail réalisé par le salarié. Il s’agit des plafonds et limites imposés par le Code du travail en matière de durée quotidienne, hebdomadaire, et des règles relatives aux temps de pause et de repos.
En cas de litige dans ces domaines, c’est uniquement sur l’employeur que repose la charge de la preuve du respect de la durée légale du travail. Il doit également pouvoir justifier qu’il a permis au salarié de pouvoir prendre ses congés.
Les preuves admises par les tribunaux
La diversité des éléments de preuves admis
L’employeur et le salarié peuvent produire différents types d’éléments de preuve, et notamment des décomptes de temps de travail, des relevés de présence, qu’il s’agisse d’éléments obligatoires ou non. Les attestations de clients ou de salariés ont déjà été considérées comme recevables, sous certaines conditions.
Le pointage
Les décomptes d’heures réalisées par un système de pointage sont également acceptés comme moyen de preuve lorsque ces décomptes sont fiables et infalsifiables.
Le suivi du temps de travail en pratique
La mise en place d’un système de suivi des temps de travail en entreprise doit répondre à des considérations d’ordre pratique. Il doit être adapté aux spécificités de l’entreprise (sa configuration géographique, ses postes de travail, son organisation), mais également de ses salariés (télétravail, salariés itinérants, sur poste). Il doit également être efficace, afin d’optimiser le temps passé au suivi et au contrôle des activités.
L’employeur a-t-il l’obligation d’installer une pointeuse ?
L’employeur n’a pas l’obligation de mettre en place un système de contrôle spécifique de la durée du travail de ses salariés. Il peut librement choisir le système mis en place, en fonction de sa structure et de son organisation. Il peut s’agir d’un registre, de feuilles de présence, ou tout autre document permettant un suivi du temps de travail de ses salariés.
Ces documents doivent pouvoir servir d’éléments de preuve en cas de litige sur la durée du travail ou sur le respect du temps de travail, devant les tribunaux ou l’inspection du travail.
En pratique, l’employeur a tout intérêt à mettre en place un système permettant de réaliser le suivi et la gestion des temps de travail de façon efficace. La mise en place d’un système de badgeage électronique ou numérique peut permettre de simplifier et de fiabiliser le suivi.
Il est recommandé de conserver les documents de suivi pendant 3 ans, afin de suivre les délais de prescription en matière de paiement des salaires.
Quels sont les avantages à l’installation d’une pointeuse ?
Un système de badgeage par le biais d’une pointeuse peut être mis en place au sein de l’entreprise, il présente de nombreux avantages.
Un gain de temps
L’installation d’un système de badgeage permet à la fois un gain de temps pour les salariés : il leur suffit de présenter leur carte de pointage sur la badgeuse, et pour les employeurs : les données remontent directement dans le système informatique où elles sont stockées.
Une meilleure gestion des ressources humaines
Il est possible, et même vivement recommandé, de synchroniser les données qui remontent de la pointeuse à un logiciel de gestion des temps et des activités, et même au logiciel de paie. Les avantages au niveau de la gestion des ressources humaines sont alors démultipliés :
- Une meilleure gestion des retards et absences : le logiciel de gestion de temps peut remonter rapidement l’information des retards ou absences au service des ressources humaines.
- Une meilleure productivité par le suivi de l’activité par l’employeur et le salarié.
- Un suivi des congés payés.
- Un gain de temps dans la préparation des variables de paie chaque mois lorsque le logiciel de paie est synchronisé avec celui de la gestion des temps.
Une réduction des contentieux
Grâce à un suivi efficace et fiable du temps de travail, l’employeur va limiter le risque de contentieux en se mettant en conformité au regard des différentes obligations pesant sur lui.
Par ailleurs, le logiciel peut être paramétré pour générer des alertes en cas de dépassement du temps de travail, limitant ainsi les entorses au droit du travail.
Comment mettre en place un système de pointeuse au sein de l’entreprise ?
Le badgeage peut être mis en place au sein de l’entreprise sous certaines conditions.
La fiabilité du système de pointage
Le Code du travail impose que le système de pointage soit fiable et infalsifiable. Il doit être impossible de modifier a posteriori les données de pointages ou les compteurs. À défaut, les données ne pourront pas être utilisées en cas de litige avec le salarié.
La consultation du CSE
La mise en place d’une solution de badgeage au sein de l’entreprise doit faire l’objet d’une information-consultation du CSE. Les salariés concernés doivent également être informés de la mise en place du dispositif.
Le respect du RGPD
Le dispositif mis en place doit répondre aux obligations mises en place par le RGPD. Il est nécessaire que le dispositif respecte les droits et libertés des salariés. Les données collectées doivent être uniquement celles nécessaires pour procéder au contrôle des horaires de travail, les pointeuses utilisant la biométrie, par exemple par reconnaissance faciale ou empreintes digitales, ne sont pas autorisées.
Cette réglementation s’inscrit dans le prolongement de celle du Code du travail qui prévoit dans son article L. 1121-1 que « Nul ne peut apporter aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives de restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché. »
L’emplacement de la badgeuse
Il relève du pouvoir de direction de l’employeur de décider de l’implantation des badgeuses. Le choix du lieu d’implantation des badgeuses est important pour éviter tout contentieux sur la qualification du temps entre les vestiaires, la badgeuse et le poste de travail.
La mise en place d’un système de pointeuse n’est pas obligatoire en entreprise, néanmoins ce système présente de nombreux avantages et permet une gestion des ressources humaines fiable et évite un grand nombre de contentieux en la matière. Afin de s’adapter aux nouvelles formes de travail existantes, il existe maintenant des systèmes adaptés pour les salariés itinérants ou en télétravail, afin que ces systèmes puissent être utilisés par tous les salariés, quelle que soit leur situation.
