Un espace personnalisé RH, ou portail RH, est une fonctionnalité essentielle d'un SIRH qui offre de l'autonomie et de la responsabilisation à tous les niveaux de l’entreprise (salariés, managers, RH). Il jour ainsi un rôle dans la valorisation de la marque employeur. Voyons plus en détail ses fonctionnalités essentielles et comment choisir le bon portail RH qui améliorera efficacement vos processus internes et augmentera la satisfaction de toutes les parties prenantes.
Qu’est-ce qu’un portail RH ?
Un portail RH est l'interface permettant aux différents utilisateur d'un logiciel RH d'interagir avec la solution. Conçu comme un outil collaboratif, il offre un accès sécurisé aux informations personnelles et professionnelles des employés, permettant ainsi aux collaborateurs, aux managers et à l'équipe des ressources humaines de gérer efficacement leurs données.
La plateforme favorise la communication et le partage de données entre les différentes parties prenantes de l'entreprise, améliorant ainsi la collaboration interne. Chaque utilisateur ne peut accéder qu'aux données RH qui le concernent, garantissant ainsi la confidentialité des informations.
Les portails RH intègrent diverses fonctionnalités visant à simplifier la gestion administrative du personnel, y compris la gestion des congés, du temps de travail et d'autres processus. L'automatisation de ces tâches contribue à une gestion plus efficace de l'ensemble du cycle de vie de l'employé.
Les 3 volets d’un bon portail RH
Les différentes fonctionnalités d’un portail RH permettent une accessibilité et une gestion des données de manière sécurisée aux différents acteurs de l’entreprise :
Un espace RH personnalisé
Un portail facilite la gestion de l'ensemble des processus RH de l'entreprise ainsi que le travail des équipes RH. L’espace collaboratif crée un lien entre salariés, managers et RH où chacun gagne en autonomie et en responsabilité.
Les informations sont décentralisées, les processus sont simplifiés et automatisés, notamment tout ce qui concerne la gestion du temps (demandes d’absences, arrêts maladie, heures supplémentaires). Cela permet également de dématérialiser et signer électroniquement des documents contractuels : contrats de travail, avenants, etc.
Le portail Manager
La digitalisation de nombreux processus évite les saisies de données et les pertes de documents. Un portail RH augmente la productivité des managers et réduit leur charge mentale.
Il permet, en quelques clics, de gérer les plannings des équipes, d'approuver les demandes de congé, de soumettre des demandes de recrutement, de suivre les évaluations de performance et les entretiens individuels, les demandes de formation, etc.
Le portail RH Salarié
Appelé également self-service RH, le portail salarié correspond à l’interface des employés d'une entreprise, souvent accessible via un espace personnalisé. Il leur permet d'accéder à leurs informations personnelles, de gérer leur profil, de consulter leur relevé d'heures travaillées, leurs congés et absences, leurs avantages sociaux, leurs formations, leurs notes de frais, etc.
Les salariés sont autonomes dans la mise à jour de leurs coordonnées, leurs demandes de congé, la consultation de leurs bulletins de paie ou le téléchargement d’attestations. En responsabilisant vos employés, vous déchargez votre service RH d’une charge de travail administrative et sans valeur ajoutée.
5 avantages à utiliser un portail RH
Découvrons cinq avantages à mettre en place un portail RH au sein de votre entreprise.
1. Rendre autonomes vos salariés
En donnant des accès individualisés, chaque collaborateur peut modifier ses données personnelles : adresse, RIB, situation familiale, etc. Il peut télécharger librement ses bulletins de paie, une attestation de l’employeur ou d’autres documents officiels. Fini les demandes intempestives et chronophages aux équipes RH !
2. Faciliter la circulation de l’information au sein de l’entreprise.
Donner accès à l’information de manière dématérialisée permet d’élargir le champ de communication : offres d’emplois internes, sessions de formation, événements d’entreprise, mobilités internes, avantages du CSE, actualités, nouveau document interne, etc.
3. Automatiser certains processus et tâches répétitives
À titre d’exemple, un portail RH facilite l'accès et la réalisation de processus RH tels ques la gestion des plannings, la gestion des congés ou encore des notes de frais. Le logiciel évite les allers-retours pour validation, et facilite la communication des informations comme les plannings horaires par exemple.
4. Fluidifier le partage de documents
La possibilité de télécharger et de transmettre directement tout document officiel réduit le délai de traitement et les risques de perte.
Exemple : justificatifs des notes de frais, arrêts maladie, acte de naissance, etc.
5. Répartir la gestion administrative entre les RH, managers et collaborateurs
La gestion des salariés ne repose pas entièrement sur la responsabilité du service RH. Chaque partie a accès à un portail personnalisé, lui donnant accès uniquement aux informations qui le concernent et de réaliser des actions au plus proche de sa zone de responsabilité.
Comment choisir son portail RH ?
Il est important de choisir un logiciel de gestion RH, simple, facile à prendre en main et à diffuser dans les différents services de l’entreprise. Il est important qu’en quelques heures de formation, tous les employés puissent prendre en main le logiciel.
Le fonctionnement d’un portail RH repose sur un accès individualisé à ce logiciel RH : il doit assurer une confidentialité et une sécurité totale pour chaque collaborateur. Impossible pour votre collègue de consulter votre fiche de paie ou pour votre manager d’accès à des informations qui seraient confidentielles.
La plupart des logiciels RH propose un portail salarié avec des fonctionnalités plus ou moins poussées. Un bon portail RH offre a minima un espace personnel du salarié, l’accès aux données personnelles et aux bulletins de paie, le stockage des documents, la possibilité d’effectuer des demandes à sa hiérarchie ou la gestion des absences.
5 critères clés pour choisir votre logiciel RH
1. Fonctionnalités et personnalisation
Vérifiez les fonctionnalités offertes par la solution, ainsi que la possibilité de s’adapter à vos attentes. Le portail RH doit s’adapter aux besoins spécifiques de votre entreprise, notamment au regard de sa taille, de son secteur d’activité, de ses enjeux et de ses problématiques. A titre d'exemple, Kelio propose un portail RH totalement personnalisable grâce à un système de vignettes et d'apps au choix, et offre la possibilité de le connecter à des sites externes en quelques clics, afin de créer un environnement de type intranet.
2. Interface utilisateur intuitive
Le logiciel RH doit proposer une interface self service conviviale et intuitive, qui facilitera l'adoption par les utilisateurs et améliorera l'efficacité globale de la gestion des ressources humaines.
3. Sécurité et confidentialité
Le logiciel doit offrir des mesures de sécurité robustes pour protéger les informations sensibles de votre entreprise et empêcher le partage de données confidentielles. Dans le cadre d’une solution SaaS, l’éditeur hébergeant vos données doit vous assurer de leur fiabilité et de la sécurité des données internes et externes. Le droits d'accès sur le portail RH doivent pouvoir être configurés de manière fine afin que chaque partie prenante de l'entreprise ne puisse accéder qu'aux informations le concernant.
4. Intégration avec d'autres systèmes
La capacité du logiciel à s'intégrer avec d'autres systèmes RH, tels que la gestion de la paie, la gestion comptable ou la gestion des avantages sociaux, est essentielle pour garantir une gestion harmonieuse de tous les processus RH. Un portail RH personnalisable peut faciliter la centralisation de toutes ces informations et faire gagner du temps au quotidien.
5. Support et Formation
Le fournisseur de logiciel doit proposer un support technique solide et des ressources de formation pour vous aider à maximiser l'utilisation du logiciel et à résoudre tout problème qui pourrait survenir.
Dernier point, les portails RH en mode SaaS fonctionnent souvent par abonnement, proposant des modulations tarifaires selon les fonctionnalités souscrites. C’est une bonne solution pour ajuster votre budget à vos besoins !
Pour vous permettre de tirer tous les bénéfices de votre logiciel RH, Kelio propose un portail RH personnalisable aux couleurs et aux usages de votre organisation. Vous pourrez choisir les fonctionnalités adaptées à vos besoins spécifiques !
