Pour tout employeur, la rédaction de la fiche d’embauche est une étape cruciale dans le recrutement de chaque salarié. Également appelé fiche de poste, ce document est incontournable pour la définition du métier de chaque salarié et de sa place dans l’entreprise. La fiche de poste n’est pourtant pas une obligation au regard du code du travail, mais aucun département de ressources humaines ne saurait faire l’impasse sur cet outil essentiel.
Ce guide vous propose d’examiner l’usage et le contenu d’une bonne fiche de poste, ainsi que des conseils sur les informations essentielles que l’on doit y retrouver pour optimiser les relations entre employeur et salarié.
A quoi sert une fiche d’embauche ?
La fiche d’embauche, ou fiche de poste, est un document d’une ou plusieurs pages qui récapitule la fonction et les missions d’un salarié au sein d’une entreprise. Il faut distinguer cette fiche du contrat de travail, qui est une obligation et doit respecter un formalisme précis.
Il ne faut pas non plus confondre la fiche de poste avec la DPAE, qui désigne la Déclaration Préalable à l’Embauche : il s’agit là encore d’une obligation légale, qui consiste pour les entreprises à déclarer tout nouveau salarié à l’URSSAF lors de son recrutement. La DPAE fait partie des formalités administratives liées au recrutement des salariés.
Avant de signer un contrat pour un emploi, un candidat aime pouvoir prendre connaissance au préalable des tâches que recouvre le poste, des objectifs qui lui seront fixés, et des activités qu’il aura à accomplir dans l’exercice de son métier. La fiche de poste est donc aussi utile au processus de recrutement d’un collaborateur que l’entretien d’embauche ou l’évaluation des compétences.
Rédiger une fiche de poste est un exercice auquel les entreprises doivent être préparées, afin d’assurer une bonne communication avec leurs salariés à tout moment, du recrutement jusqu’à la gestion quotidienne de l’activité.
Quelles informations le salarié s’attend-il à trouver sur sa fiche de poste ?
Le service des ressources humaines s’occupe généralement de la mise en place d’un document type pour remplir les fiches de poste de façon efficace et complète.
On s’attend à trouver sur cette fiche une définition claire du poste, avec un intitulé et une liste des missions et objectifs. Ces objectifs doivent être quantifiés, afin qu’ils soient utilisables dans une évaluation future du collaborateur.
La fiche d’embauche devrait également mentionner les besoins en formation associés au poste, ainsi que les outils que requièrent les tâches à accomplir. Ainsi, le candidat peut se positionner facilement en fonction de ses compétences, ou peut se consacrer à une formation en amont pour maîtriser les outils nécessaires.
On devrait y retrouver listée la mise à disposition des ressources humaines et financières nécessaires à l’accomplissement des tâches. Le salarié potentiel s’attend enfin à trouver sur la fiche de poste les éléments principaux du contrat de travail : la durée du travail, le montant du salaire, ou encore les droits aux congés et à la formation liés au poste. Toutes ces informations rendront le contrat de travail d’autant plus facile à rédiger le moment venu.
La description de la fiche de poste peut-elle évoluer dans le temps ?
Tout emploi est voué à se développer et à évoluer, tout comme le collaborateur qui l’exerce. Le contenu de la fiche de poste est laissé à l’appréciation de l’employeur, qui doit non seulement s’appliquer à le rendre complet lors du recrutement, mais s’assurer aussi par la suite que ce document correspond à tout moment au métier et à ses réalités.
La fiche de poste est à la fois au service des salariés et au service de l’employeur, elle permet une communication claire et efficace ainsi qu’une fluidité des processus de recrutement et de gestion des ressources humaines.
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