La prime de déplacement est une indemnité due aux salariés contraints de se déplacer pour le compte de leur entreprise. Sous certaines conditions, cette indemnité est exonérée de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu. Mais quelles sont les conditions pour bénéficier de l’indemnité de déplacement ? Quelles sont les limites d’exonérations ? Comment la traiter en paie ? Dans cet article, nous vous proposons de faire le point sur la prime de déplacement et son traitement en paie.
Qu’est-ce qu’une prime de déplacement ?
Lorsqu’un salarié est en déplacement en dehors des locaux de l’entreprise, pour une mission, une formation professionnelle ou encore pour aller voir un client ou un fournisseur, il peut se faire rembourser les frais de déplacement engagés en franchise de cotisations.
La prime de déplacement, c’est quoi ?
La prime de déplacement est une indemnité versée aux salariés pour compenser les frais qu'ils engagent lors de leurs déplacements professionnels.
La prime couvre généralement les frais de transport (billets de train, essence, péages), de restauration et, parfois, d'hébergement.
La notion de déplacement professionnel
Les frais de déplacement entrent dans le champ d’application des frais professionnels. Il s’agit des dépenses spécifiques, inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié, qu’il supporte dans le cadre de l’accomplissement de ses missions (arrêté du 20 décembre 2002 modifié, art. 1, JO du 27). Ces frais correspondent aux dépenses engagées par le salarié lorsqu'il doit se déplacer en dehors de son lieu de travail habituel pour mener à bien des missions spécifiques liées à son emploi.
Les déplacements professionnels peuvent inclure (liste non exhaustive) :
- Les trajets pour rencontrer des clients ou des fournisseurs.
- La participation à des réunions, conférences ou séminaires.
- Les visites de chantiers, de sites ou d'autres établissements de l'entreprise.
- La réalisation de formations ou de stages.
Prime de déplacement : comment ça marche ?
La prime de déplacement a pour but de compenser les dépenses supplémentaires engagées par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle et se décline en plusieurs catégories de remboursement :
- Les frais de transport.
- Les frais de repas.
- Les frais d'hébergement.
Rembourser les frais de transport
L’employeur peut rembourser les frais de transport des salariés en déplacement professionnel, qu’il s’agisse d’un déplacement avec son véhicule personnel, son vélo personnel ou encore les transports en commun.
Utilisation du véhicule personnel
Si un salarié utilise son véhicule personnel pour un déplacement professionnel, l'employeur peut lui rembourser les frais engagés en exonération de cotisations, sur présentation de justificatifs (arrêté du 20 décembre 2002, art. 2).
Par véhicule personnel, on entend un véhicule dont le salarié, son conjoint ou un membre de son foyer fiscal est propriétaire ou loue (BOSS, Frais professionnels, § 420, 01/01/2024).
Pour faciliter la gestion des frais professionnels, tant pour le salarié que pour l'employeur, ce dernier peut aussi rembourser ces frais sous forme d'indemnités forfaitaires exonérées de cotisations, à condition que leur montant ne dépasse pas les barèmes kilométriques publiés chaque année par l'administration fiscale.
L'employeur doit être en mesure de prouver l'existence des déplacements professionnels et le nombre exact de kilomètres parcourus. Si le montant des indemnités dépasse le barème fiscal, la fraction excédentaire n'est exonérée que si l'employeur fournit les justificatifs correspondants. Dans le cas contraire, elle est assujettie aux cotisations sociales (BOSS, Frais professionnels, § 400, 01/01/2024).
Cas du covoiturage :
En covoiturage, seul le propriétaire du véhicule bénéficie de l'indemnité pour un trajet donné (BOSS, Frais professionnels, § 400, 01/01/2024).
Utilisation d’un vélo personnel
Si un salarié utilise son vélo personnel pour un déplacement professionnel, moyen de transport de plus en plus utilisé par les salariés, notamment en milieu urbain, il peut recevoir une indemnité exonérée de cotisations à hauteur de 25 centimes d’euro par kilomètre parcouru. L’entreprise doit cependant être en mesure de prouver la réalité du déplacement, le mode de transport utilisé, ainsi que le nombre de kilomètres effectués (BOSS, Frais professionnels, §§ 490 et 500, 01/01/2024).
Utilisation des transports en commun
Les autres frais de transport engagés par un salarié lors d'un déplacement professionnel peuvent être remboursés en exonération de cotisations, sur la base des frais réels avec justificatifs obligatoires (billet de train, ticket de métro, …).
Rembourser les frais de repas
En fonction des cas, les modalités de remboursement des frais de repas lors d'un déplacement professionnel sont différentes.
Retour au logement pour dormir
Lorsque le salarié effectue un déplacement professionnel qui occasionne des frais de repas, mais pas de frais de logement, car il peut regagner son domicile, ces frais de repas sont considérés comme des frais professionnels. Ce type de déplacement implique que le salarié travaille hors des locaux de l’entreprise et doit prendre un repas hors de l’entreprise (au restaurant, sur un chantier, etc.).
Frais réels ou allocations forfaitaires
Le remboursement des repas pris à l’extérieur de l’entreprise lors d’un déplacement professionnel peut se faire soit sur présentation de justificatifs (frais réels), soit sous forme d’indemnisation forfaitaire.
Petits déplacements : allocations forfaitaires repas (par jour en 2024)
- Repas au restaurant : 20,70 €
- Repas hors des locaux : 10,10 €
La limite pour un repas au restaurant s’applique lorsque l’employeur peut démontrer que le salarié est en déplacement professionnel et contraint de prendre un repas au restaurant.
Si le salarié n'est pas contraint de prendre son repas au restaurant ou que les usages de la profession ne l'exigent pas, la limite d’exonération pour les repas hors des locaux de l’entreprise s’applique.
Les barèmes spécifiques : les indemnités de petit déplacement et grand déplacement
Des barèmes spécifiques existent pour certains secteurs d’activité ayant des déplacements fréquents ainsi pour les grands déplacements.
Petits déplacements des intérimaires, des salariés du BTP, de la tôlerie, de la chaudronnerie et de la tuyauterie industrielle
Pour les entreprises de travail temporaire, des travaux publics, du bâtiment, de la tôlerie, de la chaudronnerie et de la tuyauterie industrielle, des limites spécifiques d'exonération s'appliquent aux indemnités de petit déplacement destinées à couvrir les frais de repas et de transport.
L’indemnité de transport prend en compte les distances parcourues aller et retour, multipliées par la moitié de la valeur du barème kilométrique fiscal prévu pour un véhicule de quatre chevaux fiscaux. Ce barème est publié annuellement par l’administration fiscale. Pour 2024, le montant est de 0,30 euros par kilomètre. En cas d’utilisation d’un véhicule électrique, le montant de l’indemnité kilométrique est majoré de 20%.
Les indemnités de grand déplacement
Les grands déplacements sont les déplacements professionnels qui empêchent le salarié de regagner chaque jour sa résidence habituelle. Le salarié est présumé empêché de rentrer chez lui si la distance entre son domicile et le lieu de déplacement est d’au moins 50 km (aller ou retour) et que les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance en moins de 1h30 (aller ou retour).
Toutefois, si ces critères ne sont pas remplis, l’employeur peut prouver que le salarié ne pouvait effectivement pas rentrer chez lui en fonction de certaines circonstances (horaires, mode de transport, etc.).
Cas particuliers non admis :
Selon le BOSS, la situation de grand déplacement ne peut pas être admise pour :
- Un salarié qui suit son conjoint recruté dans une autre entreprise.
- Un salarié embauché ponctuellement pour une mission éloignée de son domicile.
- Un salarié préparant ses missions dans les locaux de l’entreprise en région parisienne avant un départ à l’étranger.
- Un salarié qui maintient son domicile à l’étranger après avoir accepté un emploi en France.
Remboursement au réel ou allocations forfaitaires
L’employeur peut rembourser les frais de nourriture et de logement des salariés en grand déplacement soit sur la base des frais réels, soit par le versement d'allocations forfaitaires.
Grand déplacement en métropole
Pour des déplacements n'excédant pas 3 mois de date à date, les limites d'exonération en 2024 sont :
- 20,70 € par repas.
- 74,30 € par jour pour le logement et petit-déjeuner à Paris et sa proche banlieue (92, 93, 94), ou 55,10 € dans les autres départements de France métropolitaine.
Pour des déplacements supérieurs à 3 mois, un abattement s’applique :
- 15% au-delà de 3 mois et jusqu’à 2 ans.
- 30% au-delà de 2 ans et jusqu’à 6 ans.
Grands déplacements en outre-mer
Les limites d’exonération pour les allocations forfaitaires varient selon les territoires et sont basées sur les indemnités de mission allouées aux personnels civils et militaires de l’État en mission temporaire en France d’outre-mer. Les mêmes règles d’abattement s’appliquent que pour les grands déplacements en métropole.
Grands déplacements à l’étranger
Concernant les indemnités de grand déplacement à l’étranger, les limites d'exonération sont basées sur l’indemnité de mission du groupe 1 pour les personnels de l’État en mission à l’étranger.
Pour les déplacements à Monaco en 2024, les allocations forfaitaires sont de 20 € par repas et 120 € pour l'hébergement (150 € pour un salarié reconnu handicapé).
Lorsque l’employeur fournit ou prend en charge les frais d’hébergement, une réduction du barème s’applique :
- 65% de réduction pour le logement gratuit.
- 17,50% de réduction pour un repas gratuit.
- 35% de réduction pour deux repas gratuits.
Par ailleurs, sur le même principe que les grands déplacements en métropole et en outre-mer, un abattement s’applique en cas de déplacement supérieur à 3 mois.
Prime de déplacement : comment la traiter en paie ?
En cas de déplacement d’un salarié, qu’il s’agisse d’une journée de formation ou d’une plus grande mission, il est important de bien connaître les règles en matière de traitement paie afin d’éviter tout risque de redressement en cas de contrôle Urssaf. En effet, les frais professionnels représentent le poste de redressement le plus fréquent en cas de contrôle.
Exonération de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu sous certaines conditions
Les frais de déplacement sont exonérés de cotisations et contributions sociales ainsi que d’impôt sur le revenu sous certaines conditions :
- Justificatifs si remboursement sur frais réels.
- Respect des limites d’exonérations si allocation forfaitaire.
- Doivent être conformes à leur objet.
Déclaration des frais de déplacement en DSN
Les frais de déplacement sont déclarés en DSN mensuelle dans le bloc S21.G00.54 « Autre élément de revenu brut ».
Le type de frais professionnels est renseigné à la rubrique S21.G00.54.001 avec les codes suivants :
- 07 – Frais professionnels remboursés au forfait
- 08 – Frais professionnels pris en charge par l'employeur
- 09 – Frais professionnels remboursés au réel
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