Les frais engagés par les salariés lorsqu’ils utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnels peuvent être remboursés par l’employeur et exonérés de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu dans certaines limites. Ces plafonds sont définis par le barème des indemnités kilométriques mis à jour chaque année, généralement en mars ou avril.
On distingue alors les frais de transport des salariés dans le cadre de leur activité professionnelle et les frais de transport domicile-travail.Mais qui peut bénéficier des remboursements de frais professionnels au titre des indemnités kilométriques ? Quelles sont les conditions pour bénéficier des exonérations ? Et quel est le montant des indemnités kilométriques en 2024 ?
Découvrez tout ce qu'il faut savoir sur les indemnités kilométriques : bénéficiaires, conditions et montants en 2024 !
Qu'est-ce que les indemnités kilométriques ?
Les indemnités kilométriques sont un dispositif permettant de rembourser les frais engagés par un salarié lorsqu’il utilise son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle. Ces indemnités sont exonérées de cotisations sociales et d’impôts, mais dans certaines limites. C’est là qu’entre en jeu le barème des indemnités kilométriques, prenant en compte le type de véhicule et la distance parcourue.
Les indemnités kilométriques, c'est quoi ?
Les indemnités kilométriques permettent de compenser les frais engagés par un salarié lorsqu’il utilise son véhicule personnel pour des déplacements à des fins professionnelles. Ces indemnités couvrent non seulement les frais d’essence, mais aussi l’usure du véhicule, les réparations éventuelles, l’assurance et d’autres frais d’entretien.
On distingue 2 types de remboursement des frais professionnels sous forme d’indemnités kilométriques :
- Remboursement des frais de déplacement dans le cadre de l’activité professionnelle du salarié.
- Remboursement des frais de trajet domicile-travail.
Qui peut bénéficier du remboursement des frais de déplacement ?
L'utilisation des indemnités kilométriques peut se diviser en deux principaux cas de figure : les frais de déplacement dans le cadre de l’activité professionnelle et les frais liés au trajet domicile-travail. Ces deux situations sont soumises à des règles distinctes.
Frais de déplacement dans le cadre de l'activité professionnelle
Lorsqu'un salarié est amené à utiliser son véhicule personnel pour des besoins strictement professionnels (comme se rendre chez un client ou acheter des fournitures), l'employeur peut lui rembourser les frais engagés. Ce remboursement peut se faire de deux manières :
- Sur la base des frais réels : Le salarié doit présenter des justificatifs pour chaque dépense (carburant, entretien, assurance, etc.). Les remboursements correspondants sont exonérés de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu.
- Sous forme d'indemnités forfaitaires : Pour simplifier la gestion des frais professionnels, l'employeur peut choisir de rembourser les frais de déplacement sous forme d'indemnités kilométriques. Ces indemnités sont exonérées de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu dans la limite des montants fixés par le barème.
En tout état de cause et quelle que soit la méthode utilisée, l’employeur doit être en mesure de justifier la réalité des déplacements professionnels et le nombre exact de kilomètres parcourus.
Frais domicile-travail
Les indemnités kilométriques peuvent également couvrir les frais liés au trajet domicile-travail, mais uniquement si le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel pour se rendre au travail. Cela peut être le cas si les transports en commun ne sont pas adaptés aux horaires de travail du salarié ou si le lieu de travail n’est pas ou mal desservi par les transports en commun.
Deux possibilités de remboursement existent également pour ces trajets :
- Remboursement aux frais réels : Le salarié peut fournir des justificatifs détaillant ses dépenses et être remboursé en conséquence. Ces frais sont exonérés de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu.
- Indemnités forfaitaires : Tout comme pour les déplacements professionnels, l'employeur peut choisir de verser des indemnités kilométriques, à condition que le montant respecte les limites du barème annuel publié par l’administration fiscale.
Les conditions à remplir pour bénéficier des indemnités kilométriques
Le salarié, ou le cas échéant son conjoint ou l’un des membres de son foyer fiscal, doit être propriétaire du véhicule ou le louer. En cas de covoiturage, seule la personne propriétaire du véhicule peut prétendre à l'indemnité.
Par ailleurs, les salariés ne sont pas les seuls bénéficiaires des indemnités kilométriques, les stagiaires peuvent également en bénéficier dans les mêmes conditions que les salariés. Le montant des remboursements des indemnités kilométriques n’est pas pris en compte dans le calcul de la franchise de cotisations de la gratification des stagiaires.
Lorsqu’un salarié bénéficie du remboursement de ses frais de déplacement sous forme d’indemnités kilométriques, il doit fournir plusieurs justificatifs à son employeur. Ces documents permettent de prouver l’utilisation effective du véhicule et la réalité des trajets effectués. Ainsi, le salarié doit fournir à son employeur la carte grise du véhicule, qui doit être au nom du salarié, de son conjoint ou d'un membre de son foyer fiscal, ou le contrat de location si le véhicule est loué.
L’employeur peut également demander au salarié de signer une attestation sur l’honneur indiquant qu’il utilise son véhicule personnel pour se rendre au travail ou pour effectuer ses déplacements professionnels.
Par ailleurs, les indemnités kilométriques peuvent être remboursées en franchise de cotisations qu’en cas d’utilisation effective du véhicule personnel du salarié. Ainsi, en cas d’absence du salarié (congés payés, maladie, …) ou de télétravail, les indemnités kilométriques ne sont pas dues.
Le barème des indemnités kilométriques en 2024
Le barème des indemnités kilométriques en 2024 est mis à jour chaque année par l'administration fiscale. Ce barème prend en compte plusieurs facteurs, tels que le type de véhicule utilisé (automobile, moto, etc.) et la distance parcourue. Il permet ainsi d’évaluer de manière forfaitaire les frais liés à l’utilisation du véhicule, y compris le carburant, l’entretien, l’assurance et l’usure.
Dans la limite de ce barème, et sous réserve du respect des conditions d’exonérations, les indemnités kilométriques sont exonérées de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu.
Barème auto en 2024
Barème deux roues de cylindrée inférieure à 50 cm3 en 2024
Barème des motos en 2024
Par ailleurs, en cas d’utilisation d’un véhicule électrique, ces barèmes sont majorés de 20%.
Comment calculer les indemnités kilométriques ?
Le barème des indemnités kilométriques prend en compte plusieurs critères, comme la distance parcourue et le type de véhicule utilisé. L’objectif est de rembourser de manière équitable les frais engagés par un salarié lorsqu’il utilise son véhicule personnel pour des besoins professionnels.
Calculer ces indemnités permet de déterminer le montant à verser au salarié en franchise de cotisations. En cas de dépassement, les indemnités versées sont soumises à cotisations et contributions sociales et à l’impôt sur le revenu. Découvrez comment appliquer ce barème et les étapes à suivre pour un calcul précis.
Calculer les indemnités kilométriques : mode opératoire
Les distances indiquées dans le barème des indemnités kilométriques sont des valeurs annuelles alors que l’employeur rembourse généralement les trajets professionnels des salariés au fur et à mesure. C’est là que réside la difficulté du calcul des indemnités kilométriques. Voici une méthode infaillible pour calculer le remboursement des frais professionnels des salariés au titre des indemnités kilométriques tout en respectant les limites d’exonérations.
- Calculer la distance totale parcourue depuis le début de l’année, en incluant le nouveau trajet.
- Appliquer le barème kilométrique correspondant à cette distance totale en prenant en compte la puissance fiscale du véhicule.
- Déduire le montant déjà remboursé depuis le début de l’année. La différence entre le total recalculé et ce montant déjà versé représente le remboursement dû pour ce nouveau trajet.
Pour plus de facilité et de simplicité dans la gestion des frais professionnels, vous pouvez mettre en place un fichier de calcul (Excel ou équivalent) permettant de calculer automatiquement les frais de déplacement de vos salariés. Pour une gestion des frais professionnels plus efficiente, certains SIRH ou logiciel de paie proposent un calcul automatique des indemnités kilométriques au sein d’un module dédié.
Un exemple concret pour bien comprendre
Un salarié effectue régulièrement des déplacements professionnels avec son véhicule personnel de 5CV. L’employeur lui rembourse ses frais de déplacement sous la forme d’indemnités kilométriques.
Premier trajet de l'année :
Un salarié utilise sa voiture pour un déplacement professionnel de 1 000 kms au début de l'année. Il n'a encore effectué aucun autre trajet, donc la distance totale parcourue est de 1 000 kms.
- Barème applicable (moins de 5 000 kms) : d X 0,636
- Calcul : 1 000 kms x 0,636 = 636 euros
Le salarié recevra donc 636 euros pour ce premier trajet.
Trajet suivant qui fait dépasser les 5 000 kms :
Quelques mois plus tard, le salarié a déjà parcouru 4 800 kms et a perçu des indemnités kilométriques de 3052,80 euros (4800 X 0,636). Il effectue un nouveau trajet de 500 kms.
La distance totale cumulée devient donc 4 800 + 500 = 5 300 kms, il dépasse les 5000 kms sur l’année.
- Barème applicable (de 5001 kms à 20000 kms) : (d X 0,357) + 1395
- Calcul des indemnités dues en cumul sur l’année : (5300 X 0,357) + 1395 = 3287,50
- Différence entre les indemnités dues et le montant déjà perçu : 3287,50 – 3052,80 = 234,30
Le montant dû pour les 500 kms parcourus est donc de 234,30 euros.
Dernier trajet de l'année :
En fin d'année, le salarié a déjà parcouru 19 800 kms et effectue un dernier trajet de 600 kms, ce qui porte le total à 20 400 kms. La distance parcourue annuelle dépasse donc les 20 000 kms, et un nouveau barème s'applique. Il a déjà perçu sur l’année civile des indemnités kilométriques de 8 463,60 euros ((19800 X 0.357) +1395).
- Barème applicable (+ de 20 000 kms) : d X 0,427
- Calcul des indemnités dues en cumul sur l’année : 20400 X 0,427 = 8710,80
- Différence entre les indemnités dues et le montant déjà perçu : 8710,80 – 8463,60 = 247,20
Le montant dû pour le dernier trajet est donc de 247,20 euros.
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