La signature électronique pour les RH : le nouvel outil indispensable ?

Présentation de la signature électronique en RH

Que vous soyez salarié, employeur ou simple particulier, vous n’avez pu passer à côté de la signature électronique. Mais en connaissez-vous toutes les subtilités et fonctionnalités ?
Dans cette première partie de notre article, nous faisons toute la lumière sur la signature électronique. Pour qui ? Quand ? Comment ? Pourquoi ? … La signature électronique n’aura plus de secrets pour vous.

Qu’est-ce que la signature électronique ? Définition !

A ne pas confondre avec la signature numérique qui est le fait d'insérer une simple image ou un dessin su un document, la signature électronique est une suite de caractères numériques qui permet de garantir la fiabilité et la valeur légale du document concerné.
De ce fait, une signature électronique est un équivalent à la signature manuscrite, qui permet de garantir :

• L’intégrité du document, certifiant qu’entre la signature et la consultation, ce dernier n’a pas subi de modification.
• L’identité du signataire du document; via un ensemble de preuves telles que l’envoi d’un code unique d’authentification par sms ou email.

L’ensemble de ces éléments est regroupé dans un fichier appelé fichier de preuve, qui est joint au document venant d'être signé, et qui sert, le cas échéant, à apporter la preuve de l’identité du ou des signataire(s) en cas de contestation devant un tribunal.

La signature électronique doit donc remplir cinq conditions bien distinctes. Il s’agit de :

• L’authenticité, la signature doit être réalisée de façon à apporter la preuve certaine de l’identité du signataire.
• L’infalsifiabilité, le ou les moyens engagés pour faire valoir l’identité du signataire doivent garantir qu’il ou elle ne pourra pas se faire passer pour une autre personne.
• L’inaltérabilité, l’apposition de la ou des signatures électroniques doivent sceller le document ; c’est-à-dire qu’il ne pourra plus être modifiable après signature.
• La non-réutilisabilité, la copie de la signature ne doit pas être possible et celle-ci ne doit pas pouvoir être déplacée dans une autre partie du document.
• L’irrévocabilité, la signature doit engager l’accord clair des parties et ne pas ouvrir à contestation du document.

La signature électronique, pour quelles utilisations?

La signature électronique comprend plusieurs niveaux d’utilisation, définis par l’eIDAS (standard Européen de la signature électronique) qui n’auront pas tous la même valeur légale et donc le même champ d'application. On peut distinguer :

La signature électronique standard ou signature numérique, il s’agit d’une signature électronique manuscrite, c’est-à-dire apposée manuellement sur un appareil numérique reproduisant le dessin à l’identique ou scannée. Cette signature ne permet pas de garantir l’intégrité des données ni même l’identité formelle du signataire. Ainsi, pour la simple remise d’un courrier ou d’un colis, une signature numérique sera suffisante, car seule la preuve de la remise est nécessaire.

La signature électronique avancée est la plus couramment utilisée dans le domaine professionnel, car elle permet la sécurisation de la signature, via l’envoi et l’utilisation d’une clé privée accessible au seul destinataire. Cette signature est désromais couramment utilisée pour les documents professionnels, tels que les documents RH (contrat de travail, avenant, etc.). Elle est sécurisée grâce à l'envoi d'un code unique d'authenticité par SMS ou email.

Enfin, pour tous actes dont l’authentification du signataire est fondamentale, telles que la signature d’un acte notarié ou la réponse à un appel d’offre public, il sera préférable de recourir à une signature électronique qualifiée. Dans ce dernier cas, l’identité du signataire aura pu être constatée de visu au préalable (via un contrôle visuel et physique, ou virtuel, de l’identité du signataire qui devra être fait par une autorité de certification électronique spécifique) en plus de l’envoi d’une clé privée et sécurisée pour l’obtention du certificat de signature électronique. Ce type de signature est peu courant dans le monde professionnel quotidien.

La signature électronique dans les entreprises : quelle est sa valeur légale ?

Une signature électronique doit obligatoirement être validée par une autorité de certification c’est-à-dire un prestataire de services de confiance qualifié et qui satisfait aux exigences fixées par l’eIDAS (certification européenne). A titre d'exemple, notre entreprise a fait le choix de travailler avec le partenaire Connective qui garantit une conformité aux réglementations européennes et internationales.

Quels sont les avantages de la signature électronique pour les RH et les entreprises ?

Pourquoi opter pour la signature électronique dans un service RH ?

Outre le fait que la signature électronique vous garantit de poursuivre une activité administrative normale en temps de confinement et de télétravail, les avantages du recours à la signature électronique dans les services RH sont nombreux. Parmi eux, nous comptons :

• Le suivi en temps réel de l’avancement des signatures : notification de réception, de signature, envoi automatique après signature, etc.
• La simplification des procédures : rappel de signature (c'est à dire la possibilité de révoquer un document envoyé sur lequel on aura constaté une erreur après envoi), relance nominative des signataires en retard, gain de temps pour les parties signataires, ….
• La sécurisation des documents dématérialisées.
• Le gain de temps et les économies pour le service RH : les collaborateurs RH gagnent du temps en s'épargnant l’impression, la mise sous pli et l’affranchissement des documents RH à envoyer en version papier.

Pourquoi privilégier une signature électronique RH intégrée dans un logiciel SIRH ?

Au-delà de ses nombreux avantages, la signature électronique peut présenter des inconvénients, qui correspondent essentiellement à la manipulation fastidieuse des documents numériques. Et ce à chaque étape de la gestion d'un document RH :

• En effet, les services RH doivent générer leurs documents RH, par exemple un avenant de travail, sous un logiciel bureautique de type Word, avant de le personnaliser au nom du salarié, de le transformer au format PDF, et de l'importer dans une solution de gestion de signature électronique.
• Ensuite, le gestionnaire RH doit entrer ou mettre à jour les coordonnées du salarié dans le logiciel de gestion de signatures afin que le document puisse être envoyé à son signataire, par e-mail et SMS.
• Après la signature, le gestionnaire RH doit extraire le document signé ainsi que les documents de preuve l'accompagnant depuis la solution de signature électronique, et les ré-importer dans sa solution de GED, son logiciel de gestion SIRH ou sur les serveurs internes à l'entreprise pour archivage. Le tout en renommant les documents et en ne se trompant pas de versions.

C'est dommage car une partie des gains de temps réalisés au niveau de l'envoi en signature sont perdus en manutention de documents.

Face à ce constat, les experts Kelio ont choisi d'intégrer une gestion de signature électronique au sein même du logiciel SIRH. Une solution inédite sur le marché !

Au-delà des atouts traditionnels de la signature électronique, la signature intégrée à un logiciel SIRH comme Kelio apporte des avantages considérables :

• Des gains de temps accrus pour les services RH : automatisez la personnalisation des documents à signer grâce aux données RH fournies par Kelio. Suivez l'état d'avancement des signatures sur un tableau de bord visuel. Archivez instantanément les documents retournés signés dans le dossier du salarié sous Kelio sans intervention du gestionnaire RH.
• Une accélération des processus RH : envoyez à signature plusieurs documents standardisés pour simplifier l'on-boarding d'un collaborateur par exemple.
• La certification de l'identité des signataires : avec une solution de signature électronique intégrée comme Kelio Dématérialisation, sélectionnez le ou les signataires puis le SIRH Kelio se charge de vérifier leurs coordonnées et de vous prévenir si des données sont manquantes, afin de garantir un envoi efficace.
• Le suivi précis des signatures consommées : seules les signatures réellement réalisées sont facturées.

De nombreux documents internes et RH peuvent faire l'objet d'une signature : contrats et avenants de travail, attestations, éditions de fin de période, règlement intérieur, chartes internes, notes d'informations, etc. Dématérialiser la signature de ces nombreux documents dans une organisation garantit des gains de temps et des économies d'échelle importantes !