Suite à la parution du BOSS (Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale) en mars 2021, opposable à compter du 1er avril 2021, les conditions d’application de la Déduction Forfaitaire Spécifique (DFS) ont été durcies et réduites aux seuls salariés qui supportent effectivement des frais professionnels dans certaines professions.
Mais qu’est-ce que la Déduction Forfaitaire Spécifique ? Comment la mettre en place ? Comment se calcule-t-elle ? Quels changements suite à la parution du BOSS ?
Nous vous proposons dans cet article de faire le point sur la Déduction Forfaitaire Spécifique.
Qu’est-ce que la Déduction Forfaitaire Spécifique ?
Avant de s’intéresser aux modalités de mise en place et au mode de calcul de la déduction forfaitaire spécifique, il est essentiel de comprendre en quoi elle consiste et quelles sont les cotisations concernées.
La Déduction Forfaitaire Spécifique : définition !
La déduction forfaitaire spécifique, également appelée DFS, est un abattement de la base de cotisations pour certains salariés qui supportent régulièrement des frais professionnels dans le cadre de leur activité professionnelle. Pour chaque profession est défini un taux de déduction spécifique.
Quelles cotisations sont concernées par la déduction ?
La déduction forfaitaire spécifique concerne les cotisations de Sécurité Sociale et les charges ayant la même assiette soit :
- La cotisation maladie/maternité/invalidité/décès
- La cotisation d'accident du travail
- Les cotisations vieillesse plafonnée et déplafonnée
- La cotisation d'allocation familiale
- Les cotisations d'assurance chômage
- La contribution solidarité autonomie
- Les cotisations FNAL
- Le versement mobilité
- La contribution au dialogue social
- La contribution à la formation professionnelle
- La taxe d'apprentissage
- La participation à l'effort de construction
- Les cotisations de retraite complémentaire obligatoire
Petite particularité, il n’y a pas d’abattement pour les cotisations de chômage des journalistes.
La Déduction Forfaitaire Spécifique : quelles sont les bénéficiaires ?
Tous les salariés ne peuvent pas appliquer une déduction forfaitaire spécifique mais seulement certains salariés qui ont la spécificité d’engager régulièrement des frais dans le cadre de leur profession.
Des professions spécifiques définies dans le code général des impôts
Seulement certaines professions peuvent bénéficier de la déduction forfaitaire spécifique. Il s’agit de professions, qui en raison de la nature de leur activité, supportent régulièrement des frais professionnels. Cette liste est définie dans l’article 5 de l’annexe IV du CGI et précisé dans l’annexe du chapitre 9 du BOSS dédié à la déduction forfaitaire spécifique.
Quelques exemples de professions et taux d’application de la déduction
- Journalistes : 30%
- Chauffeurs : 20%
- Ouvriers du BTP : 10%
La nouveauté du BOSS : supporter effectivement des frais professionnels
Depuis le 1er avril 2021, au-delà de l’appartenance aux professions éligibles à la déduction, le salarié doit effectivement supporter des frais professionnels dans le cadre de son activité professionnelle. En cas de remboursement systématique des frais professionnels par l’employeur, la déduction forfaitaire spécifique ne peut être appliquée. Cette précision de l’administration concorde avec une jurisprudence de la Cour de cassation qui n’était pas appliquée par toutes les entreprises, le plus souvent par méconnaissance, et permet de poser des règles strictes et non équivoques à la déduction forfaitaire spécifique.
Ainsi, un salarié pour lequel la déduction était appliquée depuis de nombreuses années mais qui ne supporte pas réellement de frais professionnels ne pourra plus appliquer la déduction forfaitaire spécifique. Ceci a un impact important sur le net à payer du salarié ainsi que sur les charges patronales supportées par l’employeur.
L’employeur doit être en mesure de prouver que les frais professionnels sont effectivement supportés par le salarié. Il doit ainsi demander au salarié des justificatifs de frais professionnels. Cette nouvelle disposition engendre des bouleversements dans les entreprises qui appliquaient largement ce dispositif comme les sociétés de transport ou de BTP. Cette nouvelle contrainte doit alors être intégrée dans les procédures internes de gestion des frais professionnels.
Toutefois, en raison de l’impact important de cette nouvelle mesure sur l’employeur et le salarié, l’administration laisse un délai aux entreprises afin de se mettre en conformité avec la législation et de mettre en place les procédures adéquates. Ainsi, cette nouvelle disposition sera applicable à partir du 1er janvier 2022.
La Déduction Forfaitaire Spécifique : comment la mettre en place ?
Le BOSS a modifié la procédure liée à l’accord des salariés en cas d’absence d’accord dans l’entreprise, ce qui peut impacter fortement les services paie.
Mise en place par accord collectif ou avis favorable du CSE
L’employeur peut mettre en place la déduction forfaitaire spécifique pour les salariés concernés par celle-ci :
- Soit par accord collectif
- Soit par accord du CSE
Dans ces deux cas, le salarié ne peut s’opposer à l’application de la déduction forfaitaire spécifique malgré l’impact de celle-ci sur les droits à la retraite et aux revenus de remplacement (IJSS, allocation de chômage, …).
A défaut, mise en place par accord individuel du salarié
A défaut d’accord d’entreprise ou d’accord du CSE, l’accord du salarié doit être individuellement recueilli tous les ans. Le salarié doit être informé annuellement et choisir de continuer à appliquer la déduction ou y renoncer. Lors de cette consultation, l’employeur doit également informer le salarié de l’impact de la déduction sur ses droits. L’information et le recueil des réponses des salariés peut se faire par tout moyen, par courrier, par mail ou par le biais d’un portail intranet. Quel que soit le mode recueil choisi, en cas de contrôle, l’employeur doit être en mesure de justifier que cette consultation annuelle a bien été réalisée. L’absence de réponse du salarié vaut acceptation du dispositif.
Cette consultation annuelle des salariés est également une nouveauté mise en pace par le BOSS pour laquelle les services paie vont devoir adapter leurs procédures et qui représentent par conséquent une charge supplémentaire de travail pour ceux-ci.
C’est pourquoi, il peut être suggéré, afin d’alléger le process de gestion de la déduction forfaitaire spécifique, d’engager des négociations avec les IRP dans l’objectif de mettre en place un accord d’entreprise.
De la même manière que pour la notion de frais engagés, cette obligation de consultation annuelle est applicable à compter du 1er janvier 2022. Afin de laisser aux salariés le temps nécessaire de réflexion, la campagne de consultation des salariés doit être initiée dès la rentrée de septembre. A noter que l’option retenue par le salarié est applicable sur la totalité de l’année civile et ne peut être modifiée en cours d’année.
La Déduction Forfaitaire Spécifique : comment la traiter en paie ?
La déduction forfaitaire spécifique doit être suivie et contrôlée mensuellement et notamment en cas de remboursement partiel de frais professionnels et au regard de la limite annuelle.
Principe de calcul de la déduction
En cas d’application d’une déduction forfaitaire spécifique, l’assiette de cotisations sociales se calcule de la manière suivante :
(Salaire brut soumis à cotisations + remboursement de l’employeur au titre des frais professionnels) x (100% - taux d’abattement spécifique à la profession).
Exemple :
Un journaliste a un salaire brut soumis à cotisations de 3 000 euros. 100 euros lui sont remboursés au titre des frais professionnels. Son salaire soumis à cotisations après déduction est de : (3 000 + 100) X 80% = 2 480 euros
Certains remboursements de frais professionnels ne sont jamais réintégrés dans la base de cotisations. On peut citer notamment la prise en charge employeur de 50% des abonnements de transport public domicile- travail, la contribution patronale aux titres restaurants ou les indemnités de grand déplacement des ouvriers du bâtiment.
En tout état de cause, l’application de la déduction forfaitaire spécifique ne doit pas avoir pour conséquence de porter le salaire brut soumis à cotisations sociales en dessous de l’assiette minimale de cotisations, soit le montant cumulé du SMIC ou du SMC si plus favorable et des éventuelles primes et majorations s’ajoutant au salaire en vertu d’une disposition législative ou réglementaire.
La limite de déduction
La déduction forfaitaire spécifique est plafonnée à 7 600 euros par an. Ainsi, au-delà de cette limite annuelle, la déduction ne peut plus être appliquée.
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