Note de frais : qui doit les gérer ?

Qu’est-ce qu’une note de frais exactement ?

Le code du travail contraint l’employeur à rembourser les frais professionnels de ses salariés. Aucune clause dans le contrat de travail ne peut venir contredire cette règle. En revanche, tous les frais ne sont pas forcément sujet à validation : il faut qu’ils correspondent à la définition de frais professionnels. Sont éligibles par exemple les frais de déplacement, les frais de repas et les frais d’hébergement.

Il est également impératif que le salarié puisse produire les justificatifs des frais engagés afin d’en obtenir le remboursement. Ces justificatifs prennent alors la forme de notes de frais, afin que l’employeur puisse procéder à leur validation et au traitement du remboursement.

Pour qu'une note de frais soit acceptée et remboursée par l'entreprise, elle doit répondre à trois critères essentiels :

• Caractère professionnel : les dépenses doivent être effectuées exclusivement dans l'intérêt de l'entreprise, dans le cadre des activités liées à la mission du salarié.
• Proportionnalité : le montant des dépenses doit être raisonnable et correspondre à la nature de l'achat.
• Justification : le salarié doit fournir des pièces justificatives détaillées pour chaque dépense, comme une facture ou un ticket de caisse, qui confirment les montants engagés.

Quels sont les frais qui peuvent faire l’objet d’un remboursement ?

Frais de restauration

Ce type de dépense concerne les repas pris par les employés lors de missions ou déplacements professionnels. Il peut s'agir de repas au restaurant, de repas pris à l'extérieur pendant une formation ou un déplacement, ou de l'achat de repas à emporter. Les montants remboursés doivent être raisonnables et respecter les plafonds fixés par l'entreprise ou la réglementation. Par exemple, les frais de repas ne sont remboursés que si le salarié est en mission loin de son lieu de travail habituel.

Frais de déplacement

Les déplacements professionnels (que ce soit avec un véhicule personnel ou des transports en commun) font partie des dépenses remboursables. Si l'employé utilise son propre véhicule, les remboursements sont calculés selon les barèmes de l'administration fiscale, prenant en compte la distance parcourue et le type de véhicule (indemnités kilométriques). Pour les déplacements en train, avion ou bus, l'entreprise rembourse sur présentation de justificatifs comme les billets de transport. Ces frais sont indispensables pour couvrir les trajets entre les différents lieux de mission.

Frais de séjour

Ces frais sont remboursés lorsque l'employé doit passer une nuit en dehors de son domicile pour des raisons professionnelles. Ils couvrent notamment l'hébergement à l'hôtel. La règle générale veut que ces frais ne soient pris en charge que si le lieu de travail se situe à plus de 50 kilomètres du domicile du salarié ou s'il nécessite plus de 1h30 de trajet en transport en commun. Le remboursement doit être justifié par des factures d'hôtels ou de logements temporaires.

Autres dépenses

En plus des frais classiques, certains coûts supplémentaires peuvent être inclus dans une note de frais. Cela peut comprendre :

• Frais liés au télétravail : achat de matériel informatique ou remboursement d'une partie de l'abonnement internet.
• Fournitures de bureau : achat de stylos, papier, cartouches d'encre, etc., nécessaires au bon fonctionnement de l'activité professionnelle.
• Documentation professionnelle : livres, abonnements à des revues ou publications spécialisées en lien avec le métier exercé.
• Divers : d'autres frais spécifiques peuvent être pris en charge, selon la politique de l'entreprise, tant qu'ils sont liés à l'activité professionnelle.

Comment est comptabilisée la note de frais ?

L’entreprise peut être soumise à un contrôle de l’administration fiscale à tout moment, pour vérifier que la comptabilité ne comporte pas de remboursement correspondant à des frais excessifs ou inappropriés. La gestion comptable implique la validation de chaque justificatif et la vérification de son bien-fondé. Par exemple, si le montant des repas soumis par un collaborateur paraît trop élevé, il est légitime de ne pas le rembourser, sous peine de se voir sanctionné par l’administration.

En comptabilité, le remboursement des notes de frais par les salariés ne fait pas partie du salaire en lui-même : il ne génère donc aucune cotisation de la part de l’employeur, et les salariés ne sont pas imposables sur ces revenus.

Les notes de frais sont enregistrées dans le journal des achats ou dans le journal comptable. Voici les étapes à suivre pour leur comptabilisation :

1. Enregistrer le montant dans le journal des achats.
2. Débiter les comptes de charges.
3. Débiter le compte de TVA déductible si cela s'applique.
4. Créditez le compte 467 associé au salarié.

En ce qui concerne les déplacements, les frais d’essence d’un véhicule de fonction sont éligibles au remboursement, sous réserve que les trajets effectués le soient pour des raisons professionnelles. L’entreprise peut exiger les relevés kilométriques du véhicule afin de vérifier la nature des parcours.

En revanche, si l’achat d’un logiciel est pris en charge par l’entreprise pour ses collaborateurs dans le cadre de leur mission, il n’est pas nécessaire de mettre en place une vérification de l’usage de ce logiciel.

Que doit contenir une note de frais ?

Une note de frais doit être précise et bien structurée. Elle varie selon la nature des dépenses effectuées par l'employé en mission professionnelle. Voici les informations essentielles à inclure dans une note de frais :

• Nom du salarié : identification de la personne ayant engagé les frais.
• Type de dépense : classification de la dépense (repas, hébergement, transport, etc.).
• Description des frais : détails des dépenses engagées.
• Date : indication du jour où les frais ont été engagés.
• Montants : présentation des coûts hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC), ainsi que le montant de la TVA récupérable.

Ces éléments garantissent une traçabilité et une justification claires des dépenses pour une gestion optimale des remboursements. En fonction de la politique mise en place par les entreprises, les notes de frais peuvent être établies sous format numérique ou sur papier. Le logiciel Kelio permet une gestion complète des notes de frais par exemple, et ce de façon dématérialisée !

Bon à savoir :
Quand la note de frais concerne un remboursement pour les indemnités kilométriques, il faut ajouter à ce qui précède la mission dans le cadre de laquelle le déplacement a eu lieu. Également, pour une association, la gestion des notes de frais diffère de celle des entreprises : la TVA notamment ne doit pas être prise en compte dans les dépenses.

Quel est le mode de traitement des notes de frais ?

L’employeur peut choisir entre deux méthodes de traitement pour rembourser les frais : les frais réglés au forfait, ou le remboursement des frais réels.

Un frais réel, par définition, est celui qui est matérialisé par un justificatif. Lorsque le type de remboursement est retenu par l’employeur, il faut que le salarié établisse des notes de frais pour toutes ses dépenses professionnelles.

Dans le cas du forfait, un montant annuel est estimé par l’employeur comme couvrant les frais professionnels du salarié, et le paiement de ce montant est effectué à intervalles réguliers. Le montant du forfait est alors déterminé sur le contrat de travail, ou sur un avenant à ce contrat.

La récupération des frais engagés est liée à la rigueur apportée à la note de frais : suivant la politique de l’entreprise, le processus de remboursement peut se voir ralenti ou annulé si le justificatif n’est pas conforme ou si la note est mal remplie.

Comment demander le remboursement d’une note de frais ?

En pratique, il revient au salarié de demander le remboursement des frais engagés pour ses activités professionnelles. Pour ce faire, il doit rédiger une note de frais.

La procédure de création de cette note peut varier selon les entreprises, il est donc essentiel de consulter les règles internes. Souvent, un logiciel dédié à la gestion des notes de frais est mis à la disposition des employés, permettant d’envoyer la demande de validation directement à l'employeur de façon dématérialisée. Dans les petites structures, il est courant d'envoyer un email au service comptable en joignant les justificatifs des dépenses effectuées.

Quoi qu'il en soit, le salarié doit fournir une justification pour chaque dépense qu'il souhaite se faire rembourser.

Certaines entreprises imposent des limites sur les montants remboursables pour des catégories de frais spécifiques. Par exemple, des plafonds peuvent être établis pour les repas au restaurant ou pour les nuitées d'hôtel, avec des montants différents selon que la dépense ait lieu en Île-de-France ou en province.

En règle générale, toutes les notes de frais doivent être justifiées. Cependant, dans des cas exceptionnels, un salarié peut soumettre une attestation sur l'honneur pour demander le remboursement d'une note de frais perdue. Ce document doit inclure le nom et le prénom du salarié, ses coordonnées, le motif de la dépense, ainsi que la mention "j’ai connaissance des sanctions pénales encourues par l’auteur d’une fausse attestation".

Une fois la demande de remboursement reçue, l'employeur doit vérifier qu'elle respecte tous les critères de validité avant d'autoriser le remboursement. Cette vérification est cruciale, car en cas de contrôle fiscal, l'entreprise doit pouvoir justifier toutes les dépenses remboursées aux employés. Si elle ne le fait pas, elle risque des redressements fiscaux et des sanctions financières.

Bon à savoir :
L'employeur a le droit de refuser le remboursement d'une note de frais si elle ne respecte pas les conditions légales de validité. Cela peut se produire si la dépense est jugée excessive ou si les justificatifs sont absents.

Quels plafonds de remboursement pour une note de frais ?

Pour 2024, les plafonds sont par exemple fixés à :

• 7,30 € pour un repas consommé sur le lieu de travail ;
• 10,10 € pour un repas pris en dehors du lieu de travail ;
• 20,70 € lorsque le salarié doit dîner au restaurant.

Il faut savoir que les notes de frais sont exemptées de cotisations sociales au sein de l'entreprise, à condition de respecter les plafonds établis par l'Urssaf, que ce soit pour un remboursement forfaitaire ou au réel. En outre, les frais remboursés par l'entreprise peuvent être déduits du résultat imposable, ce qui permet de diminuer l'assiette de l'impôt sur les bénéfices.

Pour ce qui est des salariés, les remboursements des notes de frais ne sont pas considérés comme des revenus. En principe, ils n'ont donc pas à être déclarés et ne sont pas soumis à l'impôt. Cependant, si les montants remboursés dépassent les seuils fixés par l'administration fiscale, ils peuvent être requalifiés en avantages en nature. Dans ce cas, le salarié est tenu de les mentionner dans sa déclaration annuelle de revenus, car ces avantages sont inclus dans le calcul du revenu fiscal de référence du foyer.

Comment faciliter la gestion des notes de frais dans une entreprise ?

Le traitement des notes de frais se déroule généralement à la fin de chaque mois, en même temps que le versement des salaires. Bien qu'aucun délai spécifique ne soit imposé par la loi, l'entreprise doit respecter un délai raisonnable. Si le traitement prend trop de temps, notamment pour des dépenses importantes, le salarié a la possibilité de demander une avance.

Cependant, les notes de frais peuvent rapidement représenter des montants significatifs pour l'entreprise. Il est donc essentiel d'établir un système de validation et de contrôle pour maîtriser ces coûts et garantir la conformité avec les réglementations fiscales.

Pour optimiser la gestion des notes de frais, envisagez d'utiliser une solution numérique, telle qu'un logiciel ou une application dédiée. Ces outils, intuitifs et pratiques, permettent de gagner du temps et simplifient le processus de validation et de contrôle. Le logiciel Kelio intègre la gestion des notes de frais et facilite ainsi vos processus RH.