Le code du travail précise que tout employeur doit remettre à chaque salarié un bulletin de paie correspondant au salaire qui lui est versé en rémunération du travail effectué, conformément au contrat conclu entre les deux parties. Le contenu de ce bulletin de paie peut varier d’une entreprise à l’autre, mais le code du travail spécifie quelles sont les mentions obligatoires à faire apparaître, et quelles sont à l’inverse les mentions interdites. Par définition, les mentions qui ne sont ni obligatoires ni interdites peuvent être inclues au choix de l’employeur, mais constituent simplement des précisions sur le détail du salaire.
Montant de la rémunération, cotisations, durée d’activité : quelles sont les mentions obligatoires à inclure sur le bulletin de salaire ?
L’article R. 3243-1 du code du travail liste clairement la nature des informations qui doivent être obligatoires sur le bulletin de paie remis au salarié par l’employeur.
Les mentions obligatoires relatives à la période et à la durée du travail effectué sont les premières qui viennent à l’esprit. Il est effectivement nécessaire de préciser ces chiffres pour établir le calcul de la rémunération. La durée du travail doit être décomposée entre les heures au taux normal et les éventuelles heures supplémentaires ou spéciales, qui appellent un calcul basé sur un taux majoré. Il est obligatoire de préciser ces taux. Si le travail est payé sur une base forfaitaire et non en fonction de la durée, il faut préciser quel est le montant de ce forfait.
Outre le socle de rémunération du salarié basé sur un forfait ou sur la durée travaillée, le bulletin de paie doit faire figurer le montant des autres éléments de salaire : les primes notamment, mais également les indemnités diverses, ainsi que les pourboires. Toutes ces sommes seront soumises aux cotisations salariales.
Il faut que le nom et l’adresse de cet employeur soient indiqués, de même que l’identité et la position du salarié : son nom, son emploi au sein de l’entreprise et sa position dans la nomenclature (niveau hiérarchique souvent représenté par un numéro, cadre ou non cadre).
Le numéro d’activité de l’entreprise correspondant à l’article R. 123-223 du code de commerce fait aussi partie des mentions obligatoires, ainsi que le numéro Siret, APE ou NAF le cas échéant.
Dans la situation où une convention collective de branche est applicable à l’emploi du salarié, elle doit être précisée sur le bulletin de paie. Si ce n’est pas le cas, il doit être fait mention des modalités qui sont utilisées pour le calcul des congés payés et la durée des préavis.
Au montant de la rémunération brute sont associées de nombreuses cotisations et contributions : certaines sont à la charge du salarié (les cotisations sociales salariales), d’autres sont à la charge de l’employeur (les cotisations sociales patronales). Tous les taux et les montants de ces cotisations doivent figurer sur le bulletin de paie. Outre les cotisations, le salaire est ponctionné d’un montant qui correspond au prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu : le taux et le montant doivent figurer sur le bulletin de salaire, avec la date du paiement effectué au fisc.
Si au contraire les cotisations font l’objet d’exonération ou d’exemptions, celles-ci doivent également figurer sur le bulletin de salaire.
Dans le cas où l’employeur prend à sa charge tout ou partie des frais de transport du salarié, cette participation doit figurer clairement sur le bulletin de paie, avec la mention du montant correspondant.
Si le contrat le prévoit, la période de congés associée à la paie doit apparaître sur le bulletin, ainsi que la rémunération correspondante en cas de congés payés.
Enfin, le montant net total de la rémunération versée au salarié, telle qu’il la retrouvera sur son compte en banque, est évidemment l’une des mentions obligatoires auxquelles on attache le plus d’importance.
Quelles sont les mentions interdites ?
Si les mentions obligatoires forment une longue liste d’impératifs pour l’employeur, les autres mentions à inclure seront laissées à sa discrétion, et seules quelques mentions interdites limitent son champ d’action.
Ainsi, sont interdites toutes les références à l’exercice du droit de grève pour les salariés, et les représentations syndicales ne peuvent pas faire l’objet de mentions quelles qu’elles soient. Dans le cas où le salaire comporterait des heures de grève faisant l’objet d’une retenue de salaire, cette période doit être désignée sous la formule « absence non rémunérée ». Quant aux heures de réunion syndicale qui ont lieu sur la période travaillée, elles doivent être rémunérées comme des heures au salaire normal.
De quelle nature sont les informations que l’employeur peut choisir de faire figurer sur la fiche de paie ?
Si le salarié a été mis à pied par l’entreprise, cette sanction devrait-elle apparaitre sur le bulletin de paie ? Bien qu’elle ne fasse pas partie des mentions interdites, cette information risque de nuire à l’employé par la suite, car il doit conserver ses bulletins de salaire pour toutes sortes de démarches administratives.
En revanche, certaines informations utiles mais pas obligatoires peuvent facilement être intégrées : l’adresse du salarié, son ancienneté dans l’entreprise, le solde total des congés payés restants (qui constitue un complément intéressant aux informations déjà disponibles à propos des congés), ou encore les montants cumulés, ce qui permet de se faire une idée du salaire annuel ou du montant annuel de l’imposition du salarié.
En ce qui concerne la forme, la fiche de paie peut être délivrée au salarié de façon physique ou par voie électronique, en accord avec l’employeur.
Il est toutefois indispensable de maintenir à jour ses connaissances sur l'évolution régulière des mentions obligatoires ou interdites sur un bulletin de salaire. L'obligation de mentionner désormais le montant "net social" n'en est qu'un exemple parmi les plus récents.
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