Un stagiaire en entreprise possède un statut bien particulier, distinct du salarié en contrat de CDD ou de CDI. Il s’agit d’une personne en formation, qui ne doit pas faire l’objet des mêmes missions qu’un employé à part entière. Quelles sont les règles qui régissent la rémunération du stagiaire ? Que disent exactement la loi et le code du travail sur les avantages et la gratification liés à un stage en entreprise ?
Le statut du stagiaire en entreprise
Un stage est conçu pour faire découvrir le monde du travail à un étudiant, ou à un collégien en année de 3ème, ou encore à une personne en formation ou en reconversion qui souhaite se familiariser avec l’activité d’un secteur.
Il est souhaitable que le stage soit en accord avec l’enseignement de l’organisme de formation fréquenté par l’étudiant, afin que sa présence au travail soit bénéfique pour son apprentissage.
Le stage a une vertu d’éducation, il ne s’agit pas d’un emploi à proprement parler, et n’entraine d’ailleurs pas la signature d’un contrat. On établit en revanche une convention de stage, c’est-à-dire un document qui lie l’entreprise et le stagiaire en précisant la durée du stage, les coordonnées de l’entreprises, celles de l’organisme de formation, et l’éventuelle gratification qui sera versée en guise de rémunération.
Il n’est pas obligatoire de préciser sur la convention le détail des tâches qui seront accomplies durant le stage, ni même les coordonnées du stagiaire.
A l’issue de la période de stage, l’étudiant a le droit de demander une attestation qui récapitule le travail qu’il a effectué et ce qu’il en a retiré en termes de formation et d’éducation.
Quel est le montant minimum pour la gratification d’un stagiaire ?
En-dessous d’une durée de deux mois consécutifs, équivalents à 309 heures de travail, il n’est pas obligatoire de prévoir une rémunération pour le stagiaire, bien que cela soit toujours possible. L’entreprise peut également prévoir des avantages en nature, comme des tickets restaurant ou un accès gratuit à certains produits ou services proposés par la société. Il peut arriver que l’employeur paie le remboursement total des frais de transport, comme à ses salariés. Dans tous les cas, le stagiaire a le droit de demander le remboursement d’au moins 50% de ses frais de transport, conformément au code du travail.
Une gratification n’est pas un salaire, et un stagiaire n’est pas un salarié. L’employeur a donc le droit de ne pas effectuer de déclaration préalable à l’embauche auprès de l’URSSAF en amont du stage.
En revanche, si le stage a une durée supérieure à deux mois minimum, l’entreprise se doit de verser une gratification au stagiaire, même si sa présence au travail n’est pas continue ou qu’il s’agit d’un temps partiel. Le montant minimal prévu par la loi depuis la date du 1er janvier 2023 est au taux horaire de 4,05 euros, soit 623,70 euros par mois pour un poste à temps plein. Ce taux correspond à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale, soit moins que le SMIC horaire.
Si l’étudiant n’effectue pas un temps plein, il est payé au prorata en prenant en compte le tarif horaire.
Selon la politique de l’entreprise, le stagiaire peut être payé soit au minimum légal, soit à un montant horaire beaucoup plus élevé. Il n’existe pas de plafond de rémunération des stages, et certaines entreprises payent ainsi certains stagiaires deux à trois milliers d'euros par mois.
A noter qu'un organisme public ne peut pas procéder au versement d’une gratification qui dépasse le montant minimum, sous peine d’être obligé de requalifier la convention de stage en contrat de travail, transformant ainsi le stagiaire en salarié.
Le calcul de la gratification peut donc se faire dès lors que l’on connait la rémunération horaire et la durée prévue du stage.
L’employeur doit-il payer des cotisations sociales ?
Le versement d’une gratification liée à une période de stage est exonéré de cotisations sociales si elle correspond au montant horaire minimal prévu par la loi. Si la gratification est supérieure à ce minimum, l’employeur doit payer à l’état des cotisations sociales sur la somme qui dépasse le montant minimal.
Si le stagiaire a droit au versement d’une gratification, il reçoit en fin de mois une fiche de paie détaillée, comme les salariés de la société.
La gestion de la gratification et des horaires des stagiaires peut se réveler chronophage au quotidien. Kelio aide à mieux suivre les durée de travail des stagiaires et alerte en cas de dépassement des horaires autorisés par exemple.
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