La récolte et le traitement des éléments variables de paie (EVP) est une étape cruciale du process de paie. Il est donc important de bien maîtriser ce processus afin d’éviter tout risque d’erreur sur les bulletins de salaire avec les conséquences que des erreurs récurrentes peuvent impliquer pour l’entreprise.
Mais quelles sont les variables de paie ? Quelles sont les erreurs les plus fréquentes ? Et comment optimiser la gestion des EVP dans le process de paie ?
Dans cet article, nous vous proposons de faire un tour d’horizon des éléments variables de paie et de vous livrer des conseils pratiques pour éviter les erreurs.
Qu’est-ce qu’un élément variable de paie ?
La première étape de la paie consiste à récolter et saisir les éléments variables de paie (EVP). Mais en quoi consiste exactement un EVP ? Et quels sont-ils ?
Un EVP, c’est quoi ?
Les éléments variables de paie sont tous les composants de la paie qui changent d'un mois à l'autre, tels que les heures supplémentaires, les primes exceptionnelles, ou encore les absences.
Les EVP liés à l’activité
Il s‘agit de tous les composants liés à l’activité des salariés dont le montant varie d’un mois sur l’autre.
Il peut s’agir (liste non exhaustive) :
- Des heures complémentaires et supplémentaires.
- Des primes conventionnelles ou contractuelles liées à l’activité : prime de panier, prime de pénibilité, prime de transport, prime de production, etc.
- Des titres-restaurants.
- Des primes annuelles ou exceptionnelles.
Certaines primes conventionnelles ou contractuelles, bien qu'elles ne soient pas directement liées à l’activité du salarié, peuvent être versées annuellement ou pluri annuellement, comme la prime de 13ème mois ou encore la prime de vacances.
Les absences
Les absences des salariés constituent des éléments variables de paie qui fluctuent d’un mois à l’autre en fonction des congés pris et des arrêts de travail des salariés.
On peut distinguer plusieurs catégories d’absence à saisir en paie :
- Les congés payés et jours de repos : les absences pour congés payés sont saisies et génèrent une rubrique de retenue ainsi qu’une rubrique d’indemnité calculée selon la règle la plus favorable entre le dixième et le maintien.
- Les absences pour événement familial ou autres absences autorisées: Ces absences génèrent une rubrique de retenue et une rubrique d’indemnité dans certains cas.
- Les absences sans solde et congés non rémunérés (création d’entreprise, congé sabbatique, etc.) : Ces absences génèrent en paie une rubrique de retenue d’absence.
- Les arrêts de travail et invalidité : Ces absences présentent une gestion particulière en paie en fonction du niveau de maintien du salarié et si l’employeur demande ou non la subrogation dans la perception des IJSS
Le solde de tout compte
Lorsqu’un salarié quitte l’entreprise, l’employeur doit solder les compteurs d’absences non pris (congés payés, RTT, etc.), les éléments variables de paie dus jusqu’à sa sortie (heures supplémentaires, prime d’activité, etc.) ainsi que les primes annuelles et pluriannuelles calculées au prorata temporis.
Il doit également verser au salarié les éventuelles indemnités liées à la rupture du contrat de travail (indemnité de licenciement, prime de précarité, etc.).
Éléments variables de paie : Comment éviter les erreurs ?
La gestion des EVP est capitale pour la suite du process de paie, des oublis, des erreurs de saisie, peuvent avoir un impact important pour l’entreprise.
Au-delà des conséquences financières en cas de condamnation prud’homale, des erreurs récurrentes sur la paie des salariés impactent le climat social dégradant ainsi la confiance des salariés envers les équipes RH et la Direction. Alors, quelles sont les erreurs les plus fréquentes en matière d’EVP ? Et comment éviter les erreurs ?
Quelles sont les erreurs les plus récurrentes en matière d’EVP ?
Omissions ou erreurs de saisis
L’omission ou des erreurs de saisis dans la gestion des EVP fait partie des erreurs les plus fréquentes en matière d’EVP.
Il peut s’agir d’une erreur humaine au niveau du service paie due à une mauvaise gestion de la saisie des EVP et un manque de contrôle après le calcul de paie. Mais il peut aussi s’agir d’une erreur ou d’un oubli au niveau de la transmission de l’information du manager et/ou du salarié lui-même. C’est d’ailleurs le cas le plus fréquent des erreurs ou omissions des EVP sur la paie. C’est pourquoi il est crucial de bien optimiser ce processus afin d’éviter les erreurs de paie.
Problème d’interface entre les systèmes informatiques
Les erreurs de paie au niveau des EVP peuvent ne pas avoir une origine humaine, mais provenir d’un problème d’interface entre les différents systèmes informatiques en vigueur dans l’entreprise. Par exemple, les EVP sont correctement saisis sur le logiciel de Gestion des Temps, mais ne sont pas correctement intégrés dans le logiciel de paie.
Calculs erronés du logiciel de paie
Une autre erreur récurrente d’erreurs sur les bulletins de paie peut avoir pour origine la solution de paie elle-même. En effet, un défaut de paramétrage peut entraîner des erreurs sur le bulletin de salaire. Par exemple, le gestionnaire de paie saisie correctement 4 heures supplémentaires à un salarié, mais au moment du calcul de paie, les rubriques générées sont erronées.
Optimiser la gestion des EVP pour éviter les erreurs
Afin d’éviter les erreurs et d’améliorer la collecte et la saisie des EVP, il est crucial d’optimiser le process de gestion des EVP. Mais quels outils peuvent être mis en place ? Et comment intégrer tous les acteurs dans le process de paie ?
Décaler la saisie des EVP
Pour faciliter la gestion des éléments variables de paie (EVP), il peut être intéressant de décaler la saisie des EVP. Par exemple, sur la paie de juin, les EVP du mois de mai sont saisis.
Cette méthode permet de disposer de plus de temps pour vérifier et corriger les éventuelles erreurs, garantissant ainsi une paie plus juste et moins de risque d’erreur.
Mettre en place un calendrier de paie
Pour optimiser la gestion des éléments variables de paie (EVP), il est important de mettre en place un calendrier de paie et de le communiquer clairement aux différents acteurs concernés. Ce calendrier doit indiquer une date limite de saisie des EVP. Il est essentiel de veiller à ce que ce calendrier soit respecté par les salariés et les managers.
Par exemple, un calendrier de paie pourrait être structuré comme suit :
- Date limite de saisie des EVP : 15 juin
- Calcul de la paie : 22 juin
- Clôture de la paie : 29 juin
- Paiement des salaires : 30 juin
- Déclaration Sociale Nominative (DSN) : avant le 5 juillet
La collecte dématérialisée grâce à un SIRH
Certains SIRH permettent de collecter tous les EVP des salariés au sein d’une interface unique.
Ces solutions offrent un portail personnel et sécurisé aux salariés et aux managers pour la saisie des EVP. Ainsi, les salariés peuvent eux-mêmes saisir leurs demandes de congés, qui sont ensuite validées par le manager avant de passer en paie.
Pour la gestion des heures supplémentaires, le salarié peut entrer ses heures travaillées. De la même manière que pour les absences, les heures supplémentaires sont transférées en paie après validation du manager. Selon l’activité du salarié au cours du mois, certaines primes, telles que les primes de panier ou les titres-restaurants, peuvent se calculer automatiquement.
Le portail personnel inclut également un module de saisie des primes, permettant aux salariés de demander des primes de transport, ou aux managers de saisir des primes de production ou exceptionnelles.
Automatiser le contrôle de paie
Le contrôle de paie est le dernier rempart pour éviter les erreurs sur les bulletins de paie. Il doit être fait minutieusement et avec méthode afin de veiller à ce que la paie soit conforme et en cohérence avec les éléments transmis par les managers et les salariés.
Pour optimiser le contrôle des paies, il est conseillé de mettre en place un contrôle automatisé des EVP. Trois possibilités s’offrent alors au service paie :
- Un contrôle automatisé à partir d’Excel (ou autre tableur équivalent) : Le gestionnaire extrait les rubriques de paie calculées par le logiciel et les compare avec les éléments attendus via des fonctions de recherche et d’analyse.
- Un module de contrôle au sein de la solution de paie: Certains éditeurs proposent au sein de leur solution un module pour contrôler les paies avec des états prédéfinis ou à personnaliser.
- Un logiciel de contrôle de paie : Ces logiciels, encore trop peu présents sur le marché, permettent de contrôler les paies et ainsi de comparer que les éléments calculés soient conformes aux éléments attendus.
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