La prime de vacances, versée aux salariés avant les congés annuels, est un avantage indéniable. Ce complément de rémunération constitue un véritable levier d’attraction et de rétention des talents. Mais en quoi consiste exactement la prime de vacances ? Qui peut en bénéficier ? Est-elle obligatoire ? Quel est son montant ?
Dans cet article, nous vous proposons de faire le point sur la prime de vacances.
Qu'est-ce qu'une prime de vacances ?
La prime de vacances représente un complément de rémunération très attractif pour les salariés, à l’instar de la prime de 13ème mois. Dans le contexte actuel où le recrutement représente un défi majeur pour de nombreuses entreprises, offrir une prime de vacances se distingue comme un avantage compétitif non négligeable. Mais qu’est-ce qu’une prime de vacances et comment fonctionne-t-elle ?
La prime de vacances, c’est quoi ?
La prime de vacances est une prime versée aux salariés par l’employeur avant leur départ en congés payés. Elle a pour objectif d’augmenter le pouvoir d'achat des salariés, leur permettant ainsi de profiter pleinement de leurs vacances.
La prime de vacances est-elle obligatoire ?
La prime de vacances n’est pas prévue par la loi, mais peut être mise en place dans l’entreprise de plusieurs manières.
Disposition conventionnelle
Lorsqu’une convention collective ou un accord de branche prévoit une prime de vacances, l’employeur est dans l’obligation de s’y conformer. Depuis le 24 septembre 2017, l’accord d’entreprise prévaut sur l’accord de branche dans différents domaines et notamment en ce qui concerne les primes versées au salarié.
Ainsi, un accord collectif peut entraîner une modification du mode de calcul de la prime, voire la supprimer sans obligation de contrepartie. Dans les faits, peu de partenaires sociaux prendraient le risque de signer un tel accord pour une prime aussi culturelle dans les secteurs concernés.
Par accord d’entreprise
Un accord collectif (au niveau du groupe, de l’entreprise ou encore d’un établissement) peut prévoir le versement d’une prime de vacances. Les modalités d’attribution et de versement sont fixées dans ledit accord.
La décision unilatérale de l’employeur
Il n’est pas nécessaire de conclure un accord collectif pour mettre en place une prime de vacances, la décision unilatérale de l’employeur suffit.
Disposition du contrat de travail
Le contrat de travail peut prévoir l’attribution d’une prime de vacances. L’employeur est alors tenu au versement de cette prime.
Un usage dans l’entreprise
Lorsque l’employeur verse de manière régulière et générale une prime de vacances, ceci constitue un usage. L’employeur est donc dans l’obligation de verser la prime de vacances tous les ans ou lancer la procédure spécifique de dénonciation d’un usage.
En tout état de cause, si votre convention collective ne prévoit pas de prime de vacances et que vous souhaitez la mettre en place, nous vous conseillons de poser les modalités d’attribution et de versement par écrit. Plusieurs avantages :
- Clarté et transparence : le fait de fixer les modalités de calcul de la prime de vacances permet de garantir une information éclairée des salariés.
- Équité et objectivité : en définissant clairement les critères d’attribution de la prime de vacances, l’employeur minimise les risques de discrimination.
- Facilitation pour la gestion de la paie : les règles de calcul de la prime sont fixées, ce qui facilite la gestion lors du traitement en paie de la prime de vacances.
La prime de vacances : qui peut en bénéficier ?
Les bénéficiaires de la prime de vacances sont déterminés selon les critères fixés au sein de l'entreprise, par la convention collective ou par le contrat de travail. Voici quelques critères les plus souvent observés :
- Ancienneté : certaines conventions collectives ou accords peuvent exiger une période minimale d'ancienneté pour prétendre à la prime.
- Statut : la prime peut être réservée à certaines catégories de salariés, selon leur statut ou leur position au sein de l'entreprise.
- Présence effective : la prime peut être calculée au prorata du temps de travail effectif, excluant ainsi les périodes d'absence non rémunérées.
Montant de la prime de vacances
Les modalités de calcul fixées dans les textes
Les modalités de calcul sont fixées dans les textes qui instaurent la prime de vacances, qu’il s’agisse de la convention collective ou d’un texte interne à l’entreprise.
L’employeur est libre de fixer son mode de calcul de la prime de vacances sauf dispositions spécifiques conventionnelles :
- Un montant fixe.
- Un montant variable en fonction de la rémunération ou d’un autre critère non discriminatoire.
- Un % des indemnités de congés payés comme c’est le cas pour les dispositions conventionnelles Syntec ou encore BTP.
Principe de non-discrimination
Il est important de signaler que les modalités de calcul et d’attribution de la prime ne peuvent en aucun cas avoir pour effet de discriminer les salariés en raison des cas mentionnés à l’article L. 1132-1 du Code du travail (sexe, religion, opinion politique, état de santé, …).
La prime de vacances : comment la gérer en paie ?
Verser une prime de vacances à ses collaborateurs implique une gestion particulière en paie. Il s’agit d’un traitement paie annuel et ainsi une charge de travail plus importante le mois du versement. Certains employeurs peuvent également mettre en place un système d’acompte sur la prime de vacances.
La prime de vacances : comment calculer son montant ?
Les montants de la prime de vacances, dont les modalités de calcul sont fixées dans les textes, doivent être calculés le mois de versement (généralement en mai ou juin) par le gestionnaire de paie et de manière automatique par le logiciel de paie et ensuite contrôlés.
Il s’agit donc d’une opération de paie supplémentaire qu’il est nécessaire de prendre en compte dans le process de paie. Pour un gain de temps et plus de sécurité dans l’exactitude des données, nous vous conseillons d’automatiser au maximum le process de la saisie des primes et leurs contrôles, via un logiciel de paie comme 123paie par exemple.
Le régime social et fiscal de la prime de vacances
La prime de vacances ne bénéficie d’aucune exonération. Ainsi, comme un autre élément de rémunération, elle est soumise à cotisations et contributions sociales ainsi qu’à l’impôt sur le revenu.
Deux exemples de primes de vacances : la prime Syntec et la prime BTP
Certaines conventions collectives prévoient une prime de vacances versées obligatoirement par les employeurs du secteur. Les plus connus sont les secteurs de l'ingénierie, du conseil, de l'informatique et des études techniques (Syntec) et du BTP avec des méthodes de calcul et des modalités de versement complètement différentes.
La prime de vacances Syntec
La convention collective applicable aux entreprises du secteur de l'ingénierie, du conseil, de l'informatique et des études techniques (Syntec) prévoit le versement d’une prime de vacances.
Qui est concerné ?
Selon l'article 7.3 de la convention collective Syntec, tous les salariés d'une entreprise relevant de cette convention ont droit à la prime de vacances, sans conditions basées sur l'ancienneté, la classification ou le temps de travail effectif.
Montant de la prime
La prime de vacances doit représenter au moins 10% de la masse globale des indemnités de congés payés de tous les salariés au 31 mai.
Plusieurs méthodes de calcul sont possibles :
- Répartition égalitaire après avoir calculé 1/10ème de la base brute globale de congés payés.
- Répartition au prorata des salaires, avec une majoration possible pour les enfants à charge.
- Répartition au prorata du temps de présence pour les entrées et sorties en cours d’année.
- Majoration de 10% de l'indemnité de congés payés individuelle de chaque salarié.
L'employeur est libre de choisir la méthode de calcul, mais doit appliquer la même méthode pour tous les salariés.
Versement de la prime
La prime de vacances doit être versée entre le 1er juin et le 31 octobre, période de prise des congés principaux. Dans les faits, elle est généralement versée sur la paie de mai ou juin.
Convention collective Syntec – article 7.3
La prime de vacances BTP
La convention collective du BTP prévoit également une prime de vacances avec un fonctionnement qui diffère des autres secteurs en raison de l’intervention de la caisse des congés payés.
Qui est concerné ?
Tous les salariés du bâtiment et des travaux publics peuvent bénéficier d’une prime de vacances. En revanche, les conditions d’attribution sont différentes en fonction de la catégorie du salarié.
Montant de la prime
La prime de vacances BTP représente 30% de l’indemnité de congés payés sur les congés principaux, soit 24 jours ouvrables pour un salarié présent toute l’année. La prime de vacances BTP est également calculée sur les congés d’ancienneté et les congés de fractionnement.
Versement de la prime
La prime de vacances BTP est versée par la caisse de congés payés en même temps que le versement de l’indemnité de congés payés soit au fur et à mesure de la prise des congés, hors 5ème semaine.
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