Le trajet domicile-travail a un impact financier de plus en plus important pour les salariés avec l’augmentation des prix de l’essence dans un contexte général inflationnaire. Même si les modes de transport alternatifs sont de plus en plus plébiscités, ils ne sont pas à la portée de tous ; et ce pour différentes raisons (éloignement du domicile, organisation de la vie familiale, horaires décalés, …). La question du remboursement des frais d’essence prend alors tout son sens.
Mais quels sont les dispositifs en vigueur pour rembourser les frais d’essence aux salariés ? Comment les mettre en place ? Et quelles sont les limites d’exonérations ?
Dans cet article, nous vous proposons de faire le point sur le fonctionnement du remboursement des frais d’essence aux salariés.
Rembourser les frais d’essence au titre des indemnités kilométriques
L’employeur peut rembourser les frais d’essence des salariés en franchise de cotisations dans la limite du barème des indemnités kilométriques.
Indemnités kilométriques : principe général
Lorsqu’un salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, et notamment pour les trajets domicile-travail, il peut bénéficier d’un remboursement des frais d’essence au titre des indemnités kilométriques. Dans la limite de ces barèmes, le remboursement des frais d’essence est exonéré de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu.
Barème des indemnités kilométriques
Il existe trois barèmes pour rembourser les frais d’essence des salariés :
- Le barème auto.
- Le barème deux-roues de cylindrée inférieure à 50cm3.
- Le barème moto.
Barème auto en 2024
Barème deux roues de cylindrée inférieure à 50 cm3 en 2024
Barème des motos en 2024
Par ailleurs, en cas d’utilisation d’un véhicule électrique, ces barèmes sont majorés de 20%.
Justificatifs pour bénéficier des exonérations
Les remboursements pour frais professionnels au titre des indemnités kilométriques doivent être conformes à leur objet. En cas de contrôle Urssaf, l’employeur doit être en mesure de fournir un justificatif des dépenses engagées par le salarié et notamment le certificat d’immatriculation (carte grise) du véhicule du salarié. Le véhicule doit appartenir ou être loué par le salarié, son conjoint ou un membre de son foyer fiscal.
Il doit également être en mesure de justifier :
- Du moyen de transport utilisé.
- De la distance séparant le domicile du lieu de travail.
- La puissance fiscale du véhicule (information présente sur la carte grise).
- Le nombre de trajets effectués chaque mois.
Ainsi, il n’est pas possible de verser un montant forfaitaire au salarié au titre des indemnités kilométriques, le montant versé doit être calculé en fonction de l’activité du salarié. Toutefois, il existe un autre dispositif simplifiant la gestion des remboursements des frais d’essence dans l’entreprise, la prime de transport.
La prime de transport : un dispositif pour rembourser les frais d’essence domicile-lieu de travail
Pour simplifier la gestion du remboursement des frais d'essence aux salariés, l'employeur peut mettre en place une prime de transport versée aux salariés sous certaines conditions.
Prime de transport : Qui est concerné ?
Les salariés bénéficiaires de la prime de transport doivent répondre aux conditions suivantes :
- Les salariés doivent résider ou travailler dans une zone soit non desservie par un service public de transport régulier ou par un service privé mis en place par l’employeur, soit n’est pas inclus dans le périmètre d’un plan de mobilité obligatoire dans le code des transports.
- Ou utilisent leur véhicule à cause d’horaires de travail particuliers (travail de nuit, horaires décalés, etc.).
À titre dérogatoire, jusqu’à fin 2024, tous les salariés qui engagent des frais de carburant ou d’alimentation de véhicules électriques pour les trajets domicile-travail sont éligibles à la prime, même s’ils peuvent utiliser les transports en commun (loi 2022-1157 du 16 août 2022).
Ne peuvent prétendre à la prime :
- Les salariés disposant d’un véhicule fourni par l’employeur avec les frais de carburant pris en charge.
- Les salariés logés sur le lieu de travail sans frais de transport.
- Les salariés dont le transport est assuré gratuitement par l’employeur.
- Les stagiaires, bien qu’ils puissent bénéficier d’indemnités kilométriques et du forfait mobilités durables.
Prise en charge facultative
La mise en place d’une prime de transport pour rembourser les frais d’essence et d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogènes engagés par les salariés pour leur trajet domicile-lieu de travail est un dispositif facultatif au choix de l’employeur contrairement au dispositif obligatoire de remboursement à 50% des abonnements de transport public.
Mettre en place une prime de transport
Le montant et les modalités de la prime sont définis par accord d’entreprise, interentreprises ou de branche. À défaut, l’employeur peut mettre en place une prime de transport unilatéralement après consultation du comité social et économique.
L'employeur doit appliquer la prime uniformément à tous les salariés éligibles, en fonction de la distance domicile-travail. Ainsi, il peut moduler le montant de la prime en fonction de la distance de chaque salarié entre leur domicile et lieu de travail. En revanche, il ne peut pas exclure un salarié du dispositif s’il remplit les conditions d’éligibilité comme le précise le BOSS (BOSS – Frais professionnels - 920).
Par ailleurs, les salariés à temps partiel de 50% ou plus de la durée légale du travail doivent bénéficier d’une prise en charge équivalente à celle des salariés à temps plein. Pour ceux travaillant moins de 50%, la prise en charge peut être proratisée.
Exonérations fiscales et sociales
À titre dérogatoire et jusqu’à fin 2024, la prime de transport est exonérée d'impôt sur le revenu et de cotisations sociales dans la limite de 700 € par an, dont un montant maximum de 400 € pour les frais de carburant (essence, diesel). Pour la Guadeloupe, la Martinique, la Réunion et Mayotte, la limite d’exonération est portée à 900 €, dont 600 € pour les frais de carburant.
À partir de 2025, la limite d’exonération est portée à 600 € par an et par salarié, dont 300 € pour les frais de carburant.
Pour pouvoir prétendre aux exonérations sociales et fiscales, l’employeur doit être en mesure de présenter les justificatifs des dépenses engagées par les salariés et notamment le certificat d’immatriculation du véhicule. Aucun justificatif des dépenses de carburant n’est nécessaire si la prise en charge n’excède pas les limites d'exonération.
Cumul avec d’autres dispositifs de remboursement des frais de transport
Il existe plusieurs dispositifs de remboursement des frais de transport :
- Les indemnités kilométriques.
- La prise en charge obligatoire de 50% des abonnements de transport public, facultative au-delà de 50%.
- Le forfait de mobilité durable.
Cumul avec les indemnités kilométriques
La prime de transport peut se cumuler avec les indemnités kilométriques au titre du trajet domicile-travail afin de rembourser aux salariés un montant supérieur aux limites d’exonérations de la prime de transport.
Cumul avec la prise en charge des frais de transport public
La prime de transport ne peut pas être cumulée avec la prise en charge obligatoire des frais de transport publics. Ce principe de non-cumul concerne également la prise en charge facultative au-delà de 50%.
Cependant, une dérogation est prévue jusqu’à fin 2024 permettant un cumul de la prise en charge obligatoire à 50% avec la prime de transport.
Cumul avec le forfait de mobilité durable
Le forfait de mobilité durable permet de rembourser les salariés utilisant des modes de transport personnels « alternatifs » (vélo, trottinette électrique, …). Ainsi, un cumul est possible avec la prime de transport dans la limite globale de 500 € par salarié et par an, dont 200 € au titre des frais de carburant.
À titre dérogatoire et jusqu’à fin 2024, ces limites sont relevées au même niveau que pour les limites en vigueur pour la prime de transport.
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