Le planning de travail est un outil de gestion du personnel qui permet à la fois d'organiser les heures de travail des salariés et de s'assurer du respect des durées légales de travail et des temps de repos. Au sein de l’entreprise, c’est l’employeur qui fixe unilatéralement l’organisation du temps de travail et qui détermine les horaires collectifs de travail applicables à l'ensemble des salariés, et ce pour tous les jours travaillés. Les horaires de travail concernent entre autre : le début et la fin de la journée de travail, la répartition des heures sur la semaine, etc. C’est également l’employeur qui doit en informer les salariés après avoir consulté les représentants du personnel.
Que dit la loi en matière de planning de travail ? Comment réaliser un planning de travail ? Que doit-il contenir ? Quels sont les obligations et les délais d’affichage et de communication des plannings ?
Quelles sont les obligations de l’employeur concernant la réalisation du planning de travail ?
Que doit contenir le planning de travail ?
Le planning collectif de travail
Un planning est établi pour une équipe de salariés d’un même établissement, travaillant selon le même horaire. Selon l’article L.3171-1 du Code du travail, un planning doit contenir les informations suivantes :
- Les heures auxquelles les salariés commencent à travailler.
- Les heures auxquelles les salariés finissent de travailler.
- Les temps de repos.
Le planning de travail avec aménagement du temps de travail
Dans les entreprises, établissements, ateliers, services ou équipes où s’applique un dispositif d’aménagement du temps de travail, le planning doit indiquer en plus :
- Le nombre de semaines que comporte la période de référence fixée par l’accord ou le décret.
- L’horaire de travail et la répartition de la durée de travail pour chaque semaine incluse dans cette période de référence. Les horaires peuvent être répartis également ou inégalement sur 5 ou 6 jours, voire 4 ou 4,5 jours, à la condition que les représentants du personnel ne s’y opposent pas.
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Quelle forme doit prendre un planning de travail ?
Si la loi impose le contenu du planning de travail, en revanche, elle n’impose pas la forme que doit prendre le document d’organisation du temps de travail dans l’entreprise.
Ce document organisant l’horaire collectif de travail des salariés peut indifféremment prendre la forme :
- d’un planning de travail,
- d’un agenda de travail,
- d’un tableau d’organisation du travail.
- ou d'un planning issu d'un logiciel de gestion de planification
En pratique, il est recommandé aux employeurs de choisir le format le plus adapté aux spécificités de leur entreprise.
Comment construire un planning de travail ?
Pour établir un planning de travail, la priorité sera d'abord de déterminer les besoins de l'entreprise :
- Combien faut-il de salariés pour le bon fonctionnement de l’entreprise ?
- Quels sont les dates et horaires de suractivité ou sous-activité dans l’entreprise ?
- Quels sont les amplitudes horaires et les besoins pour chaque tranche horaire ?
Le planning de travail peut être d’un format hebdomadaire, mensuel ou encore annuel.
Quelles sont les obligations légales et réglementaires auxquelles doit répondre le planning de travail ?
La construction du planning de travail doit répondre à des exigences légales et réglementaires définies dans la loi et dans la convention collective dont relève l’entreprise.
En effet, pour tous les salariés d’un atelier, d’un service ou d’une équipe qui travaillent selon le même horaire collectif, l’employeur est tenu d’établir un planning de travail selon la durée légale du travail en France et dans le respect des obligations légales suivantes :
- le respect de la durée maximale de travail soit 10 heures de travail effectif par jour, 48 heures par semaine et 44 heures par semaine en moyenne pour toutes périodes de 12 semaines consécutives.
- le respect d’un repos hebdomadaire d’au moins 35 heures consécutives.
- le respect du temps de pause des salariés.
- les salariés ne doivent pas travailler plus de 6 jours par semaine.
- chaque planning de travail réalisé doit indiquer la période concernée.
Une fois établi, le planning doit être respecté. Autrement dit, aucun salarié ne peut être employé en dehors de cet horaire de travail à l’exception des dispositions relatives au contingent annuel d’heures supplémentaires.
Quelles sont les obligations de l’employeur concernant la communication du planning de travail
Quelle que soit sa forme, le planning collectif de travail doit être affiché dans l’entreprise et être porté à la connaissance des salariés. Il doit également être communiqué à l’inspecteur du travail.
Obligations d’affichage des plannings de travail et de communication à l’inspecteur du travail.
La façon dont l’employeur informe les salariés des horaires de travail varie selon qu’ils sont soumis à un horaire collectif ou à des horaires individualisés.
Salariés soumis à un horaire collectif
Quel que soit le nombre de salariés employés et la taille de l’entreprise, l’employeur a l’obligation d'afficher dans les locaux de l’entreprise l’horaire collectif de travail pratiqué.
La loi, à travers les articles D. 3171-3 et D. 3171-4 du Code du travail, encadre très strictement les modalités d’affichage de l’horaire collectif dans l’entreprise et sa communication auprès de l'Inspection du travail.
Cependant, il est recommandé de consulter la convention ou l’accord collectif applicable à l’entreprise, car il est possible que des modalités d’affichage y soient prévues.
Le planning collectif de travail doit être daté et signé par l’employeur ou son représentant.
Hors dispositions conventionnelles, il doit être affiché en caractères lisibles et apposé de façon apparente dans chacun des lieux de travail auxquels il s’applique.
Dans le cas où les salariés sont employés à l’extérieur, cet horaire est affiché dans l’établissement auquel ils sont attachés.
En cas de modification du planning de travail, toute modification de l’horaire collectif donne lieu, avant son application, à une rectification affichée dans les mêmes conditions.
Un double du planning de travail, ou du document fixant l’horaire collectif de travail, ainsi que les rectifications qui y sont apportées doit être adressé à l’inspecteur du travail avant sa mise en service.
En cas d’organisation de travail par relais (travail réparti par équipes à des heures différentes de la journée), par roulement (les équipes bénéficient de jours de repos différents) ou par équipes successives (les équipes se succèdent les unes aux autres sans que les périodes de travail ne se chevauchent), l’employeur a les mêmes obligations en termes d’affichage et de transmission à l’inspection du travail.
Cependant, il doit, en plus, indiquer la composition nominative de chaque équipe de travail, y compris les salariés mis à disposition par une entreprise de travail temporaire, soit sur un tableau affiché sur le lieu de travail dans les mêmes conditions que celles de l’horaire collectif, soit sur un registre qui devra être tenu constamment à jour et mis à disposition de l’inspecteur du travail et des membres de la délégation du personnel du comité social et économique (CSE).
Salariés soumis à un horaire individualisé
On parle d’horaires individualisés lorsque les salariés ont la possibilité de choisir leurs heures de départ et d’arrivée (les plages mobiles) à l’intérieur de plages horaires déterminées ; à la condition d’être présent un minimum d’heures sur une certaine période de la journée (les plages fixes).
Dans le cas d’horaires individualisés, l’employeur n’a aucune obligation d’affichage de ces horaires.
Il est néanmoins préférable d’afficher le règlement ou l’accord qui a instauré les horaires variables dans les locaux de l’entreprise où ils s’appliquent.
Sanctions en cas de non-respect de ces obligations légales
L’employeur qui ne respecte pas son obligation d’affichage s’expose à une contravention de 4ème classe, pouvant aller jusqu’à 750€.
Le refus de communiquer le planning de travail à l’inspecteur du travail est constitutif d’un délit d’obstacle puni d’un an d’emprisonnement et de 37 500 € d’amende.
Quels sont les délais d’affichage et de communication du planning de travail ?
La loi n'impose pas de délai pour communiquer le planning de travail aux salariés.
Cependant, un accord ou une convention collective, de branche ou d’entreprise, peut imposer à l’employeur la communication du planning de travail aux salariés dans un délai précis. Par exemple, une convention d’entreprise peut prévoir que l’affichage des plannings de travail soit effectué en respectant un délai de prévenance de 5 jours.
Un accord ou une convention collective peut aussi définir un délai minimum de communication (article L. 3123-27 du Code de travail). Si une convention collective prévoit un délai, elle ne peut néanmoins pas aller au delà de 3 jours.
Malgré l’absence de dispositions légales, il est recommandé à l’employeur de communiquer le planning de travail aux salariés dans un délai raisonnable.
En l'absence de dispositions conventionnelles autres, ce délai de communication raisonnable est fixé à 7 jours.
Pour les salariés soumis à un dispositif d’aménagement du temps de travail, la loi prévoit qu’ils doivent être prévenus des changements de leurs horaires de travail dans un délai raisonnable. En l’absence d’accord, ce délai de prévenance en cas de changement de la durée du travail est également fixé à 7 jours.
Les salariés sous astreinte ne sont pas soumis à un délai fixe minimum. Toutefois, s’il n’y a pas d’accord collectif, on considérera que les périodes de travail pour ces employés doivent être communiquées au moins deux semaines avant et en cas de circonstances exceptionnelles, au moins 1 jour franc avant.
Quel que soit l’aménagement de la durée du travail dans l’entreprise (horaires collectifs ou individualisés), la loi n’oblige pas l’employeur à fournir une copie des plannings à chaque salarié.
Le planning reste consultable sur place, à charge pour les salariés de le recopier ou de le photographier.
La réalisation et la communication du planning de travail sous encadrées par des obligations légales et conventionnelles, qui peuvent mettre en risque l'entreprise. La dématérialisation du planning de travail apporte de nombreux avantages : alertes automatiques sur sa réalisation et communication facilitée. Découvrez comment le logiciel de gestion de planning Kelio peut vous simplifier la vie !
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