Les enjeux de gestion des Ressources Humaines ont rarement été aussi majeurs : difficultés de recrutement, fidélisation des talents, gestion du travail à distance, intégration des nouveautés de gestion liées à la crise sanitaire récente, suivi des entretiens professionnels, etc. Afin de faciliter leur travail, les responsables RH peuvent s’appuyer sur des reportings RH qui leur permettront de garder un œil sur tous les périmètres de la relation RH. Mais comment construire le reporting RH qui vous aidera concrètement à piloter votre stratégie RH ? Focus.
Il existe autant de reportings RH que de services RH. Alors, comment vous y retrouver ? Avec cet article, nous souhaitons vous aider dans la construction de votre reporting RH !
Un reporting RH, qu’est-ce que c’est ?
Définition du reporting RH
Le reporting RH, également nommé tableau de bord RH, est un ensemble de données qui permettent une lecture à l’instant T d’une situation dont le périmètre aura été défini au préalable.
Ainsi, un reporting RH peut concerner différents secteurs des Ressources Humaines, cela peut être le recrutement, la formation, la relation sociale, etc.
Composé de différents indicateurs, le reporting RH permet de recueillir des informations précises et spécifiques permettant une analyse poussée de la situation et facilitant ainsi la prise de décision.
Il s’agit donc d’un outil d’analyse susceptible de mettre en lumière certains dysfonctionnements et/ou de mesurer les performances de l’entreprise, mais également d’influer sur les décisions stratégiques à venir.
L’importance de la notion d’indicateur RH.
Présent au sein des entreprises dès le début des années 70, l’indicateur RH, ou KPI dans sa version anglophone, est défini comme :
un outil de mesure permettant d’obtenir une vision globale et synthétique d’une ou plusieurs données clés du Capital Humain de l’entreprise. Et ce, dans le dessein de fournir une aide à la prise de décision et au pilotage stratégique de l’entreprise tout en servant d’outil de mesure quant à l’efficacité des actions et objectifs précédemment définis.
La sélection des indicateurs RH est donc l’une des étapes incontournables et indispensables de la construction d’un reporting RH. Toutefois, avant d’opérer cette sélection encore faut-il s’attarder sur les avantages et sur l’utilité du reporting RH.
Pourquoi mettre en place un reporting RH ?
Comme nous venons de le voir, le reporting RH est un outil de mesure, mais aussi et surtout d’analyse stratégique. Ainsi, il présente différentes utilités et notamment :
- La mise en lumière de problématique spécifique, tel qu’un taux de turn-over élevé, une hausse de l’absentéisme, une baisse de la qualité, …
- La mesure de performances individuelles et/ou collectives.
- Une aide dans la gestion administrative des ressources humaines et plus particulièrement au niveau de la GPEC : identification et anticipation des besoins de recrutement, de formation, ….
- L’apport d’une aide et d’un appui technique à la prise de décisions stratégiques.
- La communication auprès des collaborateurs ou des intervenants extérieurs.
L’utilité du reporting RH est donc multiple, puisqu’il permet à la fois de garder une certaine maîtrise et connaissance de la situation RH et sociale de l’entreprise, indispensable à son bon fonctionnement, une identification des éventuels incidents avant qu’ils ne puissent avoir un impact négatif sur la vie de l’entreprise, mais il est également une source d’information indispensable lors des prises de décisions.
Comment élaborer son reporting RH ?
S’il est vrai que certains indicateurs sont universels, l’intérêt du reporting RH est de pourvoir être personnalisé en fonction des besoins de l’entreprise.
De même, il n’est pas rare de voir son reporting RH évoluer au cours des mois d’utilisation. La méthodologie est donc essentielle afin d’en exploiter tout le potentiel.
Ici, nous vous présenterons les principaux indicateurs RH et la façon dont vous pourrez élaborer vos reporting RH.
Quels sont les principaux indicateurs d’un reporting RH ?
Nous comptons 5 grandes familles parmi les indicateurs RH. Nous vous présentons pour chacune d’entre elles, les indicateurs les plus couramment utilisés afin d’assurer une revue ainsi qu’un suivi global de vos RH.
Les indicateurs RH liés au recrutement
Les indicateurs de cette famille vous permettront de construire un reporting RH qui mesurera la performance de vos recrutements et qui mettra en lumière le ou les points nécessitant une amélioration.
Parmi les indicateurs phares, nous pouvons citer :
- Le délai écoulé entre la parution des offres d’emploi depuis vos jobboards jusqu’à l’entrée en fonction des collaborateurs.
- Le taux de conversion de vos recrutements. C’est-à-dire les recrutements validés à la suite de la période d’essai.
- Le taux de satisfaction suite à l’onboarding.
- La détermination de l’attractivité de la société, par le biais du recensement des candidatures spontanées reçues.
- Le suivi des posts sur les réseaux sociaux.
- L’analyse des coûts de recrutement, de la diffusion des annonces à l’intégration des collaborateurs.
Les indicateurs RH liés à la formation
Au-delà de son aspect obligatoire, la formation est un outil de gestion RH particulièrement efficace pour fidéliser les talents, et assurer la performance de l'entreprise.
De plus, les indicateurs de la formation vous aideront dans l’élaboration de vos entretiens professionnels, qui pour rappel doivent avoir lieu tous les deux ans et dont un bilan de suivi doit être réalisé après 6 ans.
Parmi les indicateurs les plus importants, nous comptons :
- Le pourcentage de salarié ayant suivi une action de formation au cours de l’année écoulée, ou selon toute autre échéance.
- Le nombre d’heures de formation suivi par chaque collaborateur selon une échéance à déterminer.
- Le coût global moyen des actions de formation selon le type de formation et le domaine de formation.
- Le taux de satisfaction des formations.
Les indicateurs RH liés à la performance au travail
Il peut s’agir ici d’indicateurs permettant la mesure de la performance des individus, mais aussi de celle des services et de l’encadrement. Car en effet si la performance individuelle est essentielle au bon fonctionnement de l’entreprise, la performance collective l’est tout autant.
Parmi les indicateurs incontournables de la performance, nous avons :
- Le taux d’atteinte des objectifs et le montant des primes variables.
- Les taux de qualité et de satisfaction clients.
- Le pourcentage de non-conformité.
- Le taux de turn-over par service, ou pour certaines catégories de collaborateurs à définir.
- Le taux de satisfaction ou encore le taux d'engagement des collaborateurs.
Les indicateurs RH liés à la GPEC
La gestion prévisionnelle des emplois et compétences (GPEC) est primordiale au sein de toute entreprise. En effet, cette dernière doit être en mesure de s’adapter aux évolutions du marché, mais aussi et surtout s’assurer de la préservation de son savoir-faire et de sa force de production.
Pour ce faire, les indicateurs de prévisions RH à intégrer au sein de son reporting sont :
- La pyramide des âges.
- Le taux de mobilité interne et le pourcentage de mobilité réussi.
- Le nombre d’emplois identifiés comme critiques.
- Le pourcentage de salariés pouvant bénéficier d’une promotion.
- Le pourcentage de poste ne disposant pas de successeurs identifiés et dont le titulaire est susceptible de sortir des effectifs.
Les indicateurs RH liés à la partie sociodémographique
Ces indicateurs permettent d’obtenir une vision globale de la situation d’entreprise, mais aussi d’identifier s’il existe ou non un problème sous-jacent au sein de cette dernière.
Pour vous y aider, vous pouvez vous appuyer sur les indicateurs suivants :
- Le taux de turn-over.
- Le taux d’absentéisme et pourcentage d’accident du travail + nombre de jours d’arrêt lié à un AT (Arrêt de Travail).
- La ventilation des salaires moyens.
- L'ancienneté.
- Le taux de répartition des contrats (CDD / CDI / Contrat de mission / Apprentissage …).
- Le taux de prise des congés (CP / RTT / Récupération …)
- La répartition des salariés par sexe, par tranche d’âge et par CSP.
- Les heures supplémentaires réalisées par catégories de salarié.
- Le taux de conflits au travail déclarés.
- Le nombre d’actions intentées auprès du Conseil des Prud’hommes.
- La ventilation des causes de rupture de contrat par nature.
- Le pourcentage de rupture à l'initiative de l’employeur.
Comment sélectionner les bons indicateurs ?
Lors de la construction de votre reporting RH, il est probable que vous y intégriez plusieurs des indicateurs que nous venons de vous présenter.
Toutefois, la multiplication des indicateurs n’est pas nécessairement une bonne idée, car au lieu de vous apporter une information et un éclairage précis, le message risque de se brouiller et le reporting RH perdra alors tout son intérêt.
De ce fait, il sera indispensable de procéder à un choix. De même, il se peut que les indicateurs qu’il vous faut ne soient pas dans notre liste puisqu’ils devront répondre à un besoin plus spécifique à votre organisation.
Pour vous permettre de vous fixer sur les indicateurs parfaits pour votre reporting RH, il faudra vous intéresser à divers aspects, et plus particulièrement :
- Les potentiels risques identifiés, tant opérationnels que légaux.
- Les objectifs établis pour la société à court, moyen et long terme.
- Les principaux enjeux stratégiques de l’entreprise (acquisition de nouveaux marchés, transformation technologique …).
- Quels sont les domaines RH prioritaires (amélioration de la marque employeur, gestion des talents, …)
- …
Quels supports choisir pour élaborer son reporting RH ?
Une fois les indicateurs de votre reporting RH sélectionnés, il vous faudra vous intéresser à la question du support, mais pas seulement.
Un reporting RH doit être pratique, lisible, fiable et simple d’utilisation. De ce fait, l’utilisation de la suite Office ne semble pas être le choix le plus judicieux. Car s’il est relativement facile d’accès et peu onéreux, cela n’en reste pas moins un outil complexe pour certains et avec de nombreuses sources d’erreurs possibles.
Nous vous conseillerons plutôt l’utilisation d’un logiciel de SIRH qui aura non seulement l’avantage de sécuriser les données, mais aussi d’en assurer une mise à jour permanente, et à l'instant T. De plus, l’exploitation et l’édition des reporting RH seront, elles aussi, grandement simplifiées.
Au-delà de cette partie technique de l’élaboration de votre reporting RH d’autres éléments devront être pris en compte lors de la sélection de vos indicateurs, tel que :
- Les sources des données qui seront utilisées et la façon de les intégrer au sein des indicateurs.
- Sous quels formats seront définis les indicateurs, en pourcentage, en nombre, en cumulés … ?
- Quelles seront les périodes de références et quand devront-elles être mises à jour ?
- Quelles seront les personnes autorisées à consulter, à modifier et à éditer les reporting RH ?
- …
La construction d'un bon reporting RH doit s'appuer sur un logiciel SIRH performant afin de simplifier sa mise en place, sa gestion régulière, ainsi que le suivi de l'activité. Le logiciel SIRH Kelio peut vous apporter une aide au quotidien sur le suivi d'indicateurs RH clés.
