Dans le paysage professionnel actuel, la Gestion des Temps et Activités (GTA) est plus qu'un simple outil de suivi, elle est devenue une composante essentielle de la stratégie globale de gestion des ressources humaines.
Un bon logiciel de GTA peut transformer la manière dont une entreprise fonctionne, en améliorant à la fois la productivité et le bien-être des collaborateurs. Mais pour bénéficier de tous les avantages que peut apporter un logiciel de GTA, encore faut-il bien le choisir ?
Cet article vous guidera à travers les différents critères à considérer pour choisir votre solution de GTA.
Qu’est-ce que la GTA ?
La Gestion des Temps et Activités (GTA) est un pilier essentiel en matière de gestion des Ressources Humaines. Elle s'étend de la gestion des heures supplémentaires à l'analyse détaillée des projets. Mais qu'est-ce que la GTA exactement ? À quel type d'entreprises s'adresse-t-elle ? Et quelles sont ses principales composantes ?
La GTA, c’est quoi ?
La GTA, ou Gestion des Temps et Activités, est le processus par lequel une entreprise gère et analyse les heures de travail, ainsi que les présences et absences de ses employés. Ces informations peuvent ensuite être décomposées et analysées à différentes échelles tels que l’entreprise, le service, le centre de coût ou encore en fonction d’un projet défini.
Le logiciel de GTA : Pour qui ?
Chaque entreprise, indépendamment de sa taille ou de son secteur d'activité, doit gérer ses temps et activités avec exactitude conformément à la réglementation en vigueur dans l’entreprise. Cependant, les exigences varient considérablement entre une petite entreprise de 10 employés et une grande multinationale.
De même, une entreprise opérant dans un secteur ayant des cycles de travail spécifiques aura des attentes différentes en matière de GTA par rapport à une entreprise dont tous les salariés travaillent 35 heures du lundi au vendredi.
Choisir un logiciel de GTA : Évaluer les besoins de votre entreprise
Avant de se lancer dans la recherche d'un logiciel de Gestion des Temps et Activités (GTA), il est primordial de comprendre les besoins spécifiques de son entreprise. En effet, une entreprise de moins de 10 salariés n’aura pas les mêmes besoins qu’un grand groupe multi-sites. Les besoins de l’entreprise peuvent également différer en fonction du secteur d’activité. L’analyse de vos besoins vous permettra de sélectionner un logiciel qui s'aligne parfaitement avec les objectifs et les exigences de votre organisation.
Taille de l'entreprise et effectif
La taille de votre entreprise et le nombre de salariés sont des facteurs déterminants dans le choix d'un logiciel de GTA. Une petite entreprise pourrait privilégier une solution simple et abordable, tandis qu'une grande entreprise pourrait avoir besoin d’un logiciel plus complet et personnalisable, capable de gérer un grand volume de données et d'utilisateurs.
Secteur d'activité et spécificités métier
Le secteur d'activité de votre entreprise et ses spécificités métier influencent largement le choix du logiciel. Certains secteurs, comme la santé, la construction ou encore le transport peuvent avoir des besoins particuliers en matière de gestion des temps, tels que la gestion des cycles de travail ou la conformité avec une réglementation spécifique. Ainsi, il est crucial de choisir un logiciel qui répond à ces besoins spécifiques.
Objectifs à court et long terme
Définir clairement vos objectifs à court et long termes en matière de gestion des ressources humaines vous aidera à identifier les fonctionnalités indispensables du logiciel. Que vous souhaitiez améliorer la productivité, réduire les coûts liés au temps et à la main-d'œuvre ou optimiser la planification des projets, vos objectifs guideront votre décision.
Les fonctionnalités essentielles d'un logiciel de GTA
Lorsqu'il s'agit de choisir un logiciel de Gestion des Temps et Activités (GTA), les fonctionnalités offertes sont un critère de choix crucial. Les fonctionnalités proposées doivent alors être recouplées avec les besoins identifiés à l’étape précédente. Voici quelques-unes des fonctionnalités essentielles proposées par les logiciels de GTA :
Saisie et suivi des temps de travail
Un bon logiciel de GTA doit permettre une saisie facile et un suivi précis des heures de travail effectuées par les salariés. Que ce soit par le biais d'un système de pointage sur site, d'une application mobile ou d'une interface en ligne, les collaborateurs de l’entreprise doivent pouvoir enregistrer leurs heures de manière simple et intuitive.
Gestion des absences et congés
La gestion des absences et des congés est une autre fonctionnalité clé des logiciels de GTA. Afin de faire gagner un temps précieux aux gestionnaires RH, le logiciel doit être en mesure de permettre aux salariés de demander des congés de façon dématérialisée ; les gestionnaires et/ou manager n’ont alors qu’à approuver ou refuser ces demandes.
De plus, le logiciel de GTA doit être capable de suivre et analyser les absences, qu'il s'agisse de congés payés, d'arrêts maladie ou de jours de formation.
Planification horaire
La capacité à planifier le travail des équipes est également importante. Le logiciel doit offrir des outils pour créer des plannings horaires, qui tiennent compte des ressources disponibles, de leurs compétences et de la réglementation du travail. L'équité entre les salariés doit aussi pouvoir être suivie grâce aux logiciels de planification.
Reporting et analyses
Au-delà de la gestion courante du temps de travail des salariés, un logiciel de GTA efficace doit offrir des fonctionnalités complémentaires de reporting et d'analyse. Cela inclut la génération de rapports sur les heures travaillées, les coûts de main-d'œuvre, la productivité et d'autres indicateurs clés de performance (KPI) qui peuvent aider à prendre des décisions éclairées.
Les critères pour choisir votre solution GTA
Le choix d'un logiciel de Gestion des Temps et Activités (GTA) est une étape cruciale pour toute entreprise soucieuse d'optimiser ses ressources humaines et sa productivité. Ce choix ne doit pas être pris à la légère, car il aura un impact direct sur le quotidien des collaborateurs de l’entreprise et des gestionnaires. Mais quels sont les critères essentiels à prendre en compte pour choisir un logiciel de gestion des temps ?
Ergonomie et facilité d'utilisation
L'ergonomie est un critère essentiel. Le logiciel doit permettre un paramétrage flexible pour s'adapter aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Une interface intuitive est bénéfique tant pour les gestionnaires que pour les salariés, qui pourront ainsi suivre et gérer leur temps de manière autonome. Un critère important est la capacité à maitriser directement le paramétrage de la solution, sans devoir demander systématiquement des développements particuliers. Ainsi vous serez plus réactifs dans l'adaptation de votre logiciel à l'évolution de votre organisation.
Les fonctionnalités qui font la différence
Certains logiciels de GTA offrent des fonctionnalités avancées qui peuvent faire toute la différence. Voici quelques fonctionnalités qui peuvent faire pencher la balance :
- Tableaux de bord personnalisables.
- Alertes automatisées.
- Saisie décentralisée aux salariés.
- Outils d'analyse avancée.
Intégration et compatibilité
Un bon logiciel de GTA doit pouvoir s'intégrer facilement avec d'autres systèmes en place dans l'entreprise, tels que les systèmes de paie ou d'ERP. La compatibilité avec les dispositifs mobiles est également un plus pour permettre une gestion à distance.
Support et assistance
L'accompagnement au déploiement est un aspect souvent négligé, mais crucial. Le service support doit aller au-delà du seul logiciel pour inclure une assistance continue, des formations et des mises à jour régulières.
Conformité et sécurité
La sécurité des données et la conformité aux réglementations en vigueur sont des aspects non-négociables. Le logiciel doit garantir l'exactitude des calculs et être capable de traduire les conventions et les pratiques spécifiques de l'entreprise.
Coût et modèle tarifaire
Le coût est bien sûr un facteur important. Il est essentiel de prendre en compte non seulement le coût initial, mais aussi les coûts cachés éventuels, comme ceux liés à la formation ou aux mises à jour. Le modèle de tarification doit également être clair.
Certains logiciels sont disponibles via un modèle d'abonnement mensuel, tandis que d'autres sont vendues sous forme d’une licence unique. On trouve également des modèles hybrides avec une licence à payer en « one shot » et un abonnement mensuel.
Le choix d'un logiciel de GTA est une décision stratégique qui doit être prise avec soin. Prenez le temps de tester plusieurs solutions et assurez-vous qu'elles répondent aux besoins spécifiques de votre entreprise. Par ailleurs, certains éditeurs proposent des démonstrations afin de pouvoir vus projeter dans l'usage du logiciel avant achat définitif.
