Jour de fractionnement et obligation des RH : règles, conditions, calcul, …Tout savoir !

Mais quelles sont les règles qui encadrent ces congés ? Dans quelles conditions peut-on bénéficier d'un jour de fractionnement ? Et comment sont-ils calculés ? Dans cet article, nous vous proposons de faire le point sur les congés de fractionnement.

Qu’est-ce que les congés de fractionnement ?

 Les jours de fractionnement sont une notion généralement méconnue des salariés et pas toujours appliquée dans les entreprises. Et pourtant, il s’agit d’une disposition prévue par le Code du travail lorsque le salarié a été dans l’impossibilité de prendre son congé principal dans les délais impartis.

 Le jour de fractionnement, c’est quoi ?

 Un salarié qui ne prend pas son congé principalentre le 1^er juin et le 31 octobre, du fait de l’employeur, acquiert des jours supplémentaires de congés payés en compensation du préjudice, c’est ce que l’on appelle les congés de fractionnement.
Pour rappel, les congés payés sont acquis sur la base de 30 jours ouvrables de congés payés (du lundi au samedi inclus) pour un salarié présent toute l’année. Ce droit à congés est scindé en deux catégories :

• Le congé principal : 24 jours ouvrables.
• La 5^ème semaine : 6 jours ouvrables.

Les congés de fractionnement sont-ils obligatoires ?

Les modalités liées aux congés de fractionnement peuvent être fixées par un accord d'entreprise, d'établissement ou, en l'absence de celui-ci, par une convention ou un accord de branche, comme le stipule l'article L. 3141-21 du Code du travail. Ces accords peuvent soit accorder des jours supplémentaires en cas de fractionnement, soit décider de ne pas en octroyer.

Si aucun accord ou convention n'a été mis en place, ce sont les règles légales qui s'appliquent par défaut.

Néanmoins, selon l'article L. 3141-23 du Code du travail, le salarié peut renoncer à ces jours, à condition qu'un accord écrit soit établi. Dans la pratique, cet accord est souvent inclus dans la demande de congés, que celle-ci soit en format papier ou électronique.

Voici un exemple de clause de renonciation que l'on peut trouver dans une demande de congés : "Conformément à l'article L. 3141-23 du Code du travail, je renonce à mes congés de fractionnement."

Prenons l'exemple d'un parc de loisirs qui n'autorise pas ses salariés à prendre leurs 24 jours de congé principaux pendant la saison d'ouverture, mais les oblige à les prendre durant la fermeture hivernale. Dans ce cas, les employés ont droit à des jours de fractionnement.

Il est également important de préciser que si une convention collective ou un accord d'entreprise prévoit des dispositions plus avantageuses (comme des jours supplémentaires pour l'ancienneté), cela n'annule pas le droit aux jours de fractionnement, sauf dispositions contraires explicitement mentionnées.

Jour de fractionnement : comment ça marche ?

Sauf dispositions contraires par accord collectif ou de branche, les salariés peuvent bénéficier de jours supplémentaires de congé s’ils ne prennent pas leur congé principal avant le 31/10. Mais qui peut en bénéficier ? Comment fonctionne concrètement l’acquisition des jours de fractionnement ? Quelle différence si les congés sont pris en jours ouvrés ou en jours ouvrables ?

Congés de fractionnement : qui peut en bénéficier ?

Les congés de fractionnement sont éligibles à tous les salariés de l’entreprise, quel que soit le temps de travail, la nature du contrat ou la qualification à partir du moment où le salarié a acquis au moins 15 jours ouvrables de congés payés.

Ainsi, les salariés en contrat d’apprentissage et contrat de professionnalisation peuvent également bénéficier des jours de fractionnement.

Concernant les salariés à temps partiel, ceux-ci acquièrent le même nombre de jours de congés payés que les salariés à temps plein. Ainsi, ils acquièrent les jours de fractionnement dans les mêmes conditions que les autres salariés.

Comment fonctionnent les congés de fractionnement ?

Les congés principaux, c’est-à-dire les 24 premiers jours de congés payés, doivent être pris entre le 1^er juin et le 31 octobre. Conformément à l'article L. 3141-18 du Code du travail, sur ces 24 jours, 12 jours ouvrables, soit deux semaines, doivent être pris consécutivement. Les jours restants, du 13^ème au 24^ème jour, doivent être pris avant le 31 octobre. Si ce n'est pas le cas, le salarié peut alors prétendre à des jours de fractionnement.

Si les congés sont reportés et pris en dehors de cette période légale, le salarié a également droit aux jours de fractionnement, selon les termes définis par la loi.

Pour rappel, la législation permet le report des congés payés en cas d'incapacité à les utiliser avant la fin de la période d'exercice (qui est généralement fixée au 31 mai, sauf exceptions). Ce report peut se faire pour diverses raisons d'absence du salarié, telles que :

• Maladie non professionnelle.
• Maladie professionnelle.
• Accident du travail ou de trajet.
• Congé maternité ou d'adoption.

En outre, l'employeur peut accorder des reports supplémentaires à la demande du salarié si celui-ci n’a pas pu prendre tous ses congés avant la fin de la période de prise.

Jour de fractionnement : comment en bénéficier ?

Les salariés peuvent obtenir des jours de congés supplémentaires à partir du 31 octobre, correspondant à des jours de vacances pris en dehors de la période légale. Ils doivent avoir une ancienneté suffisante au cours de l'année pour bénéficier d'au moins 15 jours ouvrables de congés payés. Le nombre de jours de congés payés restants et les accords collectifs (ou conventions collectives) déterminent les jours de fractionnement. Ces jours doivent apparaître sur la fiche de paie de chaque employé, généralement à partir du mois de novembre.

Bon à savoir :

Dans le BTP, pour obtenir des jours de fractionnement, le salarié doit avoir cumulé au moins 15 jours de congés sur l'année.

Comment calculer les jours de fractionnement ?

Selon l'article L. 3141-23 du Code du travail, un salarié bénéficie de jours de fractionnement dans les conditions suivantes :

• 1 jour ouvrable supplémentaire : si le salarié prend entre 3 et 5 jours de son congé principal en dehors de la période légale, c’est-à-dire en dehors de la période allant du 1er juin au 31 octobre. Cela signifie que si une partie de ses congés (au moins 3 jours, mais pas plus de 5) est posée hors de cette période, un jour de fractionnement lui sera attribué. 
• 2 jours ouvrables supplémentaires : si le salarié prend au moins 6 jours de son congé principal en dehors de la période allant du 1er juin au 31 octobre, il pourra alors prétendre à 2 jours de fractionnement. Ces jours sont offerts en reconnaissance du fait que le salarié n’a pas pu bénéficier d’une partie importante de ses congés pendant la période idéale. 

Il est également important de noter que ces jours de fractionnement ne sont pas obligatoirement attribués si l'employeur et le salarié se sont mis d'accord sur les dates de congé en dehors de la période légale. C’est pourquoi les discussions entre les deux parties sont cruciales pour définir la meilleure organisation possible des congés.

Les règles à connaitre sur le jour de fractionnement

L’attribution des jours de fractionnement dépend de plusieurs facteurs. Voici les principales règles à connaître en tant qu’employeur comme salarié.

Renonciation du salarié

Lorsque le salarié choisit de ne pas utiliser tous ses congés payés principaux pendant la période légale, l'employeur inclut généralement la mention « renonciation aux jours de congé de fractionnement » sur les formulaires de demande de congé. En signant, le salarié accepte de renoncer à ces jours supplémentaires. L'employeur doit conserver toutes les demandes signées pour justifier cette renonciation en cas de litige.

Type de contrat

Les salariés à temps partiel ont droit aux mêmes durées de congé payé que ceux en CDI ou CDD, y compris les jours de fractionnement. Les apprentis bénéficient également des mêmes droits.

Fermeture obligatoire

Si l'entreprise ferme en fin d'année, deux scénarios sont possibles :

1. Si l'employeur a permis la prise de congés malgré la fermeture, les salariés n'ont pas droit aux jours de fractionnement.
2. Si l'employeur a empêché les salariés de prendre des congés, ils auront droit aux jours de fractionnement.

Bulletin de paie

Le traitement des jours de fractionnement sur les fiches de paie est similaire à celui des congés payés. Le gestionnaire de paie doit comparer les deux méthodes de calcul (maintien de salaire et méthode du dixième) et choisir la plus favorable au salarié :

• Maintien de salaire : diviser la rémunération mensuelle par 26.
• Méthode du dixième : (base des congés payés / 10) / nombre de jours de congés payés acquis.

Certaines entreprises préfèrent la méthode du dixième au moment du solde des congés ou à la fin de la période de référence, tandis que d'autres optent pour un calcul systématique à chaque prise de congé.

Départ du collaborateur

Si un salarié quitte l'entreprise, ses jours de congé de fractionnement doivent être compensés par des indemnités. Le décompte suit la règle du maintien du salaire si le dixième a été payé par anticipation.

Quelques exemples de calcul des jours de congés en fractionnement

Ces exemples montrent comment les conditions de prise des congés pendant ou en dehors de la période légale influencent le calcul des jours de fractionnement supplémentaires :

• Employé A : prend 11 jours consécutifs en juin et 5 jours en août. Bien que le total soit supérieur à 12 jours durant la période légale, il n'a pas respecté l'obligation des 12 jours consécutifs. Il n'a donc pas droit à un jour supplémentaire.
• Employé B : part 15 jours en juillet et 7 jours en septembre. Au 31 octobre, il lui reste un solde de 2 jours de congés. Il ne peut pas obtenir un jour supplémentaire car le système exige un solde de 3 jours de congés restants après la période légale.
• Employé C : pose 20 jours consécutifs en septembre. À la fin d'octobre, il lui reste 4 jours de congés. Il a donc droit à 1 jour de fractionnement.
• Employé D : prend 14 jours consécutifs en octobre, lui laissant un reliquat de 10 jours. Dans ce cas, il a droit à 2 jours de congés supplémentaires.

Que faire en cas de congés en jours ouvrés ?

Dans certaines entreprises, les congés sont comptabilisés en jours ouvrés, c’est-à-dire du lundi au vendredi, en excluant les week-ends. Cela signifie que seuls les jours effectivement travaillés sont décomptés lorsque le salarié prend des congés, contrairement aux jours ouvrables, qui comprennent généralement tous les jours de la semaine, à l’exception du jour de repos hebdomadaire (souvent le dimanche).

Cette méthode de calcul en jours ouvrés est souvent utilisée lorsque cela s’avère plus avantageux pour le salarié. Par exemple, un salarié qui prend une semaine complète de congés en jours ouvrés verra 5 jours déduits de son solde, tandis qu’en jours ouvrables, il pourrait voir 6 jours déduits (en incluant le samedi).

Toutefois, l'employeur ne peut pas imposer un calcul des congés en jours ouvrés si cela désavantage le salarié. Le Code du travail impose en effet que la méthode choisie soit au moins aussi favorable que celle en jours ouvrables. En cas de litige, le salarié peut donc faire valoir ses droits si l'utilisation des jours ouvrés est moins avantageuse.

En ce qui concerne le calcul des jours de fractionnement, il est important de noter que cela ne modifie pas la manière dont ces jours supplémentaires sont accordés. Les jours de fractionnement restent déterminés selon les règles habituelles, indépendamment de la méthode utilisée pour le calcul des congés principaux (jours ouvrés ou jours ouvrables). Ainsi, si un salarié prend une partie de ses congés en dehors de la période légale allant du 1er juin au 31 octobre, il peut toujours bénéficier des jours de fractionnement en fonction du nombre de jours pris, sans que le mode de comptabilisation (ouvrés ou ouvrables) ne change quoi que ce soit au calcul.