Certains employeurs choisissent de gratifier leurs salariés d'une prime de fin d'année. Cette prime annuelle n’est pas encadrée par la loi, mais par des dispositions conventionnelles ou des accords internes à l'entreprise. Comment calculer la prime de fin d’année ? Quelles sont les conditions pour en bénéficier ? Et comment la traiter en paie ?
Qu’est-ce qu’une prime de fin d’année ?
Dans cet article, nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir sur le traitement en paie de la prime de fin d’année.
Mettre en place une prime de fin d’année représente un avantage très apprécié des salariés en cette période de l’année et reste un excellent levier de rétention et d’attraction des talents.
Certaines entreprises intègrent le versement d’une prime de fin d’année dans leur système de rémunération. Mais en quoi consiste exactement une prime de fin d’année ? Quelle différence avec la prime de 13ème mois ? Et comment la mettre en place dans l’entreprise ?
La prime de fin d’année, c’est quoi ?
La prime de fin d'année, à ne pas confondre avec le 13ème mois, est une gratification salariale versée par l'employeur en complément de leur salaire habituel. Cette prime est généralement attribuée en fin d'année civile, coïncidant souvent avec les fêtes de Noël.
L'objectif de cette prime est multiple :
- Récompenser les efforts fournis par les salariés tout au long de l'année.
- Renforcer leur motivation et leur fidélité.
- Améliorer leur pouvoir d'achat pendant une période de fortes dépenses.
Bien qu'elle ne soit pas obligatoire, sauf dispositions conventionnelles, elle est devenue une pratique courante dans de nombreuses entreprises, car elle représente un véritable levier d’attraction et de rétention des talents.
Quelle différence entre la prime de fin d’année et de 13ème mois ?
La prime de fin d'année ne doit pas être confondue avec la prime 13ème mois. D’un premier abord, ces primes sont très similaires par rapport à la période de versement et au mode de fonctionnement.
Toutefois, les modalités de calcul de la prime diffèrent. Ainsi, le 13ème mois correspond à un mois de salaire, éventuellement minoré en fonction de la présence du salarié dans l’entreprise alors que le montant de la prime de fin d’année est calculé selon les modalités définies dans le texte qui met en place la prime. La prime peut représenter 2 mois de salaire tout comme 50% du salaire de base, son montant est libre.
Prime de fin d’année : comment la mettre en place ?
La prime de fin d’année n’est pas fixée par le Code du travail, mais par d’autres sources. Elle peut être imposée à l’employeur en vertu d’une disposition conventionnelle ou encore mise en place volontairement par ce dernier.
La Convention Collective
La prime de fin d’année peut être instaurée par la convention collective applicable à l’entreprise. Dans ce cas, les modalités de versement sont définies dans l’accord de branche et le versement de la prime s’impose à l’employeur.
Décision unilatérale de l’employeur
L’employeur peut décider de verser une prime de fin d’année de manière unilatérale. Aucune formalité n’est fixée par la loi, mais pour un souci de transparence et afin d’éviter tout litige, il est conseillé de formaliser les conditions et modalités de versement par écrit.
Usage d’entreprise
Un usage d’entreprise peut également instituer une prime de fin d’année. Pour qu’un usage soit reconnu, il doit être général, constant et fixe. Si ces conditions sont remplies, l’employeur est tenu de maintenir cet usage tant qu’il n’est pas dénoncé.
Contrat de travail
Le contrat de travail peut prévoir le versement d’une prime de fin d’année. Lorsque cette clause figure dans le contrat, la prime revêt un caractère obligatoire pour l’employeur, indépendamment de la régularité de son versement, comme l’a confirmé la Cour de cassation (Cour de Cassation - 5 novembre 2015 - n° 14-17138).
Comment calculer la prime de fin d’année ?
Les modalités de calcul de la prime de fin d’année sont définies par les textes instaurant la prime. Toutefois, quelques règles sont à respecter afin que la prime de fin d’année soit licite et éviter tout litige avec les salariés.
Prime de fin d’année : Quel est son montant ?
Le montant de la prime de fin d’année est fixé dans les textes instaurant la prime, qu’il s’agisse d’un accord d’entreprise ou encore d’un accord de branche. Les modalités de calcul sont libres, voici quelques exemples de calcul d’une prime de fin d’année :
- Un montant forfaitaire identique à tous les salariés.
- Un ou plusieurs mois de salaire.
- Un pourcentage du salaire de base.
- Un pourcentage de la moyenne des 12 derniers salaires bruts.
Les bénéficiaires de la prime de fin d’année
Comme pour son montant, les bénéficiaires de la prime de fin d’année sont fixés dans les textes instaurant la prime. La disparité au niveau du montant, des conditions, … ne peut reposer que sur des critères objectifs et non-discriminatoires. Par exemple, il n’est pas possible d’accorder une prime seulement aux femmes de l’entreprise ou encore exclure des salariés ayant été en arrêt de travail pour maladie.
Concernant le caractère objectif des critères, il est par exemple possible d’accorder la prime de fin d’année à une catégorie de salarié en raison d’une sujétion particulière. En tout état de cause, le principe fondamental du droit du travail « à travail égal, salaire égal » doit être respecté. Ainsi, les salariés occupant la même fonction doivent pouvoir bénéficier de la prime de fin d’année dans les mêmes conditions, quel que soit le contrat de travail.
La Cour de cassation confirme que les salariés à temps partiel doivent bénéficier de la prime de fin d’année dans les mêmes conditions que les salariés à temps plein. Si l’accord le prévoit, un calcul au prorata du temps de travail peut être effectué. Par contre, lorsque la prime de fin d’année présente un caractère forfaitaire, son montant ne doit pas être proratisé en cas de temps partiel. (Cour de Cassation – 2 décembre 1992 – 91-40655).
La prise en compte des absences
L’accord instituant la prime de fin d’année peut prévoir un calcul en fonction du temps de présence sur l’année. Dans ce cas, il est possible de prendre en compte tous les motifs d’absence, y compris le congé maternité, l’absence maladie ou la grève, à la condition que toutes les absences entraînent la même conséquence. Dans le cas contraire, le calcul est illicite car contraire au principe de non-discrimination.
Sortie du salarié : comment ça marche ?
Lorsqu’un salarié quitte l’entreprise, la question du paiement de la prime de fin d’année s’impose. Doit-on verser la prime et comment la calculer ? Il convient alors de se référer à l’accord instituant la prime.
Conditions de présence à une date donnée
Certains accords prévoient le versement de la prime avec une condition de présence à une date donnée. Dans ce cas, un salarié qui quitte l’entreprise n’a pas le droit à la prime de fin d’année lors de son solde de tout compte.
Calcul au prorata du temps de présence
L’accord peut prévoir un calcul de la prime de fin d’année au prorata du temps de présence sans définir une date de présence pour bénéficier de la prime. Dans ce cas, un salarié qui quitte l’entreprise, quel que soit le motif de sortie, doit bénéficier de la prime de fin d’année.
Par ailleurs, en cas de faute grave, la prime de fin d’année est due, comme le précise un arrêt de la Cour de cassation du 11 février 2009 (n°07-42584).
Prime de fin d’année : Quel traitement paie ?
Lorsque les primes de fin d’année sont calculées, soit manuellement par le gestionnaire de paie, soit automatiquement par la solution de paie, il est important de bien connaître son traitement en paie. Alors la prime de fin d’année est-elle soumise à cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu ? Et comment la déclarer en DSN ?
Quel régime social et fiscal ?
La prime de fin d’année est entièrement soumise à cotisations et contribution sociales et à l’impôt sur le revenu. Ainsi, elle entre dans la base de calcul du prélèvement à la source.
La déclaration de la prime de fin d’année en DSN
La prime de fin d’année est déclarée dans le bloc 52 en DSN. Cette déclaration spécifique permet la détermination du salaire de référence pour le calcul des allocations de retour à l’emploi (ARE).
Voici les modalités déclaratives en DSN de la prime de fin d’année :
- S21.G00.52.001 ▶ 027 - Prime liée à l'activité avec période de rattachement spécifique
- S21.G00.52.002 ▶ Montant de la prime
- S21.G00.52.003 ▶ Date de début de la période de rattachement
- S21.G00.52.004 ▶ Date de fin de la période de rattachement
- S21.G00.52.006 ▶ Numéro de contrat
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