Calcul du 13ème mois : comment le réaliser ?

Qu’est-ce que la prime de 13^ème mois ?

La prime de 13^ème mois reste un avantage salarial très apprécié des salariés, notamment dans un contexte économique et social fragile avec un pouvoir d’achat qui ne cesse de diminuer. Mais qu’est-ce qu’une prime de 13^ème mois exactement ? Qui peut en bénéficier ? Et comment la mettre en place dans l’entreprise ?

La prime de 13^ème mois, c’est quoi ?

La prime de 13ème mois est une gratification annuelle, correspondant à un mois de salaire, versée aux salariés. Elle est généralement versée en fin d’année civile, en décembre ou en janvier de l’année suivante.

Prime de 13^ème mois : Qui peut en bénéficier ?

Les bénéficiaires de la prime de 13^ème mois sont fixés dans les textes instaurant cette dernière. La définition des bénéficiaires de la prime ne doit pas être discriminatoire et respecter le principe fondamental du Code du travail : « À travail égal, salaire égal ».

Tous les salariés, quel que soit le contrat de travail

Il est discriminatoire d’accorder une prime de 13^ème mois aux seuls salariés en CDI. Tous les salariés, quel que soit leur contrat de travail, doivent bénéficier de la prime de 13^ème mois dans les mêmes conditions, y compris les contrats de professionnalisation et d’apprentissage. En revanche, les stagiaires, qui ne sont pas titulaires d’un contrat de travail, ne sont pas concernés par cette obligation.

Par ailleurs, les intérimaires doivent bénéficier de la prime de 13^ème mois dans les mêmes conditions que les salariés de l’entreprise d’accueil.

Différence de traitement entre les cadres et les non-cadres

Concernant la différence de traitement en fonction de la qualification, la jurisprudence admet qu’il est licite de verser une prime de 13^ème mois aux seuls cadres en raison d’une sujétion particulière (Cour de cassation - 26 septembre 2018 - n°17-5101).

Les salariés à temps partiel

Les salariés à temps partiel bénéficient de la prime de 13^ème mois dans les mêmes conditions que les salariés à temps plein. Toutefois, si la prime est calculée en fonction du temps de présence, il est pris en compte le temps de travail du salarié à temps partiel.

Comment mettre en place une prime de 13^ème mois ?

Le Code du travail n'exige pas le versement d'un 13ème mois pour les employeurs. Ainsi, les modalités de calcul et de versement de la prime de 13^ème mois sont fixées par :

• La convention collective.
• Une décision unilatérale de l’employeur.
• Un usage d’entreprise.
• Le contrat de travail.

Prime de 13^ème mois : Comment la calculer ?

Les modalités de calcul et de versement de la prime de 13^ème mois sont déterminées dans chaque accord. Toutefois, il convient de respecter certaines règles d’ordre général.

Les modalités de calcul de la prime de 13^ème mois

Les modalités de calcul de la prime de 13^ème mois sont fixées par l’accord instaurant la prime, qu’il s’agisse d’un accord de branche de la Convention Collective dont dépend l’employeur ou une mise en place volontaire par décision unilatérale de l’employeur.

Il existe plusieurs modalités de calcul :

• Un 13^ème mois versé sous conditions de présence à une date donnée.
• Un calcul en fonction de la présence effective sur la période.

Voici quelques exemples de primes de 13^ème mois conventionnelles :

CCN de l’immobilier

« Les salariés à temps plein ou partiel reçoivent en fin d’année un supplément de salaire, dit de 13ème mois, égal à 1 mois de salaire global brut mensuel contractuel … Il est acquis au prorata du temps de présence dans l’année et réglé sur la base du salaire de décembre. Les périodes pendant lesquelles les salariés bénéficient du maintien de leur salaire à 90% ou à 100 % …, sont considérées comme temps de présence. »

CCN Boulangerie/Pâtisserie

« Après 1 an de présence dans l’entreprise, il est accordé aux salariés une prime de fin d’année. Cette prime est due aux salariés occupés par l’entreprise le 31 décembre et devra être payée au plus tard le 15 janvier. Le montant de cette prime est fixé en pourcentage du montant du salaire brut payé au salarié du 1^er janvier au 31 décembre. ».

La condition d’ancienneté

Il est possible et licite de prévoir le versement d’une prime de 13^ème sous conditions d’une ancienneté minimale. Lorsqu’une condition d’ancienneté est prévue, elle est fixée généralement à 1 an. Ainsi, les salariés n’ayant pas un an d’ancienneté dans l’entreprise ne perçoivent pas de 13^ème mois.

La notion de temps de présence effective

La plupart des primes de 13^ème mois sont calculées en fonction du temps de présence sur la période de référence. Ainsi, en cas d’absence sur l’année, le montant du 13^ème mois est minoré. Dans ce cas, le salarié ne perçoit pas la totalité d’un mois de salaire. Les absences prises en compte dans le calcul sont définies dans le texte instaurant la prime. Toutefois, certaines règles d’ordre général sont à respecter afin que la prime soit considérée comme licite.

Ainsi, la prise en compte des absences ne doit pas être discriminatoire en raison de la situation personnelle des salariés. Le principe est le suivant : toutes les absences, y compris la maladie, la maternité ou encore la grève, doivent entraîner la même conséquence sur le calcul du 13^ème mois.

Exemple de calcul d’une prime de 13^ème mois calculée en fonction du temps de présence :

Le salarié a un salaire de base de 2500 euros brut :

• En mars, il est absent pour maladie pour une durée 35H
• En septembre, il a une absence pour grève de 7H

Sur la paie de décembre, le salarié perçoit une prime de 13^ème mois d’un montant de 2442,31 euros brut.

Sortie du salarié en cours d’année

Lorsqu’un salarié quitte l’entreprise en cours d’année, la gestion du 13^ème mois va dépendre des modalités de calcul et de versement prévues dans les textes. 

• Versement d’un 13^ème mois avec condition de présence à une date donnée (par exemple le 31/12) : le salarié ne sera plus présent dans l’entreprise à cette date, il ne perçoit donc pas de prime de 13^ème mois sur son solde de tout compte. 
• Versement d’un 13^ème mois en fonction de la durée de présence sur l’année : la prime de 13^ème mois est versée au salarié lors de son solde de tout compte et calculée en tenant compte de sa date de sortie.

Un salarié quitte l’entreprise le 15/03 : 

• Un accord de branche prévoit le versement d’un 13^ème mois calculé en fonction du temps de présence sur l’année : 
• Salaire de base : 2000 euros

Lors de son solde de tout compte, le salarié perçoit une prime de 13^ème mois de 416,66 euros brut.

Comment traiter en paie la prime de 13^ème mois

Une fois les primes de 13^ème mois calculées conformément aux modalités de calcul fixées dans les textes, il est important de bien connaître son traitement en paie.

Quel régime social et fiscal ?

La prime de 13^ème mois est soumise à cotisations et contributions sociales ainsi qu’à l’impôt sur le revenu dans les mêmes conditions que les autres éléments de salaire.

Ainsi, le montant de la prime de 13^ème mois est intégré à l’assiette de Sécurité Sociale ainsi qu’à la base de calcul du prélèvement à la source.

La déclaration de la prime de 13^ème mois en DSN

La prime de 13^ème mois est déclarée en DSN dans le bloc S21.G00.52. Cette déclaration spécifique sert de base pour le calcul de l’allocation de retour à l’emploi (ARE).

Voici les modalités déclaratives de la prime de 13^ème mois en DSN :

• S21.G00.52.001  |  027 - Prime liée à l'activité avec période de rattachement spécifique
• S21.G00.52.002  |  Montant de la prime
• S21.G00.52.003  |  Date de début de la période de rattachement
• S21.G00.52.004  |  Date de fin de la période de rattachement
• S21.G00.52.006  |  Numéro de contrat