La gestion du CET : les obligations légales et les enjeux d’organisation administrative en interne

Qu'est-ce que le Compte Epargne Temps (CET) ?

La gestion du CET représente un enjeu important pour les services Ressources Humaine tant en matière de politique RH que d’un point vue organisationnel. Mais qu’est-ce qu’un CET ? Comment le mettre en place et qui peut en bénéficier ?

Le compte épargne temps, c'est quoi ?

Le compte épargne temps ou CET est un compte individuel attribué au salarié sur lequel il peut accumuler des jours de congés rémunérés.

A quoi sert le compte épargne temps ?

Le compte épargne temps permet de prendre des jours de congés rémunérés, s’assurer un complément de rémunération, alimenter un plan d’épargne entreprise ou financer un régime de retraite supplémentaire.

Mise en place par accord d'entreprise ou accord de branche

Tous les salariés ne bénéficient pas d’un compte épargne temps, il peut être mis en place de deux manières :

• Par un accord collectif d’entreprise, d’établissement ou de groupe
• A défaut, par une convention ou accord de branche

Cet accord va fixer les modalités pratiques de la gestion du CET et notamment :

• Les conditions d’ouverture du CET
• Les conditions d’alimentation du CET
• Le plafond de jours alimentés dans le CET
• Les conditions d’utilisation du CET

Le compte épargne temps : qui peut en bénéficier ?

C'est l'accord collectif ou l'accord de branche qui détermine les bénéficiaires du CET. L’accord peut par exemple prévoir que seuls les salariés ayant au moins un an d’ancienneté peuvent ouvrir un compte épargne temps.

Comment fonctionne le compte épargne temps ?

L’accord collectif ou l’accord de branche précise les conditions d’alimentation et d’utilisation du CET. Le code du travail fixe également certaines dispositions légales.

Comment alimenter le CET ?

Le code du travail ne prévoit pas un plafonnement du nombre de jours stockés dans le CET. C’est généralement l’accord collectif ou de branche qui prévoit cette modalité. Un accord peut, par exemple, fixer un plafonnement du compte épargne temps à 60 jours ouvrés et une limite annuelle à 10 jours par an.

Alimentation en temps

Le CET peut être alimenté par des jours de congés ou repos non pris. On peut citer notamment :

• Les jours de congés payés au-delà de 24 jours ouvrables (5ème semaine)
• Les jours de congés conventionnels (congés ancienneté, sujétion, …)
• Les jours de RTT
• Les heures de repos en compensation de la réalisation d’heures supplémentaires
• Les jours de repos dans le cadre de convention de forfait jours
• Les heures effectuées au-delà de la convention de forfait heures

A noter que les repos prévus par la loi pour garantir la santé et la sécurité des salariés ne peuvent pas alimenter le CET comme la contrepartie en repos du travail de nuit par exemple.

Alimentation en argent

Certaines sommes dues au salarié peuvent être alimentées dans le CET. Il peut s’agir notamment :

• Des majorations de salaire au titre de la réalisation d’heures supplémentaires
• Des primes et indemnités conventionnelles
• Des compléments de salaire
• Des primes d’intéressement

A noter que l’alimentation en temps ou en argent ne peut être imposé, sauf certaines exceptions, par l’employeur. Le salarié est libre d’alimenter ou non son CET comme il le souhaite.

Toutefois, l’employeur a la possibilité d’alimenter en argent le CET sous forme d’un « abondement ». Par exemple, l’accord peut prévoir un abondement de 20% si le salarié choisit d’alimenter sa prime d’intéressement dans le CET.

Comment utiliser le CET ?

Les conditions dans lesquelles le compte épargne temps peut être utilisé est défini dans l’accord collectif ou l’accord de branche instituant le CET.

Utilisation pour indemniser des temps non travaillés

Le CET peut être utilisé pour financer des périodes non travaillées et non rémunérées et notamment :

• Un congé non rémunéré (congé parental, congé sans solde, congé pour création d’entreprise, …)
• Une période de formation en dehors du temps de travail
• Un passage à temps partiel
• Une cessation progressive ou totale d’activité

Par ailleurs, même si l’accord ne le prévoit pas, le salarié peut utiliser les droits inscrits sur son CET dans le cadre d’une cessation progressive d’activité. On peut citer par exemple une diminution de l’activité avant un départ à la retraite.

Utilisation sous forme monétaire

Le CET peut également être utilisé sous forme monétaire de différentes manières :

• Une monétisation immédiate des jours de repos et congés inscrits au CET. Pour les congés payés, seuls peuvent être monétisés les congés payés au-delà de 30 jours ouvrables.
• Une alimentation dans un plan d’épargne salariale
• Le financement de prestations de retraite supplémentaire collectives et obligatoires
• Le rachat de cotisations de vieillesse

La gestion du compte épargne temps

La gestion du compte épargne peut être chronophage pour les services paie et administration du personnel. Il convient alors de bien s’organiser afin de gérer au mieux le CET.

La gestion administrative du compte épargne temps

Information des services d’administration du personnel

Le salarié peut informer le service paie et administration du personnel de l’alimentation ou de l’utilisation de son CET de plusieurs manières :

• Par un formulaire envoyé par mail ou par courrier. Il est conseillé de conserver le bulletin afin de garder un historique des mouvements opérés sur le compte
• Par un module intranet ou un accès sécurisé à un espace personnel intégré au logiciel SIRH. C'est le cas par exemple du logiciel SIRH Kelio qui permet au salarié d'alimenter directement son CET à partir de ses soldes de congés ou d'heures.

Cette deuxième option a l’avantage d’être moins chronophage pour les services d’administration du personnel et permet de mettre en place des gardes fous afin d’éviter des demandes contraires aux stipulations de l’accord. Elle est également en accord avec la volonté actuelle des entreprises d’entrer dans l’ère de la digitalisation, ou du « zéro papier ».

Mise en place d’une campagne d’alimentation

Il est conseillé de mettre en place des campagnes d’alimentation du CET à des périodes données de l’année afin de concentrer cette activité sur un ou plusieurs mois déterminés et ainsi simplifier la gestion administrative du CET. Par exemple, une première période d’alimentation en juin pour les congés payés et une seconde période d’alimentation en janvier pour les RTT.

Information du salarié explicite et complète pour une meilleure gestion du CET

Le formulaire ou le module de gestion du CET doit reprendre de manière la plus explicite et compréhensible possible les conditions d’alimentation et d’utilisation du CET présent dans l’accord instituant celui-ci. Cette sensibilisation du salarié permet d’éviter une perte de temps pour le service de gestion du personnel.

La gestion en paie du compte épargne temps

Gestion de la monétisation du CET

La monétisation du CET est saisie sur le logiciel de paie pour génération des rubriques de paie sur le bulletin de salaire.
Les sommes monétisées sont soumises à cotisations et contributions sociales ainsi qu’à CSG/CRDS dans les mêmes conditions que le salaire.
Toutefois, certaines sommes issues de l’épargne salariale, en raison de leur nature sont soumises uniquement à CSG/CRDS et forfait social.
Les sommes monétisées sont également soumises à l’impôt sur le revenu. Elles entrent ainsi dans la base de calcul du prélèvement à la source.

Solde du CET en cas de solde de tout compte

Lorsque qu’un salarié quitte l’entreprise, son compte épargne temps est généralement soldé. Le salarié perçoit alors une indemnité de CET correspondant à la monétisation des droits inscrits sur son CET le jour de son départ.
Une autre option, encore peu connue par les salariés et les employeurs, consiste à demander une consignation de l’ensemble des droits acquis sur le CET à la caisse de dépôts et consignations. Cette demande doit émaner du salarié, en accord avec son employeur.

Comment gagner du temps avec un logiciel de gestion du CET ?

La gestion du compte épargne temps de chaque salarié peut être fastidieuse si elle s'effectue en version papier mais les logiciels SIRH tels que Kelio permettent désormais de gérer facilement cette affectation.

En effet, avec le logiciel Kelio vos collaborateurs peuvent effectuer eux-mêmes leurs demandes de transfert dans leur CET depuis leur portail salarié, ce qui permet d'éviter les ressaisies et les pertes de papiers.
Pour les salariés qui n’ont pas accès à un PC, nos équipes ont conçu une borne pointeuse tactile qui leur permet d’effectuer des transferts en CET.
Le logiciel permet également de garder un contrôle sur ces demandes grâce à ses fonctionnalités paramétrables :

• conditionnement du transfert en CET à la validation d'un responsable RH ou d'un manager,
• définition des conditions et limites d'alimentation du CET : nombre de jours transférables par solde, nombre de jours total pouvant être transférés en CET,...
• définition de la période de transfert : par exemple, les salariés ne pourront faire leur transfert en CET que du 1er au 15 juin..