Soulager les managers dans la gestion du temps de travail

La GTA, avec notamment la planification horaire, a un enjeu opérationnel puisqu’elle permet de s’assurer de disposer des bonnes personnes, au bon moment, au bon endroit et en quantité suffisante pour la réalisation d’une mission. Mais, la gestion du temps de travail et des activités doit également répondre et respecter des obligations légales définies dans le Code du travail, notamment en matière de durée légale de travail et de temps de repos, sous peine de sanctions pénales.

Pour cela, les managers et gestionnaires RH doivent suivre et pointer les temps de travail individuels de chaque collaborateurs. Excepté l’enjeu final, ces tâches quotidiennes ont une faible valeur ajoutée et sont chronophages. Heureusement, il est possible d'optimiser et de décentraliser la gestion des temps pour une organisation plus efficiente en interne. 

Les tâches de la gestion des temps de travail et des activités

Ainsi, la gestion du temps de travail et des activités doit permettre à tout gestionnaire d’équipe et dirigeant d’entreprise d’avoir une vue globale sur la répartition des ressources humaines et du temps de travail alloués à chaque activité de l’entreprise.

Pour cela, il faut donc avoir connaissance des informations relatives à chaque salarié pour anticiper les besoins à venir tout en respectant les obligations légales.

Ainsi, de nombreuses variables entrent en jeu dans la gestion des temps :

• le pointage des présences (arrivée, départ, temps de pause) ;
• le suivi des absences (congés, congés spéciaux, RTT, arrêt de travail, etc.) ;
• le calcul des heures supplémentaires et le suivi du repos compensateur ;
• la gestion des temps pleins, partiels,forfaits jours, etc. ;
• le suivi des temps de travail spécifiques (temps de repos minimum obligatoire, plafond d’heures travaillées, travail de nuit, annualisation, etc.).

Dans nombre d’entreprises, ces missions sont en partie gérées par les managers qui compilent et communiquent les informations au service RH pour enregistrement et analyse. Les informations sont parfois saisies plusieurs fois lorsqu’elles ne passent pas tout simplement à la trappe par oubli, ce qui peut avoir d’importantes répercussions en termes de sanctions pour l'entreprise.

Pourtant, recourir à un portail collaboratif ou « self-service » faciliterait grandement cette gestion chronophage en plus de sécuriser et d’accélérer les processus internes. En outre, ce type d’outil permet d’impliquer les collaborateurs, facteur important de motivation.

La décentralisation de la gestion des temps de travail et des activités

La décentralisation de la gestion des temps passe par une ouverture du process aux autres acteurs concernés. Ce n’est pas parce qu’un logiciel est à vocation RH qu’il ne doit servir qu’au service RH. Il peut et doit être ouvert à tous afin de favoriser la transmission des informations. C’est notamment un des intérêts des logiciels de type SIRH, Système d’Information des Ressources Humaines. Malgré son nom bien spécifique, il n’est pas exclusivement réservé à la fonction RH, bien au contraire.

C’est un logiciel destiné à la gestion des ressources humaines au sens large, dans un environnement global. Pour cela, le SIRH se compose de différents modules adaptés aux spécificités et besoins de chaque service de l’entreprise. Toutes les parties prenantes de l’entreprise ont leur rôle à jouer dans l’alimentation d’un tel outil, y compris les salariés et managers qui disposent d’un espace personnel.

En outre, au-delà de favoriser une meilleure circulation de l’information, un tel outil renforce le lien entre les collaborateurs et les managers.

Zoom sur l’espace personnel des salariés

En matière de gestion des temps et des activités, l’utilisation d’un espace personnel RH permet aux salariés de renseigner ou consulter les informations RH qui les concernent et de faire leurs demandes directement en ligne. Le manager reçoit alors une notification sur son propre espace.

Un tel outil permet de soulager le manager d’un nombre considérable de tâches chronophages en les dématérialisant et/ou en les automatisant. De plus, le circuit de validation est alors plus rapide. Souvent accessible en ligne, depuis un PC mais aussi sur tablette ou smartphone, l'espace personnel RH facilite les démarches des salariés itinérants ou en télétravail.

En pratique, ce type d’interface permet :

• le badgeage virtuel des entrées et des sorties de chaque salarié ;
• le pointage des heures de travail effectif automatique ;
• la déclaration de présence, par exemple pour les cadres au forfait ;
• le dépôt et le suivi de demandes de congés par les salariés et leur approbation en temps réel par le manager ;
• le dépôt et le suivi des demandes de télétravail par les collaborateurs ;
• la consultation de planning individuel et collectif ;
• la délcaration d'activités spécifiques réalisées sur un temps de travail ;
• la consultation et le suivi des collaborateurs : formation, visite médicale, entretiens professionnels, etc. ;
• le transferts en CET de quotas d'heures ou de jours de congés ;
• etc.

L’implication des salariés dans la gestion des temps grâce à cette simple plateforme permet à tous les acteurs de gagner du temps et améliore les temps de réponse (validation des congés, gestion de la paie, établissement des plannings, etc.).