Suivre le temps de travail des salariés est d’une importance capitale dans des structures où les Ressources Humaines doivent jongler avec différentes organisations du temps de travail (temps partiel, cycle de travail, modulation, …). Pour optimiser la gestion du temps de travail et le suivi de l’activité des salariés, les organisations peuvent mettre en place un logiciel de gestion des temps et activités.
Mais qu’est-ce que la Gestion des Temps et Activités ? Quels sont les enjeux pour les Ressources Humaines ? Quels sont les avantages à digitaliser la GTA pour la gestion de la paie ?
Nous vous proposons dans cet article de vous éclairer sur les enjeux de la GTA et les avantages à mettre en place un logiciel de gestion des temps pour la gestion de la paie.
Qu’est-ce que la Gestion des Temps et Activités (GTA) ?
La Gestion des Temps et Activités, plus communément appelée GTA, regroupe plusieurs thématiques, de la gestion des absences des salariés au suivi analytique de leur activité. Mais en quoi consiste la gestion des temps et activités ? Quelles sont les principales thématiques ?
La gestion des temps et activités, c’est quoi ?
La Gestion des Temps et Activités ou GTA consiste à gérer, suivre et analyser les temps de travail et les absences des salariés. Ces informations peuvent être ensuite analysées par service, centre de coûts, projet, …
Les principales thématiques de la GTA
Plusieurs thématiques se regroupent au sein de la notion de gestion des temps et activités :
- Les heures travaillées des salariés : gestion des heures supplémentaires et des heures complémentaires.
- Le suivi des temps de travail et de repos : respect de la durée maximale de travail et du repos minimal journalier et hebdomadaire.
- Gestion des absences des collaborateurs et suivi des compteurs : congés payés, RTT, repos compensateur, …
- Gestion des différentes organisations du temps de travail : cycle de travail, modulation, durée supérieure à la durée légale du travail, travail de nuit, …
- Pointage des salariés : saisie informatique ou badgeuse.
- Analyse de l’activité des salariés par service, par centre de coût, par projet, …
- Suivi du compte pénibilité.
La GTA : quels enjeux pour les Ressources Humaines ?
Du suivi du temps de travail des salariés à la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC), la gestion des Temps et Activités est d’une importance capitale pour le service Ressources Humaines.
Sécuriser les temps de travail
La GTA permet de suivre et analyser le temps de travail des salariés et ainsi veiller au respect des règles en matière de durée du travail soit (sauf dispositions conventionnelles et autres dérogations) :
- Durée maximale de 48H par semaine (44h en moyenne sur 12 semaines) et 10 heures par jour.
- 35H consécutives de repos hebdomadaire.
- 11H consécutives de repos journalier.
Ainsi, suivre et analyser le temps de travail des salariés permet de veiller à ce que les durées du travail maximales ne soient pas dépassées et que les durées minimales de repos soient bien respectées.
Le non-respect des règles en matière de durée du travail expose l’employeur à des sanctions pénales (contravention de 4ème classe soit 750 € maximum /salarié), le salarié peut également demander une réparation du préjudice subi devant le conseil des prud’hommes, d’où l’importance de bien suivre le temps de travail des salariés.
Suivi des compteurs
La gestion des temps et activités permet de suivre avec précision l’acquisition et le solde des compteurs des salariés :
- Congés payés.
- RTT.
- Repos compensateur.
- Congés conventionnels.
- ou même tout autre compteur : ticket restaurant, prime panier, ...
La GTA : un outil d’aide à la GPEC
Le GTA représente un outil clé pour la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC). Le suivi de l’activité par service, par projet, par centre de coût, permet aux Ressources Humaines d’ajuster avec précision les effectifs et d’agir en conséquence (mutation, recrutement, besoin de formation, …).
L’analyse de l’activité des salariés de l’entreprise permet également de veiller à ce que les budgets alloués aux Ressources Humaines soient respectés.
Logiciel de Gestion des Temps et Activités : quels atouts pour la gestion de la paie ?
Pour optimiser la gestion des Temps et Activités dans l’entreprise, les employeurs peuvent se doter d’une solution GTA. Mais quel est l’intérêt pour le service paie de digitaliser la gestion des temps ?
Logiciel de GTA : quelles fonctionnalités ?
Un logiciel de gestion des temps permet de gérer les temps de travail des collaborateurs, mais également les éléments de paie liés aux temps de travail (prime panier, ticket-restaurant, …).
Les fonctionnalités des logiciels de GTA
Voici les fonctionnalités généralement proposées par les logiciels de gestion des temps :
- Saisie et suivi des temps de travail des salariés.
- Saisie des absences.
- Saisie des éléments de paie en lien avec le nombre de jours travaillés (prime de panier, prime de froid, titre-restaurant, …).
- Pointage des salariés (par saisie du salarié, badgeuse physique, badgeuse virtuelle).
- Analyse de l’activité des salariés par centre de coûts (service, projet, …).
Fonctionnement et intégration avec le logiciel de paie
La solution de GTA est soit externe au logiciel de paie soit intégrée à celui-ci. Même si la deuxième option permet une intégration facilitée des éléments de gestion des temps dans la paie, tous les éditeurs ne proposent pas une solution de gestion des temps intégrée au logiciel de paie.
Pour autant, la plupart des logiciels de gestion des temps proposent un système d’intégration des éléments variables de paie calculés (heures supplémentaires, absence, …) dans le logiciel de paie, via des API, des webs services, etc. A titre d'exemple le logiciel SIRH et GTA Kelio est compatible avec plus de 160 logiciels de paie du marché.
Décentraliser la saisie des éléments de paie
Un logiciel de gestion des temps peut permettre à l’équipe paie de s’affranchir de la saisie des éléments de paie au profit des salariés et/ou des managers. Ainsi, les saisies des absences, des heures de travail effectuées, sont effectuées directement par le salarié et/ou son manager en fonction de l’organisation choisie.
Cette décentralisation de la saisie des éléments de paie représente un véritable gain de temps pour les équipes paie qui s’exonèrent de la saisie des éléments de paie, très chronophage, pour se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée comme le contrôle de paie.
La décentralisation de la saisie des éléments de paie relatifs aux temps de travail a également pour avantage de responsabiliser les salariés/managers. Ils sont ainsi plus investis dans la co-production de la paie (respect des calendriers de paie, justesse de la saisie, …) que s’ils devaient seulement envoyer les EVP (éléments variables de paie) au gestionnaire de paie.
Sécuriser la paie
La sécurisation de la paie est un enjeu crucial lorsque l’on connaît les impacts que peuvent entraîner des erreurs sur les paies des collaborateurs (condamnation prud’homale, redressement, impact négatif sur le climat social).
Les éléments saisis dans le logiciel de gestion des temps génèrent automatiquement le calcul des heures supplémentaires, des heures complémentaires, des majorations ainsi que les autres éléments de paie calculés en fonction du nombre de jours travaillés (titre-restaurant, prime de panier, …). Ainsi, disposer d’un logiciel de GTA en complément de son logiciel de paie sécurise d’autant plus la paie et réduit considérablement les risques d'erreur.
Le logiciel GTA Kelio vous permet de vous assurer de la fiabilité des données de gestion des temps envoyées en paie. N'hésitez pas à nous consulter pour une démonstration personnalisée de ses fonctionnalités !
