Repos compensateur : quel traitement en paie ?

Le repos compensateur accordé pour compenser la réalisation d'heures supplémentaires au-delà de la durée légale du travail correspond au "repos compensateur de remplacement". Il est à distinguer de la contrepartie obligatoire en repos. Il existe également d’autres formes de repos compensateur, il peut s’agir de repos accordés en contrepartie d’un travail de nuit, d’un jour férié ou encore le dimanche.

Nous vous proposons dans cet article un éclairage sur le traitement en paie du repos compensateur.

Qui peut bénéficier d’un repos compensateur ?

Le repos compensateur est accordé aux salariés dans le cadre de situations entraînant un temps de travail supplémentaire ou exceptionnel.

Le repos compensateur en contrepartie de la réalisation d’heures supplémentaires

Lorsqu’un salarié effectue des heures supplémentaires, il peut soit bénéficier du paiement de ces heures, soit bénéficier d’un repos compensateur en contrepartie des heures effectuées. Ce repos compensateur est à distinguer de la contrepartie obligatoire en repos qui concerne les heures effectuées au-delà du contingent annuel.

Le repos compensateur de remplacement, c’est quoi ?

Le paiement et/ou la majoration des heures supplémentaires réalisées par le salarié peuvent être remplacés par du repos compensateur équivalent. Ainsi, le repos compensateur ne peut concerner que le paiement de l’heure supplémentaire, que la majoration ou encore remplacer totalement le paiement de l’heure supplémentaire.

Repos compensateur de remplacement : comment le mettre en place ?

Il existe deux méthodes pour mettre en place le repos compensateur de remplacement dans l’entreprise.

L'accord collectif

Le repos compensateur de remplacement peut être mis en place par une convention ou un accord d’entreprise ou d’établissement. À défaut d’accord au sein de l’entreprise ou l’établissement, une convention ou un accord d’établissement peut s’appliquer.

À savoir qu’en matière d’heures supplémentaires, depuis la loi Travail de 2016, l’accord d’entreprise prévaut sur l’accord de branche, même si les dispositions sont globalement moins favorables au salarié.

Exemple : un accord d’entreprise prévoit une majoration de 20% attribuée en repos pour les 8 premières heures supplémentaires. Même si l’accord de branche prévoit une majoration de 25%, cet accord d’entreprise peut s’appliquer.

La décision unilatérale de l'employeur

En matière de repos compensateur de remplacement, l’accord d’entreprise n’est pas la seule option. L’employeur peut mettre en place un mécanisme de repos compensateur par décision unilatérale.

Pour ce faire, le CSE, s’il existe dans l’entreprise ne doit pas s’y opposer. Dans le cas contraire, il faudra alors envisager la piste de la négociation et la concertation avec la mise en place d’un accord collectif.

Par ailleurs, si l’employeur met en place un délégué syndical ou un CSE à une date ultérieure à la décision, il doit alors engager une négociation sur le sujet. À défaut, la décision cesse de s’appliquer dans les 12 mois suivant la désignation des IRP.

Repos compensateur de remplacement : comment le calculer ?

C’est l’accord qui met en place le repos compensateur de remplacement qui détermine le mode de calcul du repos.

Bien convertir le nombre calculé en heures

Lorsque l’on applique une majoration à un nombre d’heures, le résultat obtenu doit être converti en heures et en minutes. Cette étape ne doit pas être oubliée, car 10,5 ne signifie pas 10H50, mais 10H30.

Pour procéder à la conversion, il suffit d’appliquer une règle de 3 à la partie décimale.

50 X 60 /100 = 30 minutes

Option 1 : remplacement de l’heure et de la majoration

Dans ce cas, l’heure ainsi que la majoration sont intégralement remplacées par du repos compensateur.

• Un salarié effectue 10 heures supplémentaires dans le mois majorées à 25%.
• Repos compensateur = 10 X 1,25 = 12,5 soit 12H et 30 minutes.

Option 2 : paiement de l'heure et remplacement de la majoration

L’heure est rémunérée en heure normale et la majoration est remplacée par un repos compensateur.

• Un salarié effectue 10 heures supplémentaires bénéficiant d’une majoration de 10%.
• 10 heures sont rémunérées au taux horaire sans majoration.
• Repos compensateur : 10 X 10% = 1 soit 6 minutes.

Option 3 : paiement de la majoration et remplacement de l'heure

Dans cette hypothèse seule la majoration est payée et l’heure est intégrée dans le compteur de récupération.

• Un salarié effectue 10 heures supplémentaires bénéficiant d’une majoration de 20%.
• La majoration de 20% lui est payée : 10 X taux horaire X 20%.
• Repos compensateur : 10 heures.

À noter que lorsque seule la majoration est payée, l’employeur ne peut pas prétendre à la déduction patronale sur les heures supplémentaires.

La contrepartie obligatoire en repos

Le repos compensateur de remplacement est à distinguer de la contrepartie obligatoire en repos qui est une disposition légale et qui, comme son nom l’indique, est obligatoirement accordée par l’employeur.

La contrepartie obligatoire en repos, c’est quoi ?

Les heures supplémentaires effectuées au-delà du contingent annuel ouvrent droit à l’attribution d’un repos compensateur.

Comment calculer la contrepartie obligatoire en repos? 

Volume du contingent

Le volume du contingent annuel est fixé par un accord d’entreprise ou d’établissement, à défaut par une convention ou accord de branche. L’accord peut prévoir un volume inférieur ou supérieur au volume réglementaire fixé à 220H par an et par salarié.

À savoir qu’en matière d’heures supplémentaires, l’accord collectif a la primauté sur l’accord de branche.

Calcul du repos

Le mode de calcul de la contrepartie obligatoire en repos dépend des dispositions conventionnelles, mais également de l’effectif de l’entreprise :

• 50% pour les entreprises jusqu’à 20 salariés.
• 100% pour les entreprises de plus de 20 salariés.

Le repos compensateur pour travail de nuit

Le travail de nuit donne obligatoirement droit à un repos compensateur. Mais quelles sont les conditions pour en bénéficier ? Comment sont-ils calculés ?

Etre travailleur de nuit

Seuls les travailleurs de nuit au sens du Code du travail bénéficient d’un repos compensateur obligatoire. Plusieurs conditions :

• Soit accomplir au moins deux fois par semaine, selon son horaire de travail habituel, 3 heures de travail de nuit.
• Soit avoir travaillé au moins 270 heures de nuit pendant 12 mois consécutifs.

À défaut d’accord d’entreprise ou convention ou accord de branche, la période de travail de nuit est fixée de 21H à 6H du matin.

Calcul du repos

Sauf exceptions pour certains secteurs particulièrement concernés par le travail de nuit (spectacles vivants, médias, discothèques, …), le salarié a le droit à du repos compensateur. La durée du repos ne correspond pas nécessairement à la durée de travail de nuit. La loi étant silencieuse sur ce sujet, la valorisation du repos est définie par l’accord d’entreprise ou à défaut la convention ou l’accord de branche.

Le repos compensateur du dimanche

Dans certains cas, le travail du dimanche donne droit à un repos compensateur.

Qui est concerné par le repos compensateur du dimanche ? 

Certains salariés travaillant le dimanche ont obligatoirement droit à une contrepartie obligatoire en repos :

• Commerces de détail alimentaire. 
• Commerce de détail sur autorisation du maire.
• Dérogation sur autorisation du préfet.

Des dispositions conventionnelles, par accord d’entreprise ou par usage dans l’entreprise peuvent prévoir du repos compensateur pour les heures travaillées le dimanche.

Comment se calcule le repos compensateur du dimanche ?

Le repos compensateur obligatoire du dimanche se calcule différemment en fonction du secteur d’activité :

Commerces de détail alimentaire 

• Modalités travail du dimanche : autorisation de travail du dimanche jusqu'à 13h
• Calcul du repos : une journée par roulement et par quinzaine

Commerces de détail sur autorisation du maire

• Modalités de travail du dimanche : jusqu'à 12 dimanches par an sur le principe du volontariat
• Calcul du repos : repos compensateur équivalent en temps

Dérogation sur autorisation du préfet

• Modalités travail du dimanche : par accord d'entreprise ou décision unilatérale approuvée par référendum
• Calcul du repos : à définir dans l'accord ou la décision

Le repos compensateur pour jours fériés

Le travail un jour férié peut donner lieu, si un accord ou une convention collective le prévoit, à l’acquisition de repos compensateur.

Jours fériés : dispositions conventionnelles ou internes à l’entreprise

Les jours fériés ne sont pas obligatoirement chômés et peuvent être travaillés. À l’exception de la fête du travail, le 1^er mai, ces jours ne donnent pas obligatoirement droit à une majoration ou un repos compensateur.

En revanche, des dispositions conventionnelles, par accord d’entreprise ou usage dans l’entreprise peuvent accorder du repos compensateur aux salariés travaillant les jours fériés.

Cas du 1^er mai

Dans certains secteurs d’activité, le 1^er mai peut être travaillé. Les heures travaillées doivent alors être obligatoirement majorées à 100%.

La majoration ne peut pas être remplacée par un repos compensateur. Toutefois, il est possible d’accorder un repos compensateur complémentaire à la majoration.

Le repos compensateur pour astreinte

En cas d’astreinte, la contrepartie peut être accordée sous forme de repos. Le mode de calcul du repos est déterminé soit par accord collectif ou à défaut par la convention collective, soit par la décision unilatérale de l’employeur.

Le traitement en paie du repos compensateur

Le repos compensateur peut être pris sous différentes formes, en journée en cumulant 7H, en demi-journée ou encore quelques heures. Ceci nécessite un suivi rigoureux pour le gestionnaire de paie.

Prise du repos

Les modalités de prise du repos compensateur dépendent très largement de la nature du repos. Par exemple, la contrepartie obligatoire en repos en cas de dépassement du contingent d’heures supplémentaires doit être prise dans les 2 mois suivant l’acquisition alors qu’il n’y a pas de règles spécifiques de prise pour le repos compensateur du dimanche.

Les règles de prise des repos sont essentiellement régies par les accords applicables.

Mention sur le bulletin de salaire

Le repos compensateur acquis par le salarié doit être mentionné en annexe du bulletin de salaire. Il figure généralement dans un tableau en haut ou bas de bulletin.

Nous vous conseillons de bien distinguer vos différents compteurs de repos compensateur dans la mesure où chaque compteur a ses conditions de prise et d’acquisition. Si votre logiciel vous le permet, vous pouvez exporter l’état de vos compteurs de manière périodique afin de vous assurer de la prise des compteurs de repos compensateur par vos salariés dans les délais impartis.

Lorsqu’un salarié prend un repos compensateur, il perçoit sa rémunération habituelle. Ainsi, la mention de la prise sur le bulletin de salaire n’est pas obligatoire.

En revanche, pour des raisons de contrôle des compteurs et pour plus de transparence sur le bulletin, il est recommandé de générer des rubriques de retenue et de paiement de paie sur le bulletin ou au moins une information en commentaire.

Indemnité compensatrice de repos compensateur

Le repos compensateur est acquis en contrepartie d’heures travaillées sur des périodes qui devraient être en théorie dédiées au repos. Pour un équilibre vie personnelle/activité professionnelle, ces repos doivent être pris. Dans certains cas, ils peuvent être rémunérés :

• Décès ou départ du salarié.
• Lorsque les heures de repos n’atteignent pas une journée de travail et qu’il est peu probable que d’autres heures soient acquises dans le futur.