Les chèques cadeaux sont de plus en plus utilisés par les entreprises comme moyen de récompenser et motiver leurs salariés. Selon Companeo, environ 91% des entreprises françaises offrent des cadeaux d'affaires, y compris des chèques cadeaux, au moins une fois par an… et les salariés français reçoivent en moyenne 130 euros de chèques cadeaux de la part de leur entreprise !
Bref, leur utilisation est en pleine expansion et répond clairement aux attentes des salariés, surtout dans une période où leur pouvoir d’achat est particulièrement malmené par l’inflation.
Cependant, l’utilisation des chèques cadeaux est soumise à des règles précises qu'il est important de connaître. En tant qu'éléments variables de paie, au même titre que la prime vacances, ils réclament une certaine vigilance. Dans cet article, nous allons tout vous expliquer sur cet avantage en entreprise, depuis la réglementation des chèques cadeaux jusqu'à leur utilisation, en passant par les aspects fiscaux et juridiques. Suivez le guide !
Chèque cadeau en entreprise : zoom sur la réglementation
Avant de détailler les différentes modalités d’émission et d’utilisation du chèque cadeau, commençons par une rapide définition.
Les chèques cadeaux sont des titres de paiement émis par des entreprises spécialisées, que les bénéficiaires peuvent utiliser dans un réseau de partenaires pour acheter des biens ou des services. En entreprise, il s’agit d’un excellent levier de motivation et de reconnaissance du travail effectué par les salariés. Ils peuvent être distribués à Noël, pour la rentrée scolaire ou pour la fête des mères ou des pères. Toutefois, leur utilisation est encadrée par une réglementation stricte.
Qui a le droit aux chèques cadeaux ?
Comme pour les tickets restaurants, tous les salariés peuvent recevoir des chèques cadeaux, et ce, quel que soit leur statut (CDI, CDD, intérimaires, etc.). Cependant, la distribution de ces chèques doit respecter certains critères pour éviter toute forme de discrimination. Pas question de les distribuer à certains salariés et pas à d’autres !
Ainsi, la catégorie socio-professionnelle, la classification du salarié, le niveau de rémunération ou encore le type de contrat de travail ne peuvent être des critères d’attribution des chèques cadeaux. En revanche, si vous offrez des chèques cadeaux pour Noël, il est possible d’en offrir plus aux salariés avec enfants.
Bon à savoir : les salariés en arrêt maladie, en congé maternité ou parental peuvent également bénéficier de ces avantages sous réserve que la distribution respecte les conditions d'attribution prévues.
Quel est le plafond URSSAF pour les chèques cadeaux en 2024 ?
Pour que les chèques cadeaux soient exonérés de charges patronales, ils doivent respecter un plafond annuel fixé par l'URSSAF. En 2024, ce plafond est de 183 euros par salarié et par événement. Cela signifie qu'un employeur peut offrir des chèques cadeaux d'une valeur totale de 183 euros à chaque salarié pour chaque événement, sans avoir à payer de cotisations sociales dessus.
Mais l’entreprise peut bien évidemment décider de dépasser ce seuil. Si ce plafond est dépassé, l'intégralité du montant des chèques cadeaux sera soumis aux cotisations sociales.
Comment déclarer des chèques cadeaux ?
Les chèques cadeaux doivent être déclarés à l'URSSAF uniquement si leur montant dépasse le plafond d'exonération. Dans ce cas, l'employeur doit inclure la valeur totale des chèques cadeaux dans l'assiette des cotisations sociales.
Le mieux reste de tenir une comptabilité précise des chèques cadeaux distribués, en dénombrant les bénéficiaires, les montants et les événements justifiant leur attribution, afin de faciliter les déclarations éventuelles et d'éviter les redressements.
Chèque cadeau en entreprise : attention à la discrimination !
La distribution des chèques cadeaux doit être réalisée de manière équitable pour éviter toute accusation de discrimination. Cela signifie que tous les salariés doivent être traités de la même manière, quelles que soient leurs fonctions, leur ancienneté ou leur statut contractuel.
Par exemple, si une entreprise décide d'offrir des chèques cadeaux pour Noël, tous les salariés doivent en bénéficier, sauf si des critères objectifs justifient une différence de traitement (par exemple, le fait que certains salariés soient en période d'essai ou qu'ils aient été embauchés après la date de distribution).
Y a-t-il une ancienneté minimale pour offrir des chèques cadeaux ?
Il n'existe pas de règle légale imposant une ancienneté minimale pour bénéficier de chèques cadeaux. Par ailleurs, l’URSSAF semble considérer que refuser d'attribuer des chèques cadeaux à des salariés qui n’ont pas suffisamment d’ancienneté ou qui ne sont pas présents dans l’entreprise est discriminatoire.
L’URSSAF considère l'ancienneté et la présence effective sur l'année comme des éléments discriminatoires. Il faut donc être très vigilant sur les critères d’attribution des chèques cadeaux.
Peut-on offrir des chèques cadeaux d’un montant différent ?
Il est possible d'offrir des chèques cadeaux de montants différents à des salariés, mais cela doit être justifié par des critères objectifs et non discriminatoires. Par exemple, une entreprise peut décider de donner des chèques cadeaux d'un montant plus élevé aux salariés ayant des enfants à l'occasion de la rentrée scolaire.
Dans tous les cas, l'égalité de traitement doit rester la règle de base dans la distribution des avantages en nature !
Où utiliser un chèque cadeau ?
Les chèques cadeaux peuvent être utilisés dans un réseau de partenaires affiliés. Celui-ci varie selon l'émetteur du chèque. Les chèques cadeaux permettent généralement d'acheter différents produits ou services, allant des produits alimentaires aux vêtements, en passant par les loisirs et les voyages. Certains chèques cadeaux peuvent être dédiés aux fournitures scolaires (comme les chèques culture par exemple). Ensuite, charge à chaque salarié de vérifier la liste des enseignes partenaires avant d'utiliser ses chèques cadeaux !
Certains chèques cadeaux sont également utilisables en ligne, sur les sites des partenaires, ce qui permet une plus grande flexibilité d'utilisation, à l’heure de l’essor du e-commerce et des pratiques d’achat en ligne.
Peut-on convertir un chèque cadeau en argent ?
En règle générale, les chèques cadeaux ne peuvent pas être convertis en argent. Ils doivent être utilisés comme moyen de paiement auprès des enseignes partenaires. Cette restriction vise à encourager les bénéficiaires à utiliser les chèques cadeaux pour des achats spécifiques plutôt que de les transformer en liquidités.
Toutefois, certains émetteurs peuvent proposer des solutions alternatives, comme la possibilité de recharger une carte cadeau avec un montant personnalisé ou d'échanger les chèques cadeaux contre d'autres types de titres de paiement, mais cela reste à la discrétion de l'émetteur et de l'entreprise qui les distribue. Ce cas demeure assez rare.
En bref : les avantages des chèques cadeaux en entreprise par rapport aux autres systèmes de récompense
Les chèques cadeaux présentent de nombreux avantages pour les entreprises qui les utilisent comme outil de motivation et de récompense. Tout d'abord, ils sont extrêmement flexibles. Ensuite, les chèques cadeaux sont simples à mettre en place et à distribuer, réduisant ainsi la charge administrative pour les services RH.
De plus, ils sont exonérés de charges sociales sous certaines conditions, ce qui les rend économiquement attractifs pour l'entreprise. Enfin, en période de fêtes ou d’événements spécifiques, ils constituent une attention particulière qui valorise les salariés et contribue à une meilleure ambiance de travail.
Voici ci-dessous notre comparatif entre les avantages des chèques cadeaux et les autres leviers de récompenses des salariés.
Ce qu’il faut retenir sur le chèque cadeau !
En bref, les chèques cadeaux sont un moyen de récompenser et motiver les équipes qui est généralement très apprécié par les salariés. Toutefois, leur utilisation doit être encadrée par des règles claires et respectueuses des obligations légales pour éviter tout risque de redressement fiscal ou de discrimination.
Il demeure important de :
- Respecter les plafonds d'exonération ;
- De déclarer correctement les montants distribués ;
- De veiller à une distribution équitable des chèques cadeaux.
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