Indemnités kilométriques : Comment rédiger et calculer une note de frais conforme ?

Qu'est-ce qu'une note de frais kilométrique ?

Dans le cadre de son activité professionnelle, un employé peut se trouver dans l'obligation d'utiliser son propre véhicule. Si cette situation se produit, l'employeur doit alors rembourser ces frais de déplacement en versant des indemnités kilométriques pour l'utilisation de la voiture, du scooter ou de la moto du salarié. Elles permettent de couvrir les coûts associés à l'usage de ce véhicule personnel.

Et justement, pour recevoir ces indemnités, l'employé doit fournir une preuve de ses déplacements professionnels en soumettant une note de frais, souvent désignée sous les termes de "note de frais kilométriques" ou "note de frais de déplacement".

Il s’agit d’un formulaire que l'employé complète pour demander le remboursement des frais kilométriques encourus. Habituellement, il doit y attacher des justificatifs pour confirmer les dépenses réalisées. L'employeur, de son côté, vérifie ensuite la note pour vérifier son exactitude et sa légitimité avant de procéder au remboursement.

Bon à savoir : 

L’indemnité kilométrique n'est pas applicable aux déplacements entre le domicile et le lieu de travail du salarié.

Comment calculer les indemnités kilométriques ?

Le barème kilométrique en 2025 pour la note de frais kilométrique

Pour 2025, il existe des barèmes distincts pour calculer les frais kilométriques relatifs à l'usage des voitures, motocyclettes ou cyclomoteurs. À noter qu’on peut appliquer une majoration de 20 % en cas d’utilisation d’un véhicule électrique.

d = distance parcourue en km

Barème des indemnités kilométriques pour les voitures en 2025
 

Barème des indemnités kilométriques des deux roues de cylindrée inférieure à 50 cm3 en 2025

 Barème des indemnités kilométriques des motos en 2025

Indemnités kilométriques pour les vélos en 2025

Dans une optique de promotion des modes de transport doux, l’employeur peut indemniser les déplacements en vélo personnel à hauteur de 0,25 euro par kilomètre.

Le barème kilométrique : comment l'utiliser correctement ?

Chaque année, l’administration fiscale (URSSAF) publie un barème kilométrique : ce dernier sert de référence pour aider les entreprises à estimer les indemnités à verser à leurs salariés en cas de déplacements professionnels.

Les employeurs peuvent choisir de rembourser des frais kilométriques en dessous des montants prévus par le barème, mais uniquement si cela est stipulé dans la convention collective de l’entreprise. Cette situation est peu fréquente et reste encadrée par des seuils minimaux que l’URSSAF peut contrôler. 

Il est également possible d’opter pour des remboursements dépassant le barème officiel, par exemple en appliquant un forfait propre à l’entreprise. Toutefois, tout montant excédentaire est requalifié en avantage en nature par l’URSSAF : il devient alors soumis aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu.

Quels sont les critères pris en compte dans le calcul ?

Le calcul des indemnités kilométriques en note de frais repose sur plusieurs critères essentiels :

• la distance parcourue, mesurée en kilomètres ;
• la puissance administrative du véhicule, exprimée en chevaux fiscaux (CV) ;
• le type de véhicule utilisé (électrique ou non) ;
• le total des kilomètres parcourus sur l’année (jusqu’à 5 000 km, de 5 001 à 20 000 km, et au-delà) ;
• les spécificités liées aux conventions collectives.

Exemples concrets de calcul d’indemnités kilométriques

Un salarié utilise une voiture 5 CV pour effectuer un trajet total de 3 200 km sur l’année 2025. Selon le barème :

• Pour les 3 200 km (distance inférieure à 5 000 km), l’indemnité se calcule comme suit : 3 200 x 0,636 = 2 035,20 €

Un salarié effectue un trajet annuel de 4 500 km avec une moto 3 CV. Le calcul est le suivant :

• Pour les 3 000 premiers kilomètres : 3 000 x 0,468 = 1 404 €
• Pour les 1 500 km restants (entre 3 001 et 6 000 km) : (1 500 x 0,078) + 1 158 = 1 275 €
• Total : 1 404 + 1 275 = 2 679 €

Quelles sont les règles à respecter pour rédiger une note de frais kilométrique conforme ?

Les informations obligatoires à inclure dans la note

La loi française n'impose pas de format spécifique pour les notes de frais kilométriques. Ainsi, chaque entreprise peut les personnaliser selon ses propres exigences et particularités.

Le plus souvent, une note de frais kilométrique comprend :

• les coordonnées du salarié (nom, prénom, adresse, etc.) ;
• les coordonnées de l’entreprise (raison sociale, adresse, etc.) ;
• la date du déplacement professionnel ;
• le montant des dépenses ;
• les modalités de paiement ;
• le motif du déplacement ;
• des détails sur le trajet (point de départ et d'arrivée, kilométrage parcouru, etc.) ;
• les signatures du salarié et de l'employeur.

Les justificatifs à fournir pour éviter les refus de remboursement

Pour éviter tout refus, les notes de frais kilométriques doivent venir avec des justificatifs solides. Ils permettent de prouver la réalité des déplacements professionnels et les dépenses associées. Dans les justificatifs couramment demandés, nous pouvons citer :

• une copie des itinéraires indiquant les lieux de départ et d’arrivée ;
• les distances parcourues (par exemple, via un calculateur de trajet) ;
• les relevés kilométriques ou les relevés de compteur pour attester de l’utilisation réelle du véhicule ;
• les reçus de péage ou de stationnement, si applicables, pour les trajets concernés ;
• une preuve de la nécessité du déplacement, comme une convocation à un rendez-vous professionnel ou une attestation signée par l’employeur.

C’est très important : l’absence de justificatifs complets peut entraîner un refus de remboursement ou un retard dans le traitement des notes de frais kilométriques !

La fréquence et les délais de soumission des notes de frais

Il faut savoir que chaque entreprise est libre de définir ses modalités concernant la fréquence et les délais de remise des notes de frais kilométriques. Toutefois, pour assurer une gestion fluide, nous vous conseillons d’établir des règles claires en interne :

• Délais de soumission : les salariés doivent généralement transmettre leurs notes de frais dans un délai de 30 jours après la réalisation du déplacement. Ce délai peut néanmoins varier selon les politiques internes de l’entreprise.
• Fréquence de soumission : les entreprises peuvent choisir une remise mensuelle, bimensuelle ou à chaque déplacement (tout dépend de leur organisation comptable). Il est toutefois conseillé de récolter les notes de frais kilométriques régulièrement pour éviter les accumulations et réduire les risques d’erreur.

Formalités et procédures de remboursement des frais kilométriques

À qui s’adresser pour soumettre une note de frais ?

Quant à savoir qui gère les notes de frais, c’est au salarié de rédiger sa note de frais kilométrique et de la transmettre à sa hiérarchie accompagnée des justificatifs nécessaires. Autrement dit, lorsqu’un salarié utilise son véhicule personnel (voiture, scooter, moto) pour des déplacements professionnels, il doit remplir et déposer une note de frais auprès du service comptable de son entreprise. Une fois reçue, l’employeur vérifie les informations figurant sur la note avant d’effectuer le remboursement des frais éligibles.

Quels sont les délais de traitement et de remboursement ?

En moyenne, les frais kilométriques sont remboursés dans un délai de 7 à 15 jours après la soumission de la note (à condition que celle-ci soit complète et conforme). Tout dépend de l’organisation interne de l’entreprise et du volume de demandes en cours !

Le traitement des notes de frais kilométriques comprend ainsi plusieurs étapes :

• Vérification des informations : le service comptable ou la hiérarchie s’assure que la note est correctement remplie et accompagnée des justificatifs requis.
• Validation : une fois approuvée, la note est intégrée dans le processus de paiement.
• Remboursement : les frais sont remboursés par virement bancaire ou parfois intégrés à la fiche de paie du mois en cours.

Pour éviter des retards, il est donc recommandé de transmettre des notes de frais kilométriques précises et dans les délais fixés par l’entreprise. En cas d’urgence, le salarié peut se rapprocher du service comptable pour demander une accélération du traitement (si les circonstances le justifient).

Que faire en cas d’erreur ou de litige ?

Une erreur est détectée dans une note de frais kilométrique ? Ou bien un litige survient ? Dans ce cas, il est important de réagir rapidement :

• Identifier l’erreur : vérifiez si l’erreur provient des informations saisies (montant, kilométrage, justificatifs manquants) ou d’un traitement incorrect par l’entreprise.
• Contacter le service concerné : en cas de problème, adressez-vous directement à la hiérarchie ou au service comptable pour clarifier la situation.
• Fournir des explications ou des pièces complémentaires : si nécessaire, apportez des preuves supplémentaires pour justifier votre demande.
• Échanger avec l’employeur : en cas de désaccord persistant, organisez une discussion pour résoudre le problème à l’amiable.

Bon à savoir : 

En dernier recours, si le litige reste non résolu, il est possible de se tourner vers un représentant du personnel ou un conseiller juridique pour obtenir de l’aide.

Comment simplifier la gestion des notes de frais kilométriques ?

Les outils numériques pour automatiser le suivi des frais

Vous avez envie de simplifier et automatiser le suivi des frais professionnels ? Le logiciel RH Kelio vous permet de gagner en efficacité tout en réduisant les erreurs administratives. Ces plateformes offrent des fonctionnalités avancées, idéales pour vos notes de frais kilométriques :

• la soumission en ligne des notes de frais par les collaborateurs, accessible via une interface conviviale ;
• l’automatisation du calcul des remboursements, basée sur les barèmes en vigueur ;
• la centralisation des justificatifs numériques, pour éviter la perte de documents importants ;
• le suivi en temps réel des demandes et des remboursements, pour une meilleure transparence.

Les avantages d’un logiciel de gestion des frais professionnels

Grâce à des solutions comme celles proposées par Kelio, les entreprises peuvent simplifier la gestion des notes de frais kilométriques, mais aussi améliorer leurs processus internes. Les avantages sont nombreux :

• Réduire ses tâches administratives : l’automatisation des processus de soumission, validation et remboursement diminue la charge de travail pour les équipes comptables.
• Assurer une meilleure conformité fiscale : en intégrant les barèmes officiels et en générant des rapports détaillés, nos logiciels limitent les risques d’erreurs ou de redressements.
• Gagner du temps pour les salariés et managers : les collaborateurs peuvent soumettre leurs notes de frais en quelques clics, tandis que les responsables disposent d’outils de validation rapides et intuitifs.
• Avoir une meilleure visibilité sur les dépenses : les tableaux de bord et analyses fournies par ces logiciels aident les entreprises à suivre et maîtriser leurs coûts professionnels.

Quelles sont les erreurs fréquentes à éviter dans la rédaction des notes de frais kilométriques ?

Erreurs de calcul

Les erreurs de calcul font partie des problèmes les plus fréquents dans les notes de frais kilométriques. Par exemple, une mauvaise multiplication du kilométrage par le taux applicable ou l’utilisation d’un barème incorrect. Le tout mène ensuite à un remboursement erroné, voire un refus de la note. Pour les salariés, il est donc grandement conseillé d’utiliser des outils numériques ou des modèles fournis par leur entreprise afin d’effectuer les calculs avec précision. Sans oublier une relecture attentive avant la soumission des notes de frais kilométriques !

Manque de justificatifs

Autre erreur courante : l’absence ou l’insuffisance de justificatifs. Les documents comme les relevés de compteur, les reçus de péage ou les preuves de rendez-vous professionnel sont indispensables pour valider la note de frais kilométrique. Sans ces éléments, l’employeur peut refuser le remboursement. On conseille souvent de proposer un modèle de note de frais kilométrique avec la liste des justificatifs pour simplifier le tout.

Non-respect du barème kilométrique

Enfin, l’utilisation d’un barème non conforme aux règles en vigueur (comme un barème dépassé ou inapproprié au type de véhicule utilisé) peut entraîner des incohérences dans le montant demandé. Le traitement de la note est ralenti, mais on peut aussi rencontrer des problèmes en cas de contrôle fiscal. Pour éviter toute erreur, vérifiez donc bien que le barème appliqué correspond à l’année en cours et au type de véhicule utilisé (voiture, moto ou cyclomoteur).

L'impact fiscal des notes de frais kilométriques

Comment les frais kilométriques sont-ils imposés ?

Les frais kilométriques remboursés par l’employeur ne sont pas soumis à l’impôt sur le revenu, à condition qu’ils respectent les limites fixées par le barème fiscal en vigueur. En effet, ces remboursements sont considérés comme des indemnités destinées à couvrir des dépenses professionnelles réelles, et non comme un revenu imposable.

Toutefois, si le montant remboursé dépasse le barème officiel ou si les déplacements ne sont pas justifiés par des documents probants, la différence peut être requalifiée en avantage en nature et intégrée à l’assiette imposable.

Peut-on bénéficier d’exonérations fiscales ?

Oui, les notes de frais kilométriques peuvent être exonérées de charges sociales et fiscales (sous certaines conditions). L’exonération s’applique lorsque :

• les déplacements sont justifiés par des motifs professionnels ;
• les remboursements respectent les barèmes fiscaux en vigueur ;
• les justificatifs nécessaires sont conservés et fournis en cas de contrôle.

En revanche, si un salarié opte pour la déduction des frais réels dans sa déclaration d’impôt sur le revenu, les frais kilométriques doivent être intégrés dans ce calcul et ne peuvent plus être remboursés par l’employeur. Cette option est souvent avantageuse pour les salariés qui effectuent des déplacements fréquents ou de longues distances.

Limites et plafonds à connaître

Le barème kilométrique publié chaque année par l’administration fiscale fixe des plafonds précis en fonction de la puissance administrative du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus. Par exemple, au-delà de 20 000 km annuels, un taux dégressif est appliqué pour éviter les abus.

De plus, certains types de véhicules (comme les cyclomoteurs ou les motos) disposent de plafonds spécifiques, moins élevés que ceux des voitures. N’oubliez pas également que les remboursements effectués en dehors du cadre défini par le barème officiel peuvent être requalifiés fiscalement !

Pour les entreprises, des plafonds de déductibilité s’appliquent également dans la gestion des notes de frais kilométriques, notamment en ce qui concerne les frais liés aux véhicules de fonction. Par exemple, les frais liés à des véhicules particulièrement onéreux ou puissants peuvent être plafonnés en fonction de leur émission de CO₂.
 

Vous l’aurez compris : l'adoption d'un logiciel de note de frais avec des options spécifiques pour les notes de frais kilométriques peut considérablement simplifier le traitement de ces documents : c’est un avantage en termes de gain de temps pour l'employeur ! Adoptez et testez Kelio sans attendre.

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