De nouveaux défis attendent les professionnels de la fonction publique : traduction des enjeux, nouvelles problématiques opérationnelles, mesure de l'impact sur les agents, remise en cause de l'organisation interne, mise en place de dispositifs pour accompagner le changement... L'harmonisation des temps de travail dans les collectivités publiques apporte son lot de questionnements ; et si cette contrainte réglementaire était finalement un véritable levier ? Comment en 3 points clés, transformer cette nouvelle obligation en opportunité ?
Harmonisation des temps de travail dans la fonction publique : de quoi parle-t-on ?
L'article 47 de la loi n°2019-828 du 6 août 2019 de la transformation de la fonction publique vise à harmoniser les temps de travail au sein des collectivités publiques.
Si les communes sont déjà soumises à cette nouvelle loi depuis mars 2021, les départements et les régions seront tenus à partir de 2022 (respectivement en mars et en décembre), de mettre fin aux régimes dérogatoires à la durée hebdomadaire de travail de 35 heures. Les nouvelles règlémentations entreront en application au plus tard le 1er janvier suivant.
De ce fait, des aménagements du temps de travail des agents devront être appliqués afin de respecter la nouvelle durée légale de 1 607 heures par an.
La loi est parfois perçue comme une augmentation du temps de travail pour une rémunération équivalente, et comme une suppression d'acquis sociaux compensant l'écart des salaires de la fonction publique territoriale par rapport au secteur privé. C'est pourquoi la transition doit s'assortir d'une conduite au changement réfléchie, et de certains outils efficaces et fiables.
3 points clés pour accompagner sereinement la transition au sein des équipes
#1 Accélerer la démarche d'amélioration continue des services publics
Assurer une continuité du service public, tout en respectant les temps de travail des agents constitue un enjeu prioritaire. Cette transition peut se décliner en 3 étapes :
1. Réaliser un état des lieux de l'existant via un audit : étude de la documentation, et de la réglémentation à laquelle sont soumis les agents, organisation d'entretiens individuels et collectifs, analyse dles indicateurs (heures supplémentaires, temps de repos, etc.)
2. Mesurer les écarts entre l'organisation déjà en place, et la nouvelle réglementation
3. Mettre en place des nouveaux dispositifs organisationnels : annualiser les temps de travail des agents dont l'activité est saisonnière, mettre en place un outil afin de suivre et fiabiliser les compteurs de temps grâce à l'automatisation des calculs, et gérer les plannings via une visualisation groupée des effectifs, disposer d'une vue prévisionnelle afin de respecter les objectifs et prendre des décisions adéquates
Cette démarche est applicable à toutes les formes d'organisations, et consent à trouver le juste équilibre pour assurer la transition. Comment procéder ?
- L'audit peut être réalisé avec un cabinet de conseil spécialisé dans la transformation des collectivités publiques (cabinet Althéa par exemple)
- Pilotez le suivi de l'annualisation grâce à un outil de GTA comme Kelio : définition d'un objectif par agent, automatisation des calculs, suivi facilité grâce aux calculs d'écarts entre le temps de travail réalisé et prévisionnel permettant ainsi de vérifier si l'agent est en retard ou en avance par rapport à son objectif. Profitez d'une visualisation individuelle ou collective ; agissez ainsi de façon ciblée, ou groupée selon vos besoins.
#2 Rationaliser la gestion du temps de travail et donner une vision équitable aux agents
La première étape aura pû faire émerger certaines disparités entre les agents, ou entre les services. Tout changement doit s'accompagner d'une réelle volonté de cohérence, et ne surtout pas générer de frustration.
Pour renforcer le sentiment de justice sociale, il convient :
1. D'uniformiser les cycles de travail au sein d'un même service
2. D'établir les heures supplémentaires (week-end, férié, nuit) sur un modèle commun
3. De remanier les sujétions selon les conditions actuelles d'emploi
Bien que l'organisation des temps de travail peut varier selon les administations, tout agent a droit à un compte-épargne temps, et peut désormais avoir recours ponctuellement au télétravail.
La prise en compte des temps de travail peut être comptabilisée de multiples façons (badgeage, déclaratif...), et requiert une fiabilité exemplaire, afin d'offrir la meilleure transparence possible aux agents. Il convient de donner une visibilité claire à ces derniers, via la consultation de leurs compteurs et de leurs soldes au travers d'un portail RH.
Disposer d'un outil de gestion des temps permet par ailleurs au gestionnaire d'avoir une vision exacte de la présence sur site ou en télétravail des uns, et de l'absentéisme des autres, lui laissant ainsi la possibilité d'ajuster ses plannings en conséquence.
#3 Recueillir et analyser les données pour une meilleure qualité de vie au travail
La qualité de vie au travail, autrement dit "QVT", est le résultat d'un travail organisationnel et indivudel. Chacun apportant sa pierre à l'édifice. Dans le cadre d'un changement profond comme la loi de la transformation publique, il convient que les collectivités elles-même soient moteur dans l'instauration d'un environnement de travail sain et équilibré. Notons la subjectivité de la notion de QVT, celle-ci étant appréciée différemment d'un agent à un autre.
Avant d'engager certaines décisions, il est indispensable d'analyser l'existant, et de questionner les agents. Il existe plusieurs manières de recueillir de l'information :
- Sondage et boîte à idée : sous format papier, ou via une application dédiée comme celles du Kelio Visio X7, interrogez facilement les agents et collectez les données
- Affichage : diffusez facilement un message via un terminal de badgeage comme le Kelio Visio X7. De par sa position stratégique, et le fait qu'elle soit utilisée quotidiennement par les agents qui pointent, la badgeuse est presque incontournable donc très visible !
- Intranet : il s'agit d'un espace collaboratif favorisant la décentralisation de l'information et des actions. Managers et agents contribuent à l'enrichissement de ce portail sel-servicé
- Entretiens annuels et professionnels : un logiciel SIRH permet de piloter les campagnes d'entretiens annuels et professionnels, et donne l'opportunité aux managers d'interroger les agents lors des entretiens annuels grâce à la personnalisation des grilles d'entretien : formation, évolution, mobilité, ambiance...
Deux enjeux sont particulièrement fondamentaux :
1. Favoriser l'équilibre vie privée/vie professionnelle : encadrer le télétravail, encourager la mobilité des agents qui le souhaitent, développer les compensations non financières et non contraignantes (formation, développement des compétences...), adapter les temps de repos (pause, sieste...).
2. Suivre les indicateurs afin de prévenir les risques psychosociaux et l'absentéisme. Mesurer l'impact de cette amélioration positive nécessite en effet d'exploiter des données chiffrées fiables. Un logiciel de gestion des temps Orienter la stratégie, la faire évoluer
Une mutation aussi profonde mérite une attention toute particulière, et un accompagnement au changement soigné.
Forts de leur expérience auprès des collectivités, Kelio et Althéa sont en mesure de vous aider dans cette transition :
- Etablir un audit précis de votre structure en termes d'organisation du temps de travail
- Adapter votre organisation et vos outils de gestion du temps au contraintes légales
- Etre conseillé pour la rédaction d'un CCTP en vue d'une consultation pour le choix d'une solution logicielle de Gestion des temps répondant à vos enjeux
- Accompagner les managers et les professionnels RH dans ces changements
👉 Pour aller plus loin : les équipes Kelio sont pleinement investies pour faciliter cette transformation. N'hésitez pas à les contacter pour savoir comment les outils SIRH Kelio peuvent vous apporter fiabilité et transparence.
Par ailleurs, n'hésitez pas à visionner gratuitement le webinar dédié à l'harmonisation des temps de travail dans les collectivités :
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