Congés payés, RTT, congés de natures diverses, ... La gestion des congés dans les entreprises s’est complexifiée en France au fil des dernières décennies. Côté employeur, quels garde-fous faut-il poser pour maintenir la productivité de l’entreprise ? Et dans le même temps, dans un contexte de recrutement et de rétention des talents tendus, comment offrir aux collaborateurs une certaine souplesse dans le choix de leurs congés? C'est tout l'enjeu de cet article que d'explorer les pistes de ce subtil équilibre...
Pas toujours facile de concilier gestion des absences prévues et prévisibles (demande de congés) et absences inopinées ou impromptues (maladie et congés spéciaux) avec la bonne marche des organisations. Avant de vous donner des astuces et de vous faire part de bonnes pratiques visant à optimiser la gestion des congés de vos équipes, rappelons quelques principes essentiels :
L’employeur est libre de fixer les dates de congés qu’il souhaite, en fonction des exigences que lui impose son activité.
Il est toutefois soumis à deux contraintes : il doit informer les salariés deux mois à l’avance dès lors qu’il veut imposer un créneau spécifique (du 15 juillet au 15 août, par exemple) et il a obligation de communiquer à chacun ses dates précises de vacances au moins un mois avant le début de celles-ci.
En effet, le Code du travail précise qu’on ne peut modifier les dates de congé d’un collaborateur moins d’un mois avant son départ (art. L.3141-16).
Le challenge : prendre en compte rapidement les demandes de congé et les absences des salariés afin de garantir la continuité de service, en veillant à prendre en considération leurs souhaits.
Étape 1 : Anticiper les demandes de congé
Prenons un exemple de la vie de tous les jours : lors d’une discussion entre collègues, l’une d’entre elles, très organisée, faisait part aux autres de ses envies de voyages 8 mois à l'avance.
Certains seront surement très surpris de voir que celle-ci se projette si loin dans le temps et d’autres au contraire auront déjà en tête leurs souhaits de périodes de vacances pour les 6 mois à venir.
Ce que les salariés oublient souvent, c’est que les périodes de congé sont décidées non pas par le collaborateur, mais bien par l’employeur. Par conséquent, l’employeur peut obliger ses salariés à anticiper !
Bien souvent cette planification fait l’objet d’un accord tacite, et cela se fait sans heurt dans les équipes, en bonne intelligence.
Ainsi, l’employeur demande aux salariés de préciser leurs souhaits de jours de repos quelques mois à l’avance, afin qu’il puisse organiser son planning et la répartition de ses effectifs.
Cette manière de faire est d’autant plus justifiée et importante qu’à certaines périodes de l’année il est possible qu’il y ait une forte affluence de demandes (juillet et août par exemple) et que les plannings soient alors difficiles à réaliser.
C’est la raison pour laquelle de nombreuses grandes entreprises imposent à leurs collaborateurs de poser, dès le mois de février, leurs dates pour l’été suivant et envoient des mails de rappels régulièrement afin de s’assurer que l’anticipation est bien la règle.
Le salarié réfractaire peut décider de ne pas donner suite à cette demande et de ne pas poser ses congés. Toutefois, il ne sera plus prioritaire par rapport à ses autres collègues.
Étape 2 : Poser des règles et des principes
La première des règles à avoir en tête est très certainement celle-ci : un salarié doit nécessairement avoir l’accord de son employeur pour partir en congés. Une fois l’accord explicite de son employeur obtenu, le salarié peut partir l’esprit libre.
Très souvent, il est nécessaire pour l’employeur de prévoir l’hypothèse où plusieurs salariés souhaiteraient partir en congés sur une même période, ce qui mettrait à mal la continuité du service ou de la production. Il faut donc y penser et ainsi prévoir de fixer un ordre des départs en congés !
En règle générale, cet ordre des départs est fixé par accord d’entreprise ou à défaut par une convention ou un accord de branche, de la même façon que pour la période de prise des congés.
À défaut de stipulations contractuelles ou conventionnelles, l’ordre des départs en congés est fixé librement par l’employeur.
Pour ce faire, il pourra tenir compte de :
- La situation de famille (notamment, les possibilités de congé, dans le secteur privé ou la fonction publique, de l'époux(se) ou du partenaire de Pacs, la présence au sein du foyer d'un enfant ou d'un adulte handicapé ou d'une personne âgée en perte d'autonomie).
- L'ancienneté.
- L'activité éventuelle chez un ou plusieurs autres employeurs, dans le cadre du cumul d’emploi.
Ces règles clairement établies, connues de tous, permettront sans doute d’éviter des conflits, mais ne dispenseront pas l’employeur de devoir parfois trancher.
Étape 3 : Organiser les départs en congés
Une fois les souhaits de chacun émis et recueillis, l’analyse des besoins en ressources établie, les départs en congés vont pouvoir être organisés.
Afin que tout se déroule pour le mieux, il pourra être important d’instaurer, dans la mesure du possible, un roulement au sein des services et de favoriser la polyvalence sur les tâches essentielles, qui ne peuvent souffrir de retard dans leur exécution.Tout le monde partira ainsi serein et profitera pleinement de ses congés.
Assurer une permanence dans les services est essentiel afin de répondre aux urgences, mais cela n’empêche pas chacun des collaborateurs d’utiliser le gestionnaire d’absence expliquant son indisponibilité temporaire et les renvoyant vers l’un de leurs collègues, avec son accord bien évidemment.
Tout ceci se prépare en amont : instaurer des réunions régulières et des temps pour la passation des dossiers est une solution parfaite et idéale.
Étape 4 : Mettre en place des astuces pouvant pallier les absences
Parmi les astuces les plus répandues : la fermeture annuelle imposée à tous.
Il est clair que durant la période estivale, la prise des congés se situe surtout sur la période des mois de juillet et août, de même les collaborateurs avec enfants favoriseront la prise de congé durant la période des vacances scolaires, et les ponts du mois de mai, notamment seront nécessairement plébiscités !
Pour éviter les difficultés au manque d'effectifs en ces périodes de fortes demandes, certaines entreprises ont ainsi opté pour la fermeture imposée et annuelle durant une période de 3 ou 4 semaines.
C’est très souvent le cas dans l’industrie notamment, car cela permet aussi de procéder à la maintenance des outils de production, entre autres.
Autre solution, le recours aux CDD, à l’intérim ou aux saisonniers.
Il est en effet facile de recourir à ce type de contrat en période estivale : nombreux sont les étudiants volontaires pour travailler durant leurs congés afin d’améliorer leur quotidien ou tout simplement de payer leurs études. Recourir à ce type de contrat peut donc être une bonne solution pour remplacer temporairement un salarié en congés.
Vous pourrez ainsi organiser l’arrivée du remplaçant avant le départ de votre collaborateur afin de favoriser la prise de poste et déléguer les tâches à accomplir.
Enfin, pensez aux logiciels de GTA (gestion du temps). Plus efficaces que les tableurs Excel, ils ont cet avantage d’offrir une vue globale à tout un chacun (salariés et managers) sur la pose des congés, leur état de validation, le solde de jours restant à prendre, etc.
Ce type de logiciel permet d’approuver les congés ou de les refuser en un clic. Fini les demandes papier, à l’heure du tout numérique, on dématérialise également les demandes de repos.
Enfin, ne négligez pas la règle principale : rester objectif et impartial quand il faut trancher ! L'équité de traitement des salariés est primordiale et peut notamment jouer sur l'ambiance au travail ou la rétention des collaboratreurs.
Le logiciel Kelio peut vous accompagner dans la gestion digitalisée des congés et absences de vos salariés et simplifier vos processus. N'hésitez pas à solliciter nos équipes d'experts !
