Avec des processus de paie de plus en plus automatisés, notamment depuis la mise en place de la DSN, le contrôle de paie est désormais le cœur de la stratégie des services paie. Quels sont les éléments qui doivent impérativement être contrôlés par le gestionnaire de paie ? Quels sont les outils à la disposition des services paies ?
Nous vous proposons dans cet article de vous donner toutes les clés pour un contrôle de paie réussi.
Qu’est-ce que le contrôle de paie ?
Le contrôle de paie : définition
Le contrôle de paie consiste à contrôler les éléments calculés en paie avant la validation de la paie, l'envoi de la DSN et la réalisation des virements, afin de vérifier que la paie est bien conforme aux éléments attendus et à la législation.
Pourquoi contrôler les paies ?
Il est primordial d’assurer un contrôle précis et complet de la paie. Il existe deux types de contrôle :
- Le contrôle des éléments saisis par le gestionnaire de paie ou par le manager/salarié si la saisie est décentralisée.
- Un contrôle plus général des éléments calculés et notamment les bases de cotisations.
Un contrôle incomplet peut entraîner des répercussions importantes sur l’entreprise. Ainsi, un retour des salariés concernant des erreurs de paie récurrentes peut avoir un impact sur le climat social de l’entreprise. Par ailleurs, des erreurs concernant les cotisations sociales peuvent entraîner un redressement Urssaf en cas de contrôle.
D’où l’importance de bien contrôler les paies en respectant un process de contrôle strict et défini pour tout le service paie.
Quels sont les éléments à contrôler ?
Avant de s’intéresser au mode opératoire du contrôle de paie, il est important de connaître les éléments de paie qui doivent être contrôlés.
Le contrôle des éléments variables de paie
Les éléments variables, comme les congés payés, les primes, les heures supplémentaires, les arrêts de travail, … doivent être contrôlés à deux niveaux :
D'une part, afin de s’assurer de leur conformité à la réglementation. Exemple : s’assurer que des dépenses passées en "notes de frais" ne relèvent pas des avantages en nature, dont le traitement social et fiscal est différent.
D'autre part, afin de vérifier leur bonne prise en compte en paie. En effet, plusieurs modes d’organisation de saisie des éléments variables de paie sont possibles en fonction de l’entreprise et de la solution de paie :
- Saisie des éléments variables de paie par le gestionnaire de paie.
- Saisie des éléments variables de paie par le salarié et/ou le manager. Dans ce cas, ces derniers doivent avoir accès à un espace personnel sécurisé pour réaliser cette saisie dans de bonnes conditions de sécurisation.
- Saisie des éléments liés aux temps et activités (heures travaillées, primes liées à l’activité, absences, …) dans un module de la solution de paie ou un logiciel de gestion des temps.
- Déversement des éléments variables de paie agrégés et calculés automatiquement par le logiciel de GTA vers le logiciel de paie, via une interface sécurisée.
En fonction de ces différents modes d’organisation - comportant plus ou moins de saisies manuelles (et donc de risque d’erreur) - le processus de contrôle de paie doit être adapté.
À noter que la paie des soldes de tout compte doit être contrôlée avec la plus grande attention, car à partir du moment où le salarié quitte l’entreprise, une régularisation en faveur de l’entreprise n’est plus possible. Par ailleurs, pour ces salariés, il existe un risque accru de condamnation prud’homale en cas d’erreur de paie en fonction de la situation propre du salarié sortant.
Le contrôle de cohérence
Au-delà du contrôle des éléments variables de paie, il convient de contrôler différents éléments plus globaux et notamment :
- comparaison des salaires bruts et/ou nets M et M-1.
- le contrôle des bases de cotisations.
- divers contrôles de cohérence.
Pour ce dernier point, à titre d’exemple, il peut s’agir de vérifier le décompte correct des jours de congés de tous les salariés enregistrés à temps partiel.
Le contrôle de cohérence s’applique également entre les calculs opérés pour les bulletins de paie d'une part et les éléments à déclarer en DSN d'autre part. Par exemple, les assiettes de cotisations ou les éléments spécifiques à la DSN comme le « salaire rétabli » sont des données à reporter en DSN uniquement.
Les contrôles ponctuels
Certains éléments variables de paie sont versés ponctuellement comme le 10ème des congés payés, la prime de vacances ou la prime de 13ème mois. Les mois de versement de ces éléments, il convient alors de vérifier que les montants calculés par le logiciel de paie sont conformes.
Il est conseillé également d’instaurer des processus de contrôle réguliers de la justesse de la paie, et ce de manière aléatoire ou ciblée sur des cas particuliers. L'objectif ici est d’identifier d’éventuelles erreurs de paramétrage par le gestionnaire de paie. Ces contrôles ciblés permettent de relever des erreurs plus subtiles, plus difficiles à repérer en temps normal.
Comment contrôler les paies ?
Le contrôle de paie nécessite d’être formalisé et normalisé pour tous les membres du service paie. Avec la modernisation des solutions de paie (saisie décentralisée, DSN, …), le contrôle de paie est devenu le cœur de métier du gestionnaire de paie.
Alors existe-t-il une procédure miracle pour contrôler ses paies ?
Exit le contrôle bulletin par bulletin, place au contrôle global
Il y a quelques années, les paies étaient essentiellement contrôlées bulletin par bulletin en validant que tous les éléments saisis soient bien générés en paie et en comparant les paies du mois précédent avec le mois en cours. Désormais, même si de nombreux services paie contrôlent encore leurs paies de cette manière, le contrôle se fait de manière plus globale grâce aux logiciels de paie actuels, qui permettent de générer des éditions centralisées (exemple : un journal centralisateur au format PDF ou Excel©) ou au contraire ciblées sur des dispositifs particuliers de paie (exemple : une édition sur les allègements de charges).
Un gestionnaire de paie peut être amené à extraire, après calcul de la paie, les rubriques de paies générées sur un tableur de type Microsoft Excel© , afin de contrôler l’attribution de primes ou des assiettes de congés payés sur une année par exemple. La capacité d’extraction de données automatisées au format tableur est ainsi un atout de certains logiciels de paie.
Le processus de contrôle de paie
Le processus de contrôle de paie va dépendre de l’entreprise. Ainsi, il n’existe pas de modèle unique de contrôle de paie, mais le processus de contrôle doit être construit en fonction des spécificités propres à l’entreprise et à son processus interne de génération des paies.
Exemple de processus de contrôle de paie :
Dans cet exemple, certains éléments de paie sont saisis par le gestionnaire de paie, la saisie des primes liées à l’activité (prime de panier, d’astreinte, …) ainsi que les absences sont saisies par le manager ou le salarié dans un module de gestion des temps.
- Contrôle des éléments de paie saisis par le gestionnaire par croisement entre une base de données des éléments attendus et des rubriques de paie générées (heures supplémentaires...) .
- Contrôle de cohérence des primes liées à l’activité saisies dans le logiciel de gestion des temps (vérification du nombre de primes par rapport au nombre de jours travaillés).
- Contrôle des absences rémunérées (congés payés, événement familial, jours fériés …).
- Contrôle des absences non rémunérées (congé sans solde, congé création d’entreprise, congé parental, congé paternité …).
- Contrôle des absences « Sécurité Sociale : contrôle du maintien de salaire, des IJSS et de la garantie du net.
- Contrôle des nets à payer inférieurs ou supérieurs à un certain montant.
- Contrôle des bases de cotisations : vérification des tranches de cotisations, recalcul de la base CSG/CRDS et des autres assiettes spécifiques de cotisations.
Les outils d’aide au contrôle
Certaines solutions de paie ont compris l’intérêt des contrôles de paie par croisement de données et intègrent des états de contrôle pré-paramétrés comme le contrôle de la réduction générale de cotisations patronales par exemple.
Plus largement, la façon dont sont opérés la saisie et le calcul des éléments variables de paie en amont a un impact sur la justesse de la paie. Un logiciel de GTA puissant peut réduire drastisquement le risque d'erreur humaine en fiabilisant la saisie des temps de travail (par exemple au moyen du pointage des temps de travail) et en réalisant des calculs automatisés (par exemple les calculs du taux de majoration des heures supplémentaires ou complémentaires). Ces outils GTA, implantés en amont du processus de réalisation de paie, contribuent à alléger certaines opérations de contrôle de paie.
Le contrôle de la paie peut être un travail fastidieux : éléments de contrôle variables, processus personnalisé pour chaque entreprise, contrôle global ou ponctuel... Pas toujours simple de s'y retrouver. Aidez-vous de la solution de gestion de paie 123Paie, qui fournit des éditions spécifiquement conçues pour faciliter vos contrôles !
